COMPRAS DE IMPORTACION - Configuracion

Comercio Exterior
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:writing_hand: Guía Paso a Paso: Circuito de Compras de Importación en Finnegans GO

Esta guía te acompañará en el proceso completo de gestión de compras de importación en Finnegans GO, desde la configuración inicial hasta la absorción de costos y la valorización del inventario. ¡Prepárate para optimizar tus operaciones de comercio exterior!

:gear: 1. Configuración Inicial Imprescindible

Antes de iniciar cualquier operación de importación, es crucial realizar las siguientes configuraciones en el sistema:

1.1. Configurar Productos :package:

  • Dar de Alta Productos Importados:
    • :point_right: Acceder a Menú > Inventarios > Productos.
    • Crear un nuevo producto que represente el artículo que vas a importar (ej. “Silla Importada”, “Laptop Importada”).
    • En la solapa “Compras”, configurar los siguientes campos:
      • Cuenta de Compras: Asignar la cuenta contable correspondiente.
      • Concepto de Productos: Seleccionar “Productos Importados”. (Este concepto es vital para que el producto sea reconocido en los documentos del circuito de importación).
    • En la solapa “Configuración Avanzada”, tildar “Utiliza Despacho Importación”. (Esto es fundamental para que el sistema asocie el producto a la tabla FIFO de despachos y permita el control de cantidades vendidas por despacho).
    • En la solapa “Valorización”, configurar el “Criterio de Valorización” (ej. “Recepción”, “Ingresos por Compra”).
  • Dar de Alta Productos de Gastos:
    • :point_right: Acceder a Menú > Inventarios > Productos.
    • Crear productos específicos para los distintos gastos de importación (ej. “Derechos de Importación”, “Fletes Despacho Importación”, “Fletes Exentos”, “Otros Gastos de Importación”, “Seguro de Importación”, “Tasa Estadística de Importación”, “Percepción de Ingresos Brutos”).
    • En la solapa “Compras”, configurar los siguientes campos:
      • Cuenta de Compras: Asignar una cuenta de gastos de importación (ej. “Gastos de Importación Exportación”). Esta cuenta debe tener un esquema de absorción asociado (ver paso 1.2).
      • Concepto de Productos: Seleccionar “Gastos y Servicios”.
    • Importante: Estos productos NO deben tener tildado “Utiliza Despacho Importación”, ya que son solo para registrar gastos.
    • Recomendación: Ajustar la configuración de tasas impositivas (IVA) para cada producto de gasto según lo especificado en el despacho de aduana. Esto suele requerir un ajuste inicial manual hasta que coincida con el documento físico.

1.2. Configurar Cuentas Contables :bar_chart:

  • Cuenta de Gastos de Importación:
    • :point_right: Acceder a Menú > Gestión Empresarial > Contabilidad > Maestros > Cuentas.
    • Buscar la cuenta asociada a tus productos de gasto (ej. “Gastos de Importación Exportación”).
    • Verificar que la cuenta utilice la dimensión “Legajo de Importación”.
    • Asegurarse de que la cuenta tenga un esquema de absorción asociado. Sin este esquema, los gastos no aparecerán para ser absorbidos.
  • Cuenta del Producto Importado:
    • Verificar que la cuenta de stock del producto importado tenga habilitada la opción “Permite Distribuciones Incompletas en Contabilidad”. Esto es crucial porque al cargar la orden de compra, el legajo de importación podría no estar aún disponible para asociar.
  • Cuenta Puente Despacho Importación:
    • Esta cuenta (generalmente precargada) es fundamental para el cálculo del IVA en el despacho de importación.
    • Función: Cuando se carga el despacho, el sistema utiliza esta cuenta para “netear” la base imponible del producto y calcular únicamente el IVA sobre el precio de la mercadería, ya que la factura del proveedor del exterior no incluye IVA. Esta cuenta realiza un débito y crédito interno que permite el cálculo correcto del IVA a pagar en aduana.
  • Cuenta de Absorción de Costos:
    • Esta cuenta de resultados NO viene por defecto y debe darse de alta.
    • Características:
      • Es una cuenta de resultados.
      • Debe utilizar las dimensiones “Centro de Costo” y “Legajo de Importación”.
    • Esta cuenta es asociada al esquema de absorción y es donde impactarán los asientos contables de la absorción de costos.

