Gestión de stock proyectado con reservas de stock
Esta funcionalidad tiene como objetivo gestionar reservas de stock a su vez que permite controlar el stock físico y el reservado en cada depósito
14 min
¿Para qué sirve?
La funcionalidad de Gestión de stock proyectado para:
- Reservar stock de productos sin necesidad de indicar la partida
- Conocer qué stock se tiene disponible y qué stock se tiene reservado, en uno o todos los depósitos, de una o todas las empresas de un mismo espacio de trabajo
- Controlar el stock físico y el reservado, de manera en que el stock no pueda ser utilizado con un fin distinto para el que fue reservado
- Controlar la información del stock en función de las parametrizaciones que realice el usuario en los documentos de sus circuitos o procesos operativos
Antes de empezar
A continuación se detallan cuáles son los pasos iniciales para poder comenzar a utilizar e implementar esta funcionalidad.
- Activar el flag que contiene la clase comportamiento de reservas de stock, en la base de datos correspondiente, corriendo manualmente un script. Accedé al siguiente link para ver el paso a paso. (INSERTAR LINK)
- Definir, según los procesos de ventas de la organización, de qué manera se quiere operar el circuito de Gestión de stock proyectado o de reservas de stock y si se requiere considerar, en dicho circuito, los documentos de compras para el cálculo del stock disponible.
Si se utiliza la funcionalidad que se explica en este documento, no es necesario continuar utilizando la grilla de Gestión de pedidos de venta para gestionar reservas.
Modo de uso
Maestro de tipos de documentos
Sección “Gestión de stock proyectado”
El primer paso es configurar los documentos que van a impactar en la Gestión de stock proyectado.
Ingresar a Menú → Configuración → Diseño del espacio de trabajo → Tipos de documento.
Para que en un documento se habilite la sección de configuración de Gestión de stock proyectado se debe tildar el checkbox “Utiliza depósito”, impacta en “Stock” o ambos, según el documento a configurar y el impacto deseado.
- Checkbox de “Utiliza depósito”. Esta configuración se utiliza habitualmente en los documentos que no mueven stock, por ejemplo, pedidos de venta u órdenes de compra.
- Checkbox impacta en “Stock”. Esta configuración se utiliza habitualmente en los documentos que mueven stock, por ejemplo, remitos de venta o recepciones de compra.
En la sección de “Gestión de stock proyectado” se presentan distintas opciones de configuración:
- Tipo:
- Reserva stock: se utiliza en los documentos que se utilizan para reservar stock. Ejemplo: pedido de venta.
- Libera reserva de stock: se utiliza en los documentos que utilizan para liberar o cancelar la reserva generada por los documentos que reservan stock. Liberar reserva sirve para que la mercadería no quede constantemente reservada, entonces una vez que se despacha la mercadería reservada por el pedido de venta, se libera la reserva. Por ejemplo: el pedido de venta reserva stock, el remito de venta libera reserva de stock.
- Aumenta stock proyectado (ex opción mercadería en tránsito): se utiliza en los documentos que suman al cálculo del disponible. Ejemplo: órdenes de compra no efectivizadas / no recibidas.
- Baja stock proyectado: se utiliza en los documentos que restan al stock proyectado. Por ejemplo: si una orden de compra que aún no está recibida está configurada para aumentar el stock proyectado, entonces se podría configurar el documento de recepción de compra para bajar esa proyección de stock.
- No aplica: se utiliza en los documentos que no deben impactar en reservas. Ya sea para liberar stock, liberar reserva, aumentar stock proyectado o disminuir stock proyectado, pero el documento igualmente utiliza depósito o impacta en stock. Ejemplo: movimiento interno.
¿Cómo es el control de stock del sistema?
El control de stock del sistema está definido para que al insertar, modificar o eliminar, el sistema verifique el stock físico menos el reservado/proyectado.
- Stock físico: es el saldo de stock real en un depósito. En el informe de “Resumen de stock por depósito” corresponde a la columna “Stock:cant.1” o “Stock:cant.2” cuando el producto tiene configurado una unidad de stock secundaria.
- Stock reservado: es el saldo de stock que se compone de la sumas y restas de los documentos que están configurados para reservar stock y liberar reserva respectivamente. El stock reservado impacta en la tabla de reservas “BSReservasDeStock”, algunos documentos, al insertarlos se insertan con signo positivo y otros con signo negativo.
