Objetivo
La funcionalidad de Gestión de Invitados permite a los usuarios Administradores del Portal de Proveedores de Granos listar, administrar y enviar invitaciones a usuarios (productores agropecuarios o agentes comerciales) para que accedan al portal.
Esta gestión se vincula directamente al ABM de Clientes del ERP, asegurando que solo se invite a usuarios asociados a empresas registradas como clientes y evitando la carga manual de datos. El acceso al portal para los usuarios invitados mejora la trazabilidad, transparencia y comunicación al proveerles acceso a datos clave como contratos de granos, saldos, y entregas.
Paso a Paso: Gestión de Invitaciones
Acceso desde Menú>Administrar>Plug & Go
El proceso de gestión se divide en dos secciones principales: la Visualización del Listado y la Creación/Administración de Invitaciones.
1. Visualización y Filtros del Listado
El listado de invitados permite al administrador tener una visión completa de todos los accesos al portal.
| Dato de Visualización | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Nombre completo del invitado. |
| Correo electrónico del invitado. | |
| Estado | Muestra el estado actual: Pendiente (invitación enviada, no aceptada) o Aceptado (usuario con acceso). |
| Permisos | Indica el nivel de acceso (por ejemplo: Invitado). Sugerencia: Los permisos se pueden editar después de que el usuario acepta la invitación. |
| Empresa | La empresa del ABM de Clientes del ERP a la que está asociado el invitado. El listado se agrupa por este encabezado. |
| Último Acceso | Fecha y hora de la última vez que el invitado ingresó al portal. |
Acciones de Listado:
- Scroll Infinito: La navegación del listado no utiliza paginación, sino un scroll infinito para cargar los datos.
- Búsqueda: Utilice el campo de búsqueda rápida para filtrar por nombre o email.
- Sub-filtro: Permite filtrar la lista por estado, empresa o usuario.
- Descarga: Exporte la lista completa de invitados en formato CSV o Excel.
- Configuración: Opciones avanzadas de visualización.
2. Creación y Envío de Invitaciones
Para generar una nueva invitación, haga clic en el botón “+ Invitar”. Se abrirá un popup con los siguientes pasos:
A. Selección de Empresa
- Selector de Empresa (Obligatorio): Seleccione la empresa cliente del ERP a la que está asociado el usuario a invitar.
- Importante: La lista proviene del ABM de Clientes del ERP y solo se mostrarán las empresas a las que el usuario administrador tiene acceso.
B. Selección de Usuarios
- Selector de Usuarios (Multiselección): Aquí seleccionará a los usuarios a invitar.
- Importante: Solo se mostrarán las cuentas de correo registradas en el ABM de Clientes que estén asociadas a la empresa seleccionada en el paso anterior. Se permite la selección de múltiples usuarios para un envío masivo.
C. Personalización del Email
- Asunto: Ingrese el asunto del correo de invitación. Es un campo de texto editable.
- Texto: Ingrese el cuerpo del mensaje de invitación. El texto está limitado a 2000 caracteres.
- Consideración: Los correos se envían en texto plano (sin formato HTML).
- Opciones de Plantillas: Haga clic en “Mis plantillas” para gestionar mensajes predefinidos.
- Puede Seleccionar una plantilla previamente guardada.
- Puede Guardar el asunto y texto actual como una nueva plantilla.
- Puede Eliminar una plantilla guardada.
- Sugerencia: Las plantillas guardadas son globales para todos los administradores del portal.
D. Envío y Registro
- Haga clic en el botón “Enviar”.
- El correo se enviará a los usuarios seleccionados.
- La invitación quedará registrada en el listado con el estado inicial Pendiente.
- Nota: El cambio de estado de “Pendiente” a “Aceptado” ocurre automáticamente mediante un proceso de verificación interna que no forma parte de este desarrollo.
3. Acciones de Gestión Post-Envío
Sobre las invitaciones registradas, el administrador tiene las siguientes opciones disponibles a través del botón “Acciones”:
- Reenviar Invitación: Envía nuevamente el correo a los usuarios seleccionados.
- Se permite la selección múltiple para reenviar a varios usuarios a la vez.
- Eliminar Invitación: Elimina el registro de la invitación.
- Se permite la selección múltiple para eliminar a varios usuarios a la vez.
- Editar Permisos: Permite modificar los permisos de acceso al portal.
- Esta es una Acción individual.
- Solo se puede modificar los permisos de usuarios que ya estén en estado “Aceptado”.
- Se permite cambiar permisos de lectura y edición.
- Nota: No se puede editar el contenido de una invitación que ya fue enviada.
Sugerencia Final: Se recomienda revisar periódicamente el listado de invitaciones con estado Pendiente y utilizar la acción de Reenviar Invitación para gestionar a aquellos usuarios que aún no hayan accedido al portal.