1.3. Configurar Esquema de Absorción de Costos :heavy_plus_sign:

  • :point_right: Acceder a Menú > [Maestro de Esquemas de Absorción de Costos] (Puede variar la ubicación, buscar “Esquema de Absorción de Costos”).
  • Crear o editar un esquema de absorción:
    • Cuenta para la Absorción: Indicar la cuenta de absorción de costos que diste de alta previamente.
    • Prorrateo: Seleccionar el método de prorrateo de los gastos. Las opciones son:
      • Cantidad (Más Común): Distribuye los gastos equitativamente entre la cantidad de productos recepcionados. Si tienes $1000 en gastos y 100 productos, cada producto absorberá $10.
      • Importe: Reparte los gastos proporcionalmente al valor monetario de cada producto recepcionado (el producto más caro absorberá una mayor proporción del gasto).
      • Peso / Volumen / Manual: Otras opciones menos utilizadas.
  • Documentos Origen: En esta sección, especificar los tipos de documentos de donde provienen los gastos a absorber. Deben incluir:
    • Facturas de Compra (para gastos adicionales como fletes de intermediarios).
    • Despacho de Importación (para los gastos aduaneros).
    • Aclaración: La Factura de Compra de Importación NO se incluye aquí, ya que su importe se traslada al producto al valorizar la recepción.
  • Documentos Destino: Indicar el documento que impacta en stock y al cual se trasladarán los gastos. Debe incluir:
    • Recepción de Compra (para productos importados).
  • Concepto de Producto: Añadir TODOS los conceptos de productos (ej. “Productos Importados”, “Productos Venta Compra Stock”) para asegurar que ningún producto quede fuera del proceso de absorción.

1.4. Configurar Tipos de Documentos :page_facing_up:

  • :point_right: Acceder a Menú > [Tipos de Documento] (Buscar “Tipo de Documento”).
  • Orden de Compra Importación: No requiere configuración especial más allá de lo estándar.
  • Recepción de Compra Importación: No requiere configuración especial.
  • Factura de Compra Importación:
    • Asegurar que tenga un talonario “Libre” o “Sin Máscara”. Esto permite ingresar números de comprobante con el formato del país de origen del proveedor.
  • Despacho de Importación:
    • Debe tener un talonario muy particular, pretabulado con el formato que emite la Aduana (letras y números específicos).
  • Factura de Venta:
    • Tildar “Utiliza Despacho Importación”. Esto es fundamental porque:
      • Permite al sistema registrar la venta de productos importados contra la tabla FIFO de despachos, descontando las cantidades vendidas de los despachos correspondientes (FIFO: Primero Entrado, Primero Salido).
      • Es necesario para que el número de despacho de importación aparezca en la impresión de la factura, cumpliendo con regulaciones.
    • Importante: Si esta opción no está tildada, las cantidades vendidas no se descontarán de la tabla interna de despachos, lo que causará inconsistencias en los informes.
  • Notas de Crédito y Débito:
    • También deben tildar “Utiliza Despacho Importación” para asegurar que las devoluciones (notas de crédito) o ajustes (notas de débito) se sincronicen correctamente con la tabla de despachos.

2. Operación del Circuito de Importación :ship:

Una vez que la configuración está lista, puedes comenzar a operar el circuito de importación:

2.1. Crear el Legajo de Importación :file_folder:

El legajo de importación es la “carpeta” donde agruparás todos los documentos de tu importación.

  • :point_right: Acceder a Menú > Compras > Legajo de Importación (o buscar en otras secciones si no está visible en “Compras”).
  • Crear un nuevo legajo.
  • Completar los campos informativos a medida que se disponga de la información:
    • Estado del Legajo: Generalmente “Abierto” al inicio. Una vez finalizada la importación, cambiar a “Cerrado” para inactivar la dimensión y evitar asociaciones futuras.
    • Fecha: Fecha de creación del legajo.
    • Moneda: Moneda de la importación.
    • Tipo de Transporte: (Avión, Buque, Camión, etc.).
    • Datos del Transporte: Maestro configurable para mayor detalle.
    • Puerto Origen / Destino: Maestros de puertos.
    • ETD (Estimated Time of Departure) / ETA (Estimated Time of Arrival): Fechas estimadas de salida y llegada. Datos informativos que pueden usarse para proyección de cash flow.
    • Notificador: Generalmente el proveedor del exterior.
    • Aduana: La aduana debe estar dada de alta como un proveedor normal en el sistema.
    • Despachante / Consignatario: Si se utiliza un intermediario o transportista.
    • Contenedor / Peso: Datos informativos que se pueden completar progresivamente.
  • Guardar el legajo. Al guardar, se generará un número de legajo de importación que servirá como dimensión para asociar otros documentos.
  • Beneficio: Desde el legajo, podrás generar directamente el “Despacho de Importación” a nombre de la aduana, asegurando la correcta imputación de los gastos.

