# 📖 Guía Completa: Reglas de Autorización **URL:** \ **Category:** Compras\ **Tags:** instructivo, erp\ **Created:** [9 Septiembre, 2026 15:02 UTC](https://bc.finneg.com/t/guia-completa-reglas-de-autorizacion/7311 "2026-09-09T15:02:22Z")\ **Posts on this page:** 1\ **Page:** 1
**Author:** ![FlorenciaGatti](https://bc.finneg.com/user_avatar/bc.finneg.com/florenciagatti/32/1002_2.png) [@FlorenciaGatti](https://bc.finneg.com/u/FlorenciaGatti)\ **Post date:** [9 Septiembre, 2026 15:02 UTC](https://bc.finneg.com/t/guia-completa-reglas-de-autorizacion/7311/1 "2026-09-09T15:02:23Z")
¡Bienvenido a la guía de Reglas de Autorización! Este proceso te permite crear flujos de aprobación automáticos para tus documentos. Dependiendo de ciertas condiciones (como el monto del documento o el equipo que lo genera), el sistema sabrá exactamente quién debe aprobarlo, notificará a los responsables y registrará todo el avance. En este artículo veremos cómo configurarlo desde cero y cómo es el día a día operativo. ## ⚙ Antes de empezar Para poder configurar este circuito, asegúrate de cumplir con estos requisitos: - Tener acceso a **App Builder** para configurar los tipos de documentos - _Importante:_ Antes de pasar a producción, deberás ejecutar la **Actualización del diagrama** (te explicamos cómo en el Paso 5). ## 🛠 Fase 1: Configuración Paso a Paso ### 1. Crear los Equipos (Solicitantes y Autorizantes) _Ruta: Diseño del espacio de trabajo → Documentos → Equipos Solicitantes y Autorizantes_ Todo flujo necesita saber quién pide y quién aprueba. Aquí crearemos los grupos de usuarios: - 👤 **Equipo Solicitante:** Son los usuarios que ingresan o generan los documentos. - ✅ **Equipo Autorizante:** Son los usuarios con el poder de aprobar o rechazar esos documentos. _Nota: Un mismo usuario puede pertenecer a varios equipos. El rol de cada equipo en el flujo dependerá de cómo los conectemos en el siguiente paso._ [https://bc.finneg.com/t/bpm-configurar-equipos-solicitantes-y-autorizantes-en-reglas-de-autorizacion/2924](https://bc.finneg.com/t/bpm-configurar-equipos-solicitantes-y-autorizantes-en-reglas-de-autorizacion/2924) ### 2. Configurar las Reglas de Autorización _Ruta: Diseño del espacio de trabajo → Documentos → Reglas de Autorización_ Aquí ocurre la magia. En este maestro definimos el “patrón” de aprobación. **A. El Encabezado de la regla:** - **Nombre:** Ponle un identificador claro (ej. “Aprobación Compras Sucursal Norte”). - **Moneda:** Define en qué moneda se medirán los rangos. El sistema convertirá automáticamente el importe del documento a esta moneda (usando la cotización del día) para saber qué regla aplicar. - **Autorización Escalonada (Check):** **B. Las Líneas de la Regla (Ítems):** Aquí vinculas al **Equipo Solicitante** con el **Equipo Autorizante** bajo ciertas condiciones: - **Tipo de monto:** Puede ser “Por importe” (aplica si el total cae en un rango) o “Sin importe” (aplica siempre, sin importar cuánto cueste). - **Monto Desde / Hasta:** Rango de dinero (el ‘Hasta’ siempre debe ser mayor al ‘Desde’ y mayor a cero). - **Orden:** Si hay varios autorizantes para un mismo rango, aquí defines quién va primero (1, 2, 3…). - **Nivel:** Para armar jerarquías complejas. (Ej: Nivel 1 aprueba el Jefe, Nivel 2 aprueba el Gerente). 🚨 **Validaciones importantes al guardar:** 1. No puedes tener reglas duplicadas (mismo solicitante + autorizante + rango). 2. El **Orden** debe ser correlativo (1, 2, 3) sin saltos. De lo contrario, el sistema te pedirá corregirlo. 3. Un **Nivel** no puede mezclar reglas “Por importe” y “Sin importe”. Deben ser del mismo tipo. 4. No podrás eliminar una regla si actualmente tiene documentos pendientes de aprobación. ### 3. Dar permisos en el Proceso BPM _Ruta: Diseño del espacio de trabajo → Procesos → Reglas de Autorización → Solapa Equipos_ Para que la regla funcione, **todos** los equipos (solicitantes y autorizantes) que usaste en el paso anterior deben estar agregados en esta solapa con permiso de **modificar**. Si omites este paso, los usuarios verán errores de permisos al operar. ### 4. Configurar el Tipo de Documento _Ruta: Diseño del espacio de trabajo → Tipos de Documento → [Selecciona tu documento]_ _Aclaración: Este proceso es compatible con Operaciones (compras/ventas), Operaciones de Tesorería y Rendiciones de Fondos._ Busca tu tipo de documento y ajusta estas dos secciones: - **Sección Seguimiento:** - **Sección Firmas (Checks):** ### 5. Actualizar el diagrama del proceso (¡Clave!) Siempre que hagas cambios en el proceso BPM o sea tu primera configuración, debes ejecutar esto **una sola vez por base de datos**. 