Para poder mover stock el sistema considera el stock físico de los productos que se están moviendo (teniendo en cuenta las partidas de cada uno de ellos), para un depósito determinado, y el stock reservado. El control del stock reservado se realiza sin considerar partidas.
La disyuntiva sobre el control de stock es que se tienen dos universos:
- El primero es que hay un grupo de transacciones, las que mueven stock y las que no mueven stock.
- El segundo universo es si se le aplica a esas transacciones un criterio de reserva o si no se les aplica un criterio de reserva.
A y B, son las dos variables que se manipulan en esta funcionalidad.
Los documentos que mueven stock pueden tener dos tipos de controles de stock, según si se les aplica o no un criterio de reserva, es decir, depende de si forman parte del circuito de reservas o de Gestión de stock proyectado.
La regla general es que todo documento que mueve stock y que no tiene definido un comportamiento en relación a la gestión de stock proyectado, va a controlar primero el stock físico considerando partidas y, luego, va a controlar el stock físico menos el reservado, sin considerar partidas. Realizar el control del stock reservado sirve para que no se vulneren las reservas de stock que pudieran haberse realizado con documentos que reservan stock.
Si se define un comportamiento de gestión de stock proyectado en un documento que mueve stock, este va a formar parte del circuito de reservas. Cuando se registra un documento que mueve stock dentro del circuito, no hace falta controlar el stock reservado al momento de registrar el documento, por lo que el sistema va a controlar solo el stock físico.
A modo de ejemplo, se representan cuáles podrían ser las configuraciones de los documentos de ventas, de compras y de stock:
Los documentos que no mueven stock, también pueden tener dos tipos de controles de stock, según si se les aplica o no un criterio de reserva.
La regla general es que todo documento que no mueve stock y se registra por fuera del circuito de reservas, no va a controlar el stock.
Si se define que un documento que no mueve stock debe impactar en el circuito de reservas, va a controlar siempre el stock físico menos el stock reservado, sin considerar partidas.
A modo de ejemplo se representan cuáles podrían ser las configuraciones de los documentos de ventas y de compras:
A continuación se indica más detalle de los documentos y algunos ejemplos,
Pedido de venta
En circuito de reservas
El pedido de venta es el documento que va estar configurado para reservar stock en un circuito de reservas, aunque el usuario pueda configurar otros documentos para que también reserven.
Cuando se registra un pedido de venta que reserva stock, el sistema, al guardar el documento registra las cantidades del pedido en una tabla de reservas. Es decir, al guardar, suma las cantidades del pedido a esa tabla.
Un pedido de venta que reserva stock valida el stock disponible. Esto quiere decir que al momento de guardar el pedido, si el stock disponible es igual o mayor al stock que se está intentando reservar, el sistema permite guardar y reservar las cantidades indicadas en el pedido. En caso contrario, el sistema va a emitir un mensaje de validación y va a indicar que es necesario verificar el stock disponible para poder guardar.
Por ejemplo,
Las cantidades del pedido de venta que reserva stock se muestran en la columna “Stock reservado” del informe de Resumen de stock por depósito.
Siguiendo el ejemplo anterior, si se guardara el pedido de venta “A-0000-2”, el stock reservado aumentaría a 1000 impidiendo guardar un nuevo pedido en un momento posterior.
Fuera del circuito de reservas
Si bien se puede configurar el pedido de venta para reservar stock, puede ser que el usuario decida utilizar los pedidos de venta sin la configuración de reservas.
En estos casos, el tipo de documento de pedido de venta debe estar configurado en la sección de “Gestión de stock proyectado” con la opción “No aplica” o directamente, debe tener destildado el check “Utiliza depósito” si es que el pedido no debe utilizar ese dato.
Un tipo de documento que no mueve stock y que no utiliza depósito, no reserva ni libera reserva, no aumenta stock proyectado ni lo disminuye, no controla stock.
Al guardar un pedido de venta configurado como “no aplica”, el sistema no debe emitir ningún tipo de mensaje de alerta en relación a verificar el stock disponible porque el pedido no reserva stock.
Remito de venta
En circuito de reservas
En un circuito de gestión de stock proyectado con reservas de stock, el remito de venta es el documento que va a liberar o cancelar la reserva de stock, aunque el usuario pueda configurar otros documentos para que también cancelen reserva.
Cuando se registra un remito de venta que libera reserva de stock, el sistema, al guardar el documento elimina las cantidades reservadas por el pedido de venta de la tabla de reservas. Es decir, al guardar el remito de venta, se libera o se cancela la reserva de stock registrada por el pedido de venta.