2.2. Generar la Orden de Compra de Importación :memo:

  • :point_right: Acceder a Menú > Compras > Orden de Compra Importación.
  • Seleccionar el Proveedor del Exterior.
  • Completar datos como Condición de Pago, Moneda, Provincia, etc.
  • Añadir el Producto Importado:
    • Seleccionar el producto que diste de alta previamente.
    • Indicar la Cantidad y el Precio unitario.
    • Solapa “Comex”:
      • Seleccionar el Incoterm (ej. FOB, CIF).
      • FOB (Free On Board): El vendedor cubre los costos hasta que la mercadería está a bordo del barco. En el sistema, esto desactiva los campos de seguro y flete en el ítem, ya que son responsabilidad del vendedor.
      • CIF (Cost, Insurance and Freight): El comprador (tú) se hace cargo del seguro y flete. En el sistema, esto activa los campos de seguro y flete para que puedas ingresarlos por producto.
      • Consideración: Si tienes un flete o seguro global para la compra y no por producto, ingresa este gasto como un producto de gasto adicional en el despacho de importación, ignorando los campos de flete/seguro por ítem.
  • Asociar al Legajo de Importación:
    • En la solapa “Dimensiones”, seleccionar la dimensión “Legajo de Importación”.
    • Desplegar el campo de valor y seleccionar el número de legajo de importación que generaste.
    • Gracias a la configuración de “Permite Distribuciones Incompletas” en la cuenta, podrás asociar el legajo incluso si aún no está completamente cargado.
  • Guardar la orden de compra.

2.3. Cargar la Factura de Compra de Importación :receipt:

El proveedor del exterior emitirá su factura.

  • :point_right: Acceder a Menú > Compras > Factura de Compra Importación.
  • Utilizar el asistente: Es imprescindible usar el asistente para que el sistema vincule la factura a la orden de compra previamente creada.
  • Seleccionar la orden de compra correspondiente.
  • El sistema traerá automáticamente el importe del producto.
  • Completar el “Número de Comprobante” (el código del país de origen).
  • Proveedor del Exterior: Asegurarse de que el proveedor esté correctamente configurado con su categoría de exterior y CUIT/Identificación Tributaria de su país.
  • Guardar la factura. Esta factura quedará pendiente de pago al proveedor.

2.4. Registrar la Recepción de Compra de Importación :truck:

Una vez que la mercadería ingrese físicamente a tu depósito.

  • :point_right: Acceder a Menú > Compras > Recepción de Compra Importación.
  • Hacer clic en “Siguiente”.
  • Seleccionar la factura correspondiente.
  • Indicar el talonario y el depósito donde ingresará la mercadería.
  • Importante: La recepción no impacta en la contabilidad directamente ni en la tabla FIFO de despachos. Su principal función es registrar el ingreso físico al stock.
  • Regrabar la recepción con el legajo: Si al momento de generar la recepción, el legajo de importación no estaba asociado a la orden de compra, es necesario editar la recepción y asociarla al legajo. Esto es clave para que la recepción aparezca luego en el proceso de absorción de costos.
  • Guardar la recepción.

2.5. Generar el Despacho de Importación :passport_control:

Este es el documento clave para reconocer los gastos aduaneros e impuestos.

  • :point_right: Acceder al Legajo de Importación que creaste previamente.
  • En la pantalla del legajo, hacer clic en el botón “Generar Despacho de Importación”.
    • Ventaja: Esto asegura que el despacho se genere a nombre de la aduana y se vincule correctamente al circuito del legajo. Si se intenta generar el despacho directamente sin el legajo, el asistente heredará el proveedor del exterior y tendrás que modificarlo manualmente antes de guardar, lo cual es propenso a errores.
  • Completar el “Número de Comprobante”: Ingresar la compleja secuencia de números y letras que figura en el documento de despacho de la Aduana.
  • El sistema debería traer automáticamente el producto importado y su cantidad.
  • Cargar los Gastos Aduaneros:
    • Añadir como ítems los productos de gasto que diste de alta previamente (ej. “Derechos de Importación”, “Fletes Despacho Importación”, “Tasa Estadística”).
    • Indicar los montos correspondientes a cada gasto, según el documento de la aduana.
    • Observación sobre el Netear del Sistema: A primera vista, el campo “Total Conceptos” puede mostrar un valor negativo o una resta de la base imponible. Esto se debe a que el sistema realiza un neteo interno (utilizando la “Cuenta Puente Despacho Importación”) para que en el despacho de importación solo quede el importe del IVA y no la base imponible del producto ya reconocida en la factura. Es una operación contable automática para el cálculo correcto del IVA.
    • Percepciones: Si corresponde, añadir las percepciones por jurisdicción (Ingresos Brutos, etc.). Estas deben cargarse manualmente.
  • Verificar el Tipo de Cambio: El despacho de importación ya viene con un tipo de cambio definido.
  • Asegurarse de que el “Total Total” del despacho en Finnegans GO coincida con el total del documento físico de la Aduana. La primera vez puede requerir ajustes en las tasas de IVA de los productos de gasto para que cuadre.
  • Guardar el despacho de importación. Al guardar, se generará la tabla virtual FIFO que asocia el producto importado a este despacho específico, controlando las cantidades disponibles por despacho.