1. Ve a _Diseño del espacio de trabajo → Documentos → Reglas de Autorización_. 2. En la barra superior de acciones, haz clic en **“Actualizar Diagrama”**. _¿Qué hace este botón por detrás?_ Actualiza el XML al diagrama más reciente, activa parámetros internos de firmas, limpia errores de referencias obsoletas y evita que casos ya finalizados se reactiven por error. > [@¿Cómo actualizar el proceso de Reglas de Autorización?](https://bc.finneg.com/t/como-actualizar-el-proceso-de-reglas-de-autorizacion/5683): > > Respuesta: Para actualizar el proceso estándar de Reglas de Autorización se deben seguir los siguientes pasos: 1- Acceder al maestro de “Reglas de Autorización” (Configuración → Diseño del espacio de trabajo → Documentos → Reglas de autorización). Una vez dentro, se deberá presionar el botón “Actualizar diagrama”: Una vez terminada la actualización saldrá el siguiente mensaje: 2- Limpiar caché del espacio de trabajo (Configuración → General → Espacio de trabajo → Limpiar… ## 🚀 Fase 2: El Circuito Operativo (El día a día) Una vez configurado, así es como lo verán los usuarios: ### 1. El Ingreso del Documento Cuando el usuario genera el documento, verá el campo **Equipo Solicitante**. Si solo pertenece a un equipo, se completa solo; si pertenece a varios, deberá elegir a nombre de qué equipo lo está cargando. Al guardar, el sistema lee el importe, cruza los datos con la Regla de Autorización y sabe exactamente a qué **Equipo Autorizante** avisarle. ### 2. Notificaciones Automáticas El sistema enviará un email automático a los miembros del equipo autorizante con un link directo al caso. El texto del correo se adapta inteligentemente a los datos que tenga el documento: > [@Notificaciones Automáticas en Reglas de Autorización](https://bc.finneg.com/t/notificaciones-automaticas-en-reglas-de-autorizacion/6841): > > En este instructivo te mostramos cómo funciona nuestra herramienta de Notificaciones Automáticas, diseñada para mantenerte al tanto de tus circuitos de aprobación en tiempo real. rocket El objetivo es muy simple: darte visibilidad inmediata sobre tus gestiones, evitarte la tarea de revisar el sistema constantemente y ayudarte a resolver tus tareas diarias en menos clics. gear Requisitos previos y configuración Para que las alertas automáticas lleguen a tu bandeja de entrada sin problemas, … ### 3. La Decisión del Autorizante Al hacer clic en la notificación, el autorizante entra al documento y tiene 3 opciones: - ✅ **Autorizar:** Si es el único (o el último), el documento queda “Firmado” (aprobado) y se notifica al solicitante. Si hay más autorizantes en la cadena, el flujo avanza y notifica al siguiente nivel. - ❌ **Rechazar:** El flujo termina definitivamente y el documento queda en estado “Rechazado”. Se notifica al creador. - 🔄 **Rechazar para modificar:** El documento vuelve a estado “Doc. Pendiente Modificar”. Se notifica al equipo solicitante para que corrija los datos y el circuito vuelva a empezar. > ⚠ **¿Qué pasa si editan el documento en el medio del proceso?** > > Si el documento es editado por el solicitante mientras un autorizante lo está revisando, el sistema **cancela** la solicitud de autorización en curso y reinicia el circuito para evaluar si, con los nuevos datos/importes, se debe aplicar una regla distinta. ## 📊 Fase 3: Seguimiento y Control Para no perder de vista ningún documento, Finnegans cuenta con el **Informe de Gestión de Autorizaciones** _(Menú → Gestión Empresarial → Informes)_. Desde este panel, los líderes y administradores pueden: - Ver en qué etapa (y en manos de quién) está trabado un documento. - Filtrar por fechas, solicitantes, o estados. - Usar el botón **Accionar** directamente desde el informe para agilizar cuellos de botella sin tener que entrar documento por documento. > [@Informe - Gestión de Autorizaciones](https://bc.finneg.com/t/informe-gestion-de-autorizaciones/5227): > > mantelpiece_clock 5 min El informe de “Gestión de Autorizaciones” permite mayor visibilidad y control sobre los documentos que tienen asociados distintos Procesos, ya sea que se traten de Reglas de Autorización o Procesos estándares o customizados. Este informe centraliza la información y permite una gestión más eficiente de los flujos de aprobación. Modo de uso Se ingresa desde: Gestión Empresarial → Compras → Informes → Gestión de Autorizaciones Una vez dentro, se podrá configurar en los …