El remito de venta que se registra dentro del ámbito de mercadería reservada, sólo controla el stock físico con partida. Mientras que el stock reservado no lo controla porque se entiende que al liberar una reserva hecha previamente, no necesita controlar el reservado, tanto para insertar, modificar o eliminar.
Por ejemplo,
Como se ve en el ejemplo anterior, al guardar el remito “B-0001-0”, el stock físico bajó a 500 y el stock reservado quedó en 0.
Entonces al guardar un remito de venta que libera reserva, va a bajar el stock reservado liberando la reserva y también el stock físico.
El informe de “Resumen de stock por depósito” va a mostrar en la columna “Stock Cant.1” la cantidad actualizada considerando el stock físico que bajó con el egreso de stock, mientras que la columna “Stock reservado” también se verá disminuida.
Fuera del circuito de reservas
Si bien se puede configurar el remito de venta para liberar reserva de stock, puede ser que el usuario decida registrar remitos de venta por fuera del circuito de gestión de stock proyectado, es decir, sin la configuración de liberar reserva.
Un tipo de documento que mueve stock, que utiliza depósito, pero no debe reservar ni liberar reserva, se debe configurar con la opción “No aplica”.
Al insertar un remito de venta configurado con la opción “No aplica”, el sistema va a controlar el “Stock físico” considerando partidas y luego el “Stock físico - reservado”. Es decir, que va a realizar los dos controles de stock.
El objetivo de que el remito de venta que se registra por fuera del circuito de reservas, controle el “Stock físico - reservado” es no vulnerar las reservas que existan. Si el remito de venta solo controlara el “Stock físico” con partidas y no el reservado, el sistema estaría permitiendo registrar un egreso de stock de productos que pudieron haber sido reservados por otro documento, por ejemplo, por un pedido de venta.
Orden de compra
En circuito de reservas
En un circuito de reservas de stock, la orden de compra es el documento que va a aumentar el stock proyectado, aunque el usuario pueda configurar otros documentos para que también aumenten el stock proyectado.
Cuando se registra una orden de compra que aumenta el stock proyectado, el sistema, al guardar el documento, suma al cálculo del stock disponible las cantidades indicadas en la orden de compra.
La orden de compra controla el “stock físico - reservado” ya que al modificarla o eliminarla impacta en el stock disponible.
Por ejemplo,
Una orden de compra por 1500 unidades suma al stock disponible. Si luego de esa orden de compra se carga un pedido de venta por la misma cantidad, este stock queda reservado. Si se intenta modificar la orden de compra o eliminar, el sistema debe controlar el stock comprometido y no deberá permitir eliminar lo que ya esté reservado por un pedido.
Es decir que al momento de modificar o eliminar una orden de compra que está configurada para aumentar el stock proyectado, el sistema valida que ese stock no haya sido reservado.
El informe de “Resumen de stock por depósito” muestra en la columna “Stock disponible”, entonces, el stock físico - el reservado + las órdenes de compra que aún no fueron recibidas.
Fuera del circuito de reservas
Si bien se puede configurar la orden de compra para aumentar el stock proyectado y, por lo tanto, sumar al cálculo del stock disponible, puede ser que el usuario decida registrar órdenes de compra por fuera del circuito de reservas de stock.
Un tipo de documento de orden de compra que no impacta en stock, debe estar configurado con la opción “No aplica”.
Recepción de compras
En circuito de reservas
En un circuito de reservas de stock, la recepción de compra es el documento que va a disminuir el stock proyectado, aunque el usuario pueda configurar otros documentos para que también disminuyan el stock proyectado.
Cuando se registra una recepción de compra que disminuye el stock proyectado, el sistema, al guardar el documento, baja el stock proyectado que dio de alta la orden de compra, se mantiene igual el stock disponible (que se compone del físico - neto de reservas + neto de stock proyectado) y sube el stock físico.
La recepción de compra debe controlar el “stock físico”. En este caso no es necesario que controle el stock reservado porque la recepción se registra dentro del circuito de reservas.
Por ejemplo,
En el ejemplo, en la segunda fila se puede ver que la recepción implicó un aumento del stock físico. El stock disponible post-registración de la recepción quedó igual, en 2000 unidades porque se hizo la siguiente cuenta:
Stock físico (2100) - reservado (1500) + OC no efectivizadas (1400) = 2000
Al momento de guardar la recepción de compra subió el stock físico de 1500 a 2100, el stock reservado se mantuvo igual y el disponible se mantuvo igual porque el disponible se compone del físico - reservado + OC no efectivizadas.
