Esta funcionalidad tiene como objetivo registrar, gestionar y conciliar pagos realizados mediante tarjetas, incluyendo la configuración de los maestros necesarios y la operatoria para registrar movimientos, liquidaciones y realizar análisis posteriores.
¿Para qué sirve?
Esta funcionalidad permite gestionar pagos realizados con tarjetas desde su configuración inicial hasta la conciliación final en la cuenta bancaria.
Incluye la creación de operaciones bancarias, carga de condiciones de pago, procesamiento de movimientos de fondos y análisis de pagos.
También contempla la liquidación de comisiones e impuestos asociados al uso de tarjetas.
Antes de empezar
Antes de utilizar esta funcionalidad, es necesario realizar configuraciones iniciales en los distintos maestros del sistema para permitir su correcta operación.
Se entiende que la conciliación de los cupones de tarjetas involucra dos documentos:
*Orden de pago (documento que crea el cupón)
*Movimientos de fondos (donde se realiza la cancelación del cupón)
Configuraciones iniciales
Configurar cuenta contable de tarjetas
Menu → Gestión Empresarial → Contabilidad → Cuentas
Configurar condiciones de pago
Menú → Gestión Empresarial → Tesorería → Condiciones de Pago
- Definir condiciones para pagos en cuotas, si corresponde.
Tal como comentamos, es necesario crear 2 tipos de operaciones bancarias:
- Pago con Tarjeta (tipo de operación bancaria que crea el cupón)
Menú → Gestión Empresarial → Tesorería → Tipos de Operaciones Bancarias
- Crear una operación bancaria por cada entidad de tarjeta.
- Tipo de operación: Alta Documento Propio
Recordá que podés completar la cuenta Default con las cuentas que creaste anteriormente.
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Crear operación bancaria para cancelación del cupón, esta operación se utilizará en la segunda transacción:
- Tipo de operación: Usa Documento Existente
Modo de uso
1) Registrar pagos con tarjeta
Menú → Gestión Empresarial → Tesorería → Órdenes de Pago
Pasos:
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Seleccionar la factura que vamos a cancelar con el pago, dentro del asistente de tesorería.
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En la solapa “Banco”, seleccionar la operación bancaria que indica con qué tarjeta se está pagando.
Completar los siguientes campos en la solapa Banco:
- Cuenta
- Importe
- Moneda
- Número
- Banco
- Fechas
Nota aclaratoria: Los campos marcados con un asterisco * son de carácter obligatorio.
En la contabilidad, el sistema lo va a dejar registrado de la siguiente forma:
Pagos con Tarjeta XX
a Proveedores XX
2) Registrar movimientos de fondos
Para registrar la cancelación del cupón anterior, se debe realizar mediante un Movimiento de fondos.
Para ello debemos ingresar:
Menú → Gestión Empresarial → Tesorería → Movimiento de Fondos
Pasos:
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Dentro del asistente del movimiento de fondos, seleccionar la cuenta contable origen (donde está el documento físico), cuenta destino y operación bancaria (en nuestro caso “Tarjetas a Pagar”), luego refrescar para visualizar cupones o cheques disponibles para mover.
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Dentro de la grilla, seleccionar todos los cupones y aceptar.
Hasta aquí registramos la cancelación de la deuda con la tarjeta.
El paso siguiente es realizar la Conciliación de la tarjeta, para eso nos dirigimos a la Conciliación Bancaria.
3) Conciliación Bancaria
Menú → Gestión Empresarial → Tesorería → Conciliación Bancaria
4) Liquidación de gastos de tarjeta
La liquidación de Tarjetas que se recibe detalla las Comisiones, Impuestos, etc.
Estos movimientos se registrarán a través de un documento del tipo Resumen Bancario, por ejemplo “Resumen Liquidación Tarjetas”.
Es aconsejable crear un documento por cada tarjeta utilizada, donde se consignarán los gastos.
Pasos:
- Crear un documento tipo Resumen Bancario (ej.: Resumen Liquidación Tarjetas)
- Crear un documento por cada tarjeta utilizada
- Ingresar los gastos y percepciones sufridas
- Impactar los montos en la cuenta bancaria para su conciliación posterior.
Estos documentos deben estar incluidos en las exposiciones fiscales correspondientes:
- IVA Compras
- 3685 Compras
- Posición de IVA
- Otras exposiciones fiscales requeridas
Consultas y análisis
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Análisis de Órdenes de Pago: Permite visualizar el estado de los pagos realizados con tarjetas.
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Libro Mayor: Permite visualizar los movimientos de las cuentas para conciliación.