1. Introducción
A menudo, vemos al software simplemente como un lugar donde “cargamos datos”. Pero la realidad es que el software es solo el vehículo; el motor que lo mueve es el BPM (Business Process Management) o Gestión de Procesos de Negocio.
1.1 ¿Qué es exactamente BPM?
No es un software, ni una regla estricta; es una metodología de gestión. El BPM se enfoca en optimizar los procesos de una organización para que sean eficientes, adaptables y, sobre todo, lógicos.
En términos simples: es la disciplina de analizar cómo hacemos las cosas, identificar dónde estamos fallando y rediseñar esos pasos para que el trabajo fluya sin tropiezos.
En la siguiente imagen podemos ver un flujo de proceso en BPM que corresponde a un proceso de Autorización de Compras:
Para bajar esto a tierra, veamos cómo se aplica en situaciones que seguramente viven a diario:
El proceso de Cuentas por Pagar
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Sin BPM: El proveedor envía la factura por mail, alguien la imprime, la deja en el escritorio del gerente, el gerente la olvida tres días, luego Finanzas no sabe si el producto llegó y el pago se atrasa.
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Con BPM: El sistema detecta la entrada de la factura, verifica automáticamente contra la orden de compra y el remito de recepción, y envía una alerta al gerente para su aprobación digital. Si no aprueba en 24 horas, el sistema escala el aviso. Resultado: Pago en tiempo y forma con cero papel.
Onboarding de un nuevo empleado
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Sin BPM: RRHH contrata a alguien, pero el día que llega no tiene computadora, no tiene usuario del ERP y nadie le avisó a Mantenimiento que necesitaba un escritorio.
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Con BPM: La contratación dispara una serie de tareas automáticas: TI recibe un ticket para preparar el equipo, Seguridad recibe la orden de crear el acceso y Capacitación agenda la bienvenida. Todo ocurre en paralelo.
1.2 Beneficios de Implementar BPM
- Visibilidad total
Se acaba el “no sé en qué estado está el trámite”. Sabemos quién tiene la pelota en cada momento.
- Reducción de Errores
Al automatizar pasos repetitivos, eliminamos el factor del “olvido humano”.
- Modelado de Procesos
Permite diseñar y representar visualmente los procesos empresariales mediante diagramas estandarizados, lo que facilita su comprensión y análisis.
- Automatización de Flujos de Trabajo
Los procesos diseñados pueden ser automatizados, reduciendo la intervención manual y optimizando tiempos de ejecución. Esto se logra integrando sistemas, aplicaciones y servicios en la ejecución del proceso.
- Ejecución y Orquestación
BPM permