# Legajo Digital: Administracion de carpetas

**URL:** <https://bc.finneg.com/t/legajo-digital-administracion-de-carpetas/7028>\
**Category:** Quippos\
**Tags:** q\_documentos, q\_licencias\_vacaciones\
**Created:** [17 Julio, 2026 13:54 UTC](https://bc.finneg.com/t/legajo-digital-administracion-de-carpetas/7028 "2026-07-17T13:54:21Z")\
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**Author:** ![jaortea](https://bc.finneg.com/user_avatar/bc.finneg.com/jaortea/32/19700_2.png) [@jaortea](https://bc.finneg.com/u/jaortea)\
**Post date:** [17 Julio, 2026 13:54 UTC](https://bc.finneg.com/t/legajo-digital-administracion-de-carpetas/7028/1 "2026-07-17T13:54:21Z")

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# 📂 Legajo Digital — Gestor de carpetas y documentación

Esta funcionalidad tiene como objetivo organizar la documentación del legajo de los colaboradores en carpetas, permitir vincular cada documento a una ubicación definida y gestionar los distintos flujos por los cuales RRHH (quien tiene los permisos de lectura y/o edición de carpeta) y los colaboradores cargan documentación en el sistema.

**❓ ¿Para qué sirve?**

El **Gestor de carpetas del Legajo Digital** permite clasificar y consultar la documentación de cada colaborador dentro de una estructura de carpetas definida por la empresa. En otras palabras, se introduce la posibilidad de **vincular documentos a carpetas**.

Con esta funcionalidad se puede:

- 📋 Definir **dónde se guarda** cada documento mediante **Políticas de documentación**.

- 🗂 Organizar la documentación en una **estructura de carpetas** con visibilidad y permisos de subida.

- 📨 **Solicitar documentación** a uno o varios colaboradores y hacer seguimiento del cumplimiento.

- 🏖 Vincular documentos subidos desde **solicitudes de licencias** a la carpeta correspondiente.

- 👥 **Administrar** los documentos de todos los colaboradores: consultar, subir, mover y archivar.

- 👤 Permitir que cada colaborador **consulte y descargue** su propia documentación organizada por carpetas.

Los documentos pueden ingresar al legajo por tres caminos principales:

| **#** | **Camino** | **Quién actúa** |
| --- | --- | --- |
| | | |
| 1️⃣ | **Administración de carpetas** | 👥 RRHH sube directamente |
| 2️⃣ | **Solicitudes de documentación** | 👥 RRHH solicita → 👤 colaborador responde |
| 3️⃣ | **Solicitudes de licencias** | 👤 colaborador adjunta al solicitar la licencia |

⚠ **Importante**

Por el momento **no se pueden eliminar documentos**. Si un documento debe dejar de estar asociado a una carpeta, RRHH puede **archivarlo** desde **administracion de carpetas** y pasará a la carpeta especial **📦 Archivo** solo visible para RRHH.

Solo en Administración de carpetas existe esta carpeta, donde también quedan los documentos que aún no tienen carpeta asignada.

🚫 **Permisos**

| Perfil | Qué puede hacer |
| --- | --- |
| | |
| 👥 RRHH — lectura de carpetas | ✅ Acceder a **Administración de carpetas y Solicitudes de documentación**. ✅ Consultar documentos de colaboradores. |
| 👥 RRHH — escritura de carpetas | ✅ Todo lo anterior, más: crear estructura, subir, mover y desvincular documentos.   
✅ Crear solicitudes de documentación. |
| 👥 RRHH — configuración de documentos | ✅ Configurar **Políticas de documentación** (carpeta destino, firma, BModeler). |
| 👥 RRHH — licencias | ✅ Configurar Políticas de licencias y asociar una política de documentación. |
| 👤 Colaborador activo | ✅ Ver y descargar sus documentos en **Mis documentos.** ✅ Responder solicitudes de documentación. ✅ Adjuntar documentación en licencias. 🚫 No puede subir por iniciativa propia ni mover documentos. |

## **⚙ Antes de empezar**

Para utilizar el Gestor de carpetas, realizar las siguientes configuraciones **en el orden sugerido** :

### 1️⃣ Asignar permisos a los usuarios de RRHH

Verificar que los usuarios de RRHH que deban operar el módulo cuenten con:

- ✅ Permiso de **Administración de carpetas** (ADM\_FOLDERS\_READ para consultar; ADM\_FOLDERS\_EDIT para subir, mover y gestionar).

