Proceso de Compras - Gastos y Servicios

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Thu, 30 Jan 2025 12:31:39 +0000
Compras

Índice

Diagrama Contextual

Modo de Uso

Orden de Compra

Factura de Compra

Configuraciones Necesarias

Maestro Proveedores

Maestro Productos

Relación entre Documentos

Tipos de Documento

Diagrama Contextual

El siguiente diagrama plantea un escenario para un caso típico de compras de Gastos y Servicios, que se explica en detalle.

Se considera “Gastos y Servicios” a cualquier compra que no sea de productos stockeables, es decir, que no requiera una recepción del mismo (ingreso a stock).

El sector correspondiente de la organización ingresa en una orden de compra lo solicitado al proveedor. En todo momento, el área de compras tiene visibilidad del estado de las compras efectuadas y la cuenta corriente a través de los distintos informes que presenta el sistema.

Los maestros más importantes que se utilizan en estas transacciones son “Productos” y “Proveedores”.

Modo de Uso

Orden de Compra

Un circuito de compras de un Gasto o Servicio comienza cuando un área de la organización tiene una necesidad y registra en el sistema una orden de compra.

Se accede a la transacción desde Menú → Gestión Empresarial → Compras → Transacciones → Órdenes de Compra.

Para esto dispone de un asistente que facilita el registro de la misma. Al ingresar se muestra una grilla donde se observan todas las órdenes de compra efectuadas, desde la cual también es posible ingresar nuevas órdenes.

Para cargar una nueva Orden de Compra, se hace clic en el botón Nuevo.

El sistema presenta el asistente:

El sistema propone el asistente. En este caso, se selecciona el Workflow “Compras - Servicios y Conceptos - Sin Asistente” para cargar la Orden de Compra.

Los campos más representativos de la orden son:

Proveedor: indica a quién se le está comprando. Existe un Maestro de Proveedores.

Condición de pago: la condición de pago pautada con el proveedor. Existe un maestro de condiciones donde se dan de alta: Maestro de Condiciones de Pago.

Moneda: indica en qué moneda se registra la compra. En el caso de trabajar con una moneda distinta a la principal, para que el sistema realice bien los cambios, se debe ingresar la cotización del día (Maestro de Monedas).

Por cada ítem, se registra la cantidad a comprar y el precio con el cual se realiza la compra. También existe la opción de ingresar una fecha de próximo paso para indicar cuando se necesita realizar la recepción, que debe ser posterior a la fecha de documento.

En la misma orden de compra se puede ver el IVA calculado en la solapa de Conceptos.

En la solapa de Vencimientos se ven los vencimientos que se pautan para los distintos pagos de acuerdo a la condición de pago elegida.

La orden de compra NO genera asiento contable.

El usuario de compras dispone de los informes: Análisis de Órdenes de Compra y Tracking de Operaciones de Compra, que ayudan a seguir la situación de las compras.

El informe Tracking de Operaciones de Compra permite conocer cuál fue la última transacción realizada sobre la OC.

Factura de Compra

Una vez más, el sistema dispone de los asistentes que permiten ubicar con facilidad las órdenes de compra que contienen todos los datos que se identifican en la factura del proveedor.

Para ingresar a registrar una factura de compra, se ingresa a Menú → Gestión Empresarial → Compras → Transacciones → Facturas

El sistema presenta el asistente de “Compras - Servicios y Conceptos” que permite seleccionar los ítems a facturar.

Nuevamente, se pueden presentar distintas alternativas para registrar la factura de compra. Puede realizarse a través del asistente o se puede cargar la factura en forma directa.

Ante esta situación se realiza la factura sin asistente y luego se vincula con la orden de compra a través del botón “Vinculaciones”.

La pantalla que se presenta para registrar es la siguiente:

Si la transacción se realizó con asistente, la pantalla recuperará toda la información de las órdenes de compra que la precedieron, si se carga una factura de manera directa, se deben completar todos los datos necesarios para poder guardar la factura.

Los datos relevantes que deben figurar son:

Condición de pago: este dato se puede modificar y de él depende como se abren los montos de los vencimientos en la solapa Vencimientos.

Moneda: el sistema es bimonetario en cuanto a la contabilidad y multimoneda en cuanto a las registraciones; a través de la moneda y la solapa cotizaciones se le indica al sistema como se está registrando.

Provincia Origen y Provincia Destino: estos campos sirven para obtener los reportes relacionados al cálculo de los coeficientes del artículo 2 de la resolución para liquidaciones de ingresos brutos del convenio multilateral.