El informe de “Resumen de stock” va a mostrar en la columna “Stock:Cant1” el stock físico de 2100 y en la columna “Stock disponible” va a mostrar 2000 unidades.
Fuera del circuito de reservas
Si bien se puede configurar la recepción de compra para disminuir el stock proyectado y sumar al stock físico, puede ser que el usuario decida registrar recepciones de compra por fuera del circuito de reservas de stock.
Un tipo de documento de recepción de compra que mueve stock, que utiliza depósito, pero no reserva, no libera reserva, no aumenta el stock proyectado ni lo disminuye, deberá estar configurado con la opción “No aplica”.
Una recepción de compra configurada con la opción de “No aplica” va a controlar “stock físico” considerando partidas y adicionalmente controlar “stock físico - reservado”. Controla el reservado para que no se vulneren las reservas que pudieran haber.
Devolución de compras
Fuera del circuito de reservas
Habitualmente este documento se va a configurar con la opción “No aplica” y va a controlar, primero el “Stock físico” considerando las partidas y luego el “Stock físico - reservado”. Es decir, va a realizar los dos controles de stock.
Conclusiones generales
- Hay documentos que van a pertenecer al circuito de reservas o de gestión de stock proyectado y otros que no
- Los documentos que pertenecen al circuito de reservas pueden tener distintos comportamientos en relación al impacto en la tabla de reservas y a cómo el informe de resumen de stock va a mostrar la información. Los documentos podrán reservar stock, liberar reserva, aumentar stock proyectado, bajar stock proyectado o no aplicar ningún criterio.
- Cualquier documento que esté por fuera del circuito de reservas, que mueva stock, siempre va a tener que controlar primero stock físico (considerando partidas) y luego el stock físico - reservado (sin considerar partidas)
Maestro de depósitos
Para poder gestionar el stock proyectado, es necesario contar con depósitos configurados con la opción “No controla stock” destildada.
Es decir que el control de stock se va a realizar únicamente sobre los depósitos que están configurados para que controlen stock.
Maestro de productos
Los productos que se van a poder gestionar con esta funcionalidad son los que estén configurados como stockeables, para la venta y/o para la compra, según cuáles sean los documentos a los que se les defina un comportamiento de reservas.
Anulación y eliminación de documentos en circuito de reservas
Hasta ahora se explicaron los escenarios al momento de dar de alta documentos que tienen distintos comportamientos en relación al circuito de stock proyectado.
Además de que pueden crearse documentos nuevos, estos se pueden modificar, eliminar o anular.
Si se modifica un documento que reserva stock, a la función de stock se le suma lo reservado previamente con lo nuevo que se está intentando reservar.
“Reservar" significa borrar la reserva de la tabla de reservas y volver a reservar con la nueva info que se colocó en el documento.
Por ejemplo, si se modifica un documento que reservó 100 unidades, al modificarlo se van a borrar las 100 y se va a volver a reservar por 150.
Si se anula o elimina un documento que reserva stock, libera reserva, aumenta o disminuye stock proyectado, se borra el registro de la tabla de reservas.
Mensajes de validación
Al intentar guardar documentos que de registrarlos se vulneraría el stock reservado, el sistema va a emitir un mensaje de error claro y de fácil entendimiento para el usuario.
Por ejemplo:
En un escenario donde se tienen 0 unidades disponibles para determinado producto en un depósito específico, se intenta guardar un pedido de venta que reserva stock por 200, el sistema va a emitir un mensaje como el siguiente:
Análisis de la información
En el informe de resumen de stock por depósito se visualizan dos columnas que permiten analizar la información del stock reservado y disponible.
-
Stock disponible: se compone del stock físico (stock cant. 1) - Neto de stock reservado/proyectado. Se consideran en esta columna el neto de las reservas y los documentos de compras como las órdenes de compra pendientes de recibir, ya que estas suman al cálculo del disponible.
-
Stock reservado: se compone del neto de todas las reservas. Reservas positivas (pedidos de venta) menos reservas negativas (remito de venta).
A continuación se puede visualizar en el informe de Resumen de Stock por depósito que el producto “ACEITE C PARTIDA” tiene un stock físico de 590 unidades, stock reservado 300 y stock disponible 390.
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