- ✅ Permiso de **Políticas de documentación**.

### 2️⃣ Definir la estructura de carpetas

> 📌 **Ruta:** Quippos → **Recibos y documentos** → **Configuraciones** → **Estructura de carpetas**

- Crear la jerarquía de carpetas de la empresa, **o**

- Utilizar el botón **Usar plantilla sugerida** para aplicar la plantilla estándar de Legajo Digital.

> 💡 **Consejo:** La plantilla sugerida es recomendada en implementaciones nuevas, solo si aún no hay carpetas creadas en la organización.

Al crear o editar cada carpeta, configurar:

| Campo | Descripción |
| --- | --- |
| | |
| 👁 Visibilidad | Pública: el colaborador puede ver la carpeta. Interna: solo visible para RRHH. |
| ⬆ Subida de documentos | Solo RRHH, Solo el colaborador o Ambos. Una carpeta interna solo puede permitir subida por RRHH. |

💡 Las subcarpetas heredan la visibilidad del padre. Una subcarpeta no puede ser más permisiva en visibilidad que su carpeta superior.

### 3️⃣ Configurar las Políticas de documentación

> 📌 **Ruta:** Quippos → **Recibos y documentos** → **Configuraciones** → **Políticas de documentación** _(anteriormente llamadas Plantillas)_

Para cada tipo de documento que se utilizará en el legajo, crear o editar una política indicando:

| **Campo** | **Descripción** |
| --- | --- |
| | |
| **Código y nombre** (\*) | Identificación del tipo de documento. |
| ✍ **Firma** | Define si requiere firma del colaborador y/o del empleador. |
| 📁 **Carpeta destino** | Carpeta pública donde se archiva el documento. **Obligatorio** si requiere firma del colaborador. 🚫 No se pueden seleccionar carpetas internas en este caso. |
| 🔄 **Proceso BModeler** | Opcional. Si se configura, el documento pasa por un flujo de aprobación y validación antes de quedar disponible en el legajo.  
Definir en Gestion de equipos - bmodeler, los integrantes del equipo responsable de la aprobación → **aprobadoresDocumentacion**. |

💡 La firma, el tipo de documento y el flujo de aprobación se configuran a nivel de **Política de documentación** , no en la estructura de la carpeta física.

### 4️⃣ Vincular documentación en Políticas de licencias _(opcional)_

> 📌 **Ruta:** Quippos → **Licencias y vacaciones** → **Políticas** → seleccionar la política deseada → Solapa: Atributos de la Política.

- Seleccionar una **Política de documentación** en el campo correspondiente. De esta manera, se define en qué carpeta destino quedará guardado el documento adjunto al flujo de licencias.

- Activar **Requiere adjuntar el documento al generar la solicitud** si la documentación médica o de respaldo es obligatoria para el colaborador.

> ⚠ **Restricción**
> 
> En las políticas de licencias únicamente se pueden vincular políticas de documentación que **NO** tengan un proceso BModeler configurado, ya que el flujo de aprobación sigue las reglas nativas del módulo de licencias.

# 🚀 **Modo de uso**

### 1️⃣ Solicitudes de documentación _(RRHH)_

> 📌 **Ruta:** Quippos → **Recibos y documentos** → **Documentos** → **Solicitudes de documentación**

Esta funcionalidad permite iniciar solicitudes para pedir a uno o varios colaboradores que suban documentación requerida para sus legajos.

#### ➕ Crear una nueva solicitud

1. Ingresar a **Solicitudes de documentación**.

2. Hacer clic en **Nueva solicitud**.

3. Completar los parámetros:

| **Campo** | **Descripción** |
| --- | --- |
| | |
| **Nombre de la solicitud** | Título descriptivo (ej.: _Actualización de datos personales 2026_). |
| **Política de documentación** | Define qué documento subir, carpeta destino, firmas y aprobación BModeler. |
| **Destinatarios** | Selección de destinatarios por **Áreas** , **Puestos** o **Colaboradores** individuales. |
| **Fecha límite** | Fecha tope para la entrega. Al vencerse, se notifica a RRHH y al colaborador (la solicitud sigue abierta). |

1. Hacer clic en **Crear solicitud**.

Al confirmar, el sistema genera de forma automática un registro por cada colaborador destinatario y les envía una notificación para proceder a la carga.

> ⚠ **Restricción**
> 
> La carpeta destino de la política de documentación seleccionada debe permitir la subida del colaborador ( **Solo el colaborador** o **Ambos** ). Si la carpeta está configurada como _Solo RRHH_, el sistema no permitirá crear la solicitud.

#### 📊 Seguimiento de solicitudes

1. Ingresar a la grilla de **Solicitudes de documentación**.

2. Consultar el dashboard de estado general: totales, pendientes, vencidos y cerrados.

3. Seleccionar una solicitud específica para ver el **detalle por colaborador**.

4. Desde el panel de detalle, es posible realizar las siguientes acciones:

| **Acción** | **Cuándo usarla** |
| --- | --- |
| | |
| 🔔 **Enviar recordatorio** | Enviar una notificación de alerta a colaboradores con solicitudes pendientes. |
| 👁 **Ver documento** | Visualizar el archivo cargado por los colaboradores que ya completaron la acción. |
| ✔ **Cerrar solicitud** | Finalizar la solicitud de manera manual cuando ya no deba seguir activa. |

**Estados por colaborador:**

| **Estado** | **Icono** | **Significado** |
| --- | --- | --- |
| | | |
| **Pendiente** | 🟠 | El colaborador aún no ha subido el documento requerido. |
| **Pendiente de firma** | 🟡 | El colaborador subió el documento y fue aprobado por RRHH (solo cuando la politica de documentación requiera firma del colaborador). |
| **Vencido** | 🔴 | Se superó la fecha límite de entrega, pero la solicitud permanece abierta para su carga (RRHH puede cerrar la solicitud manualmente). |
| **En aprobación** | 🔵 | El documento fue subido y se encuentra transitando un flujo de aprobación en BModeler. |
| **Cerrado** | 🟢 | Solicitud cumplimentada (el documento fue subido y aprobado/firmado con éxito). |

¡Claro que sí! Usar letras para las subsecciones principales del flujo va a evitar confusiones con los números de los pasos internos.

Aquí tenés la sección completa estructurada con **A, B, C y D** :

## 🔄 Flujos de Trabajo y Estados de la Solicitud

El comportamiento y el ciclo de vida de una solicitud de documentación varían según la configuración de la **Política de documentación** seleccionada. RRHH siempre debe auditar y validar el contenido del documento antes de ingresarlo formalmente al legajo. La diferencia reside en si el colaborador debe o no firmar el documento. A continuación, se detallan los dos escenarios posibles:  
_No se pueden seleccionar politicas de documentacion con firma de empleador._

### 🇦 Flujo con Validación (Sin Firma)

- **Paso 1:** RRHH inicia y envía la solicitud al colaborador.

- **Paso 2:** El colaborador visualiza la solicitud pendiente y sube el documento.

- **Paso 3 (bifurcación):** RRHH evalúa la documentación desde solicitud de documentación:

### 🇧 Flujo Completo de Validación y Firma

Requiere obligatoriamente la firma digital del colaborador.

- **Paso 1, 2 y 3 igual al flujo A**

- **Paso 4:** El colaborador visualiza el documento aprobado por RRHH en su panel y procede a realizar la **firma digital**.

- **Paso 5:** Al registrarse la firma, el documento se aloja de forma definitiva en la carpeta destino y **se cierra la solicitud**.

- **Se cierra la solicitud.**

### 2️⃣ Solicitudes de licencias con documentación

> 📌 **Ruta colaborador:** Quippos → **Mi Quippos** → **Mis licencias** → **Nueva solicitud**
> 
> 📌 **Ruta RRHH:** Quippos → **Licencias y vacaciones** → **Políticas**

Cuando una política de licencias tiene configurada una política de documentación asociada:

1. El colaborador debe ingresar a realizar una **Nueva solicitud de licencia**.

2. Al seleccionar el tipo de licencia, si la política lo requiere, se habilitará la sección para **adjuntar documentación**.

3. Si la documentación está configurada como **obligatoria** , el botón de envío permanecerá bloqueado hasta que el colaborador suba el archivo de respaldo.

4. Al confirmar el envío, el documento se guardará automáticamente en la **carpeta destino** especificada en la política de documentación configurada.

### 3️⃣ Administración de carpetas _(RRHH)_

> 📌 **Ruta:** Quippos → **Recibos y documentos** → **Configuraciones** → **Administración de carpetas**

Desde esta pantalla, los usuarios de RRHH con permisos habilitados pueden consultar y gestionar centralizadamente la documentación de todos los colaboradores de la empresa. Podemos ver tanto carpetas publicas como internas.

#### 🔍 Consultar documentos de un colaborador

1. Ingresar a **Administración de carpetas**.

2. **Buscar y seleccionar** en el buscador al colaborador deseado.

3. Navegar mediante carpetas 🗂 o utilizar la vista en **grilla** 📋.

4. Seleccionar una carpeta específica para ver los documentos asociados en el panel central.

5. Hacer clic sobre un documento para visualizar su vista previa técnica.

#### 📦 Carpeta Archivo

La carpeta **Archivo** es una sección especial del sistema que almacena:

- Documentos **desvinculados** manualmente de su carpeta de origen.

- Documentos huérfanos que ingresaron al sistema y **no tienen una carpeta asociada**.

Desde esta carpeta, RRHH puede realizar la acción de **mover** para clasificar correctamente los archivos.

#### ⬆ Subir un documento manualmente

1. Seleccionar al colaborador y posicionarse en la carpeta destino en el árbol lateral.

2. Hacer clic en **Subir documento**.

3. Confirmar la subida del documento.

↔️ Mover documentos entre carpetas

1. Seleccionar uno o más documentos de la grilla.

2. Hacer clic en la acción **Mover** o arrastrar directamente el/los documentos hacia la carpeta destino en el árbol lateral.

3. Confirmar la reubicación en la ventana emergente.

#### 📦 Desvincular un documento (archivar)

1. Seleccionar el o los documentos deseados de la grilla.

2. Hacer clic en la acción **Archivar**.

3. Confirmar la acción.

El documento dejará de mostrarse en su carpeta actual y pasará automáticamente a la carpeta de sistema **Archivo**. El archivo no es eliminado del sistema.

### 4️⃣ Estructura de carpetas _(RRHH)_

> 📌 **Ruta:** Quippos → **Recibos y documentos** → **Configuraciones** → **Estructura de carpetas**

#### ➕ Crear carpetas de forma manual

1. Ingresar a **Estructura de carpetas**.

2. Hacer clic en **+ Nueva carpeta raíz** o en **+ Agregar subcarpeta** (según el nivel jerárquico que se requiera).

3. Completar los parámetros de **nombre** , **visibilidad** y **permisos de subida de documentos**.

4. Hacer clic en Guardar para aplicar los cambios.

#### 📋 Utilizar la plantilla sugerida

1. Ingresar a la funcionalidad (disponible solo si la organización aún no cuenta con carpetas creadas).

2. Hacer clic en el botón **Usar plantilla sugerida**.

3. Revisar en pantalla la estructura estándar recomendada por Finnegans (Ingreso, Compensaciones, Licencias, Formación, Legales, Seguridad e Higiene, etc.).

4. Confirmar haciendo clic en **Aplicar plantilla**.

> ⚠ **Restricción**
> 
> La plantilla estándar solo puede aplicarse sobre bases vacías de carpetas. Si ya existen carpetas activas, esta opción se deshabilitará automáticamente.