En cuanto a los ítems, se puede ajustar el precio y cuando se refresca la pantalla, cambia el importe.

Además, la transacción cuenta con un campo llamado Total de Control; este campo se completa con el total de la factura del proveedor y el sistema siempre válida el campo Total contra el campo Total de Control. Este campo es configurable.

En la solapa Conceptos, el sistema dispone de una grilla para cargar los valores relacionados con los impuestos calculados en las facturas que vienen desde el proveedor como puede ser IVA, impuestos internos, entre otros.

Al grabar la factura, el sistema realiza un asiento contable con las cuentas asociadas a la organización, los productos y los conceptos. El asiento se puede visualizar en la solapa Asiento dentro de la Factura de Compra previamente guardada o se ingresa a través del botón imprimir y eligiendo el formulario Asiento. También se puede acceder a través del Libro Mayor ubicado en Menú → Contabilidad → Informes → Libro Mayor.

La factura genera en el sistema un “Pendiente” en importes, lo que permite aplicarla con una Orden de Pago o con una Nota de Crédito proveniente del proveedor.

Para poder llevar las cuentas corrientes, se dispone de los informes de Cuenta Corriente de Proveedores, Saldos de Proveedores y Composición de Saldos de Proveedores. A estos informes se accede a través de Menú → Gestión Empresarial → Compras → Informes, encontrando los principales en el panel y el restante en la opción Más Informes.

Todos los informes a utilizar, son los mismos que se detallan en el documento de alcance de Compras Generales.

Configuraciones Necesarias

Maestro Proveedores

Se accede a través de la ruta de Menú → Gestión Empresarial → Compras → Maestros → Proveedores.

El maestro de proveedores sirve para registrar todos los datos generales, contables e impositivos de las organizaciones con las cuales se relaciona la organización al momento de las compras.

Entre los datos más destacados a completar y que influyen en el comportamiento del núcleo funcional de compras están: (Para mayor información referirse al Maestro de Proveedores)

Código

Activo

Nombre

Razón Social

Categoría Fiscal

Identificación Tributaria

Nro. de Identificación Tributaria

Email

Categoría SIAP

Solapa Retenciones y Percepciones: en el caso de ser una organización que deba retener, esta solapa indicará que tipos de retenciones y conceptos de retenciones se aplican a este proveedor. Ver retenciones en la ayuda del sistema.

Solapa Datos Contables: en esta solapa se completan datos de la cuenta contable que tendrá la organización.

Maestro Productos

Se accede a través de la ruta de Menú → Gestión Empresarial → Inventarios → Maestros → Productos.

El maestro de productos se utiliza para llevar un registro de los artículos a comprar/comprados. Dentro del maestro hay determinados datos para completar que se refieren a compras y se ubican en la solapa de compras:

Cuenta de Compras: representa las cuentas a las cuales se van a imputar las compras de este producto.

Concepto Compra: el producto debe ser asociado a un concepto de productos para su compra. Este concepto permitirá que el producto sea utilizado luego en las transacciones cuyos documentos lo tengan asociado como Concepto de Producto. En este caso, el concepto que se debe utilizar es “Gastos y Servicios”. Este concepto se utiliza para los productos NO STOCKEABLES, es decir, gastos o servicios.

Unidad de Compra: define la unidad en la que se compra el producto (kilo, metros, cabezas, bultos, cajas, etc.). Las unidades se ingresan previamente en el maestro de Unidades.

Tasa impositiva Compra: representa la tasa impositiva con la cual se encuentran gravadas las operaciones de compra de este producto.

Relación entre Documentos

Se accede a través de la ruta de Menú → Configuración → Diseño del espacio de trabajo → Documentos → Relación entre documentos

Los Workflows establecen de qué modo se aplican las transacciones en los diferentes circuitos. Esto hace más efectiva la gestión, dado que mediante la selección de un Workflow en el asistente, al cargar una nueva transacción, se filtran los documentos a aplicar.

Para el caso de la compra de Gastos y Servicios, se debe utilizar el workflow “Compras - Servicios y Conceptos”.

El mismo debe estar configurado de la siguiente forma:

Tipos de Documento

Se accede a través de la ruta de Menú → Configuración → Diseño del espacio de trabajo → Documentos → Tipos de documento

Los tipos de documento involucrados en este proceso, en Concepto Productos deben tener configurado el concepto “Gastos y Servicios”. Caso contrario, no se podrán cargar.

Nota: los informes de este proceso, son los mismos que los mencionados en el documento de Compras Generales.

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