A partir de ahora, el sistema registrará de forma automática la baja de tus bienes de uso individuales en el momento exacto en que guardes su factura de venta correspondiente. Este cambio elimina la necesidad de realizar actualizaciones manuales en el registro de activos, asegurando que la información contable de la empresa esté siempre al día y libre de errores humanos.
¿Para qué sirve? Esta mejora automatiza por completo el proceso de salida de los activos fijos de la empresa cuando se concreta una venta. Resuelve la tarea de tener que ingresar manualmente a la ficha de cada bien para cambiar su estado y registrar la fecha de baja. De esta manera, se ahorra tiempo administrativo, se optimiza el orden de los datos y se evitan posibles descuidos o inconsistencias contables.
¿Qué se mejoró?
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Actualización automática inmediata: Al momento de guardar una factura de venta individual, el sistema modificará el estado del bien (cambiando de “Activo” o “Finalizado” a “Baja”) de forma automática en sus registros.
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Asignación de fecha oficial: El campo de la fecha de baja en la ficha del activo se completará automáticamente utilizando la misma fecha de emisión que tenga la factura de venta.
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Filtro por tipo de bien: Esta función aplica exclusivamente para bienes de tipo Individual. Los bienes clasificados como Genéricos no se modificarán de forma automática.
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Control y seguridad contable: Si la fecha de la factura corresponde a un período donde ya se calcularon y cerraron las amortizaciones (el desgaste contable del mes), el sistema bloqueará la baja automática para evitar errores en los balances y emitirá un aviso de alerta.
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Restricciones de modificación: Para proteger la integridad de la información, la automatización solo se activa la primera vez que se guarda la factura. Si luego se modifica la fecha, se cambia el bien de uso asociado, se genera una nota de crédito o se elimina la factura, el sistema no revertirá ni actualizará el registro del bien automáticamente.
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Exclusión de facturación masiva: El proceso no se ejecutará en escenarios de facturación en lote o masiva, protegiendo así el rendimiento del sistema y evitando la saturación en los envíos de correos automáticos.
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Correos de notificación automáticos: Dependiendo del resultado de la venta, el equipo administrativo recibirá en su casilla alguno de los siguientes correos electrónicos de control:
Nota: [Para que esta automatización funcione correctamente, es obligatorio que la cuenta contable utilizada para la venta de bienes de uso tenga activa la configuración que exige ingresar el “Bien de Uso” como un dato obligatorio].
Nota: [Si el sistema no cuenta con un grupo de correos configurado, el bien de uso igualmente cambiará su estado a “Baja” con éxito, y podrás revisar el estado del proceso en el monitor interno de control].
Pasos a seguir
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Ve a la sección de carga de Facturas de Venta en tu aplicación de gestión.
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Completa los datos principales del comprobante de manera individual.
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En las líneas de los artículos o productos, asegúrate de asignar el Bien de Uso correspondiente utilizando su etiqueta identificadora (dimensión).
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Haz clic en Guardar por primera vez para registrar el comprobante. El sistema realizará la validación interna y actualizará el estado del activo de forma automática, enviando la respectiva notificación a tu bandeja de entrada