### 5️⃣ Mi legajo digital — Vista de carpetas _(Colaborador)_

> 📌 **Ruta:** Quippos → **Mi Quippos** → **Mi legajo digital**

#### 🔍 Consultar documentos personales

1. Ingresar a Mi legajo digital.

2. Navegar y seleccionar la ubicación deseada.

3. Seleccionar un archivo para previsualizarlo o hacer clic en **Descargar** ⬇.

> 🚫 El colaborador **únicamente podrá visualizar carpetas públicas** y consultar exclusivamente sus propios documentos. No cuenta con permisos para subir archivos por cuenta propia ni reubicarlos desde esta sección. Tampoco puede acceder al archivo 📦.

#### 📨 Responder una solicitud de documentación

1. Ingresar a **Mis documentos**.

2. Localizar las solicitudes pendientes (identificadas con el estado **Pendiente** 🟡 o **Vencido** 🔴).

3. **Subir el archivo** ⬆.

4. Hacer clic en Confirmar para enviar la documentación.

**Comportamiento del sistema post-envío:**

| **Configuración de la política** | **Estado del documento / Solicitud** |
| --- | --- |
| | |
| Siempre | 🔵 **Pendiente de aprobación**. Si es rechazado por el validador, la solicitud volverá a estado 🟡 **Pendiente** para realizar una nueva carga. |
| Doc. aprobado, sin firmas | 🟢 Solicitud **Cerrada** luego de la aprobación. Documento **Disponible** en la carpeta. |
| Doc. aprobado, con firma | ✍ Documento **Pendiente de firma**. Se debe firmar desde Mis documentos para cerrar la solicitud. |

> ❌ Al rechazar la documentación subida por el colaborador, RRHH debe describir un motivo de rechazo. Esto le permite al colaborador saber por qué fue rechazado y que documentación debe subir.

## 

🗺 **Resumen de rutas de acceso rápido**

| **Funcionalidad** | **Ruta de navegación en Quippos** |
| --- | --- |
| | |
| 📋 Políticas de documentación | Recibos y documentos → Configuraciones → Políticas de documentación |
| 🗂 Estructura de carpetas | Recibos y documentos → Configuraciones → Estructura de carpetas |
| 📂 Administración de carpetas | Recibos y documentos → Configuraciones → Administración de carpetas |
| 📨 Solicitudes de documentación | Recibos y documentos → Documentos → Solicitud de documentación |
| 🏖 Políticas de licencias | Licencias y vacaciones → Políticas |
| 👤 Mis legajo digital | Mi Quippos → Mis legajo digital |
| 🏖 Mis licencias | Mi Quippos → Mis licencias |

## 📝 Notas aclaratorias finales

> (\*) Todos los campos marcados con un asterisco rojo son de carácter **obligatorio**.

- 🚫 **Autonomía de carga:** El colaborador no cuenta con facultades para subir documentación al sistema por iniciativa propia; solo lo hace respondiendo solicitudes explícitas de RRHH o adjuntando documentación como parte de sus solicitudes de licencias.

- 📦 **Políticas de eliminación:** Por seguridad y auditoría legal, los documentos no pueden ser eliminados permanentemente del legajo; la alternativa provista es su desvinculación para enviarlos a la carpeta especial **Archivo** (zona reservada de RRHH).

- 📋 **Lógica de comportamiento:** Recuerde que las reglas de negocio (carpetas destino, firmas electrónicas necesarias y procesos de aprobación) se configuran en las **Políticas de documentación** y no en las carpetas.

- 🔄 **Compatibilidad BModeler:** Las políticas de documentación que posean flujos estructurados de BModeler solo pueden aplicarse en **Solicitudes de documentación** y quedan excluidas para su uso en **Políticas de licencias**.

- **aprobadoresDocumentacion:** es el nombre del equipo responsable en el proceso **bmodeler.** Será el que defina si aprueba o rechaza la documentación (también lo podrá hacer el creador de la solicitud de documentación desde → **Mis tareas** ).