2.6. Vender el Producto Importado :shopping_cart:

Una vez que el producto está en tu inventario y el despacho registrado, puedes venderlo.

  • :point_right: Acceder a Menú > Ventas > Factura de Venta Electrónica (o el tipo de documento de venta configurado).
  • Seleccionar el Cliente.
  • Añadir el Producto Importado.
  • Indicar la Cantidad y el Precio de Venta.
  • Guardar la factura.
  • Verificar Impresión: Al imprimir la factura, el sistema debería mostrar automáticamente el número o números de despacho de importación de donde se tomaron las unidades vendidas. Esto se debe a la configuración “Utiliza Despacho Importación” en el tipo de documento de venta y al control FIFO interno.
  • Importante: La salida de stock por venta se realiza a través del remito de venta, como en cualquier proceso estándar. La tabla FIFO de despachos es un control paralelo e interno del sistema.

2.7. Ejecutar el Proceso de Absorción de Costos :moneybag:

Este proceso asigna los gastos de importación al costo del producto.

  • :point_right: Acceder a Menú > Contabilidad > Procesos > Absorción de Costos (o buscar en “Contabilidad” o “Inventarios”).
  • Completar los campos:
    • Fecha: Fecha de la absorción.
    • Descripción: Una descripción clara del proceso.
    • Esquema de Absorción: Seleccionar el esquema de absorción que configuraste previamente.
    • Dimensión (Opcional): Si deseas filtrar por un legajo específico, selecciona la dimensión “Legajo de Importación” y su valor correspondiente. Si no, el sistema traerá todos los documentos con esquema de absorción.
  • Guardar el proceso de absorción.
  • Incorporar Gastos:
    • Hacer clic en el botón “Incorporar Gasto”.
    • Aparecerán todos los gastos asociados al despacho de importación y otras facturas de compra que tengan una cuenta con esquema de absorción.
    • Seleccionar los gastos que deseas absorber.
  • Incorporar Destino:
    • Hacer clic en el botón “Incorporar Destino”.
    • Debería aparecer la Recepción de Compra Importación que generaste.
    • Seleccionar la recepción.
  • Guardar.
  • Absorber Proceso: Hacer clic en el botón “Absorber Proceso”.
  • Verificar Resultados: En la solapa “Resultados”, podrás ver cómo se prorratearon los gastos a la recepción de compra, indicando la cantidad, el importe y el precio adicional que se suma al costo del producto.
  • Informe de Absorción de Costos: Para una visión detallada en moneda principal y secundaria, puedes consultar el informe de absorción de costos (buscar “Análisis Despacho” o “Informe de Absorción de Costos”).

2.8. Realizar la Valorización de Stock :chart_with_upwards_trend:

La valorización es el paso final para que los asientos contables reflejen el costo real del producto.

  • :point_right: Acceder a Menú > Inventarios > Valorización de Stock (o buscar en “Contabilidad”).
  • Seleccionar los movimientos a valorizar.
  • Ejecutar la valorización.
  • Verificar el Impacto: El sistema automáticamente detectará la absorción de costos previa y la incluirá en el cálculo del costo del producto.
  • Generar Asientos: Al generar los asientos contables, el sistema realizará un asiento donde se saca el valor de la cuenta “Mercadería Factura a Recibir” (que impactó con la factura inicial) y se suma a la cuenta de stock, estableciendo el costo final de la mercadería en el inventario, incluyendo todos los gastos absorbidos.
    • La “Cuenta de Absorción de Costos” (dada de alta en el plan de cuentas) es la que se utiliza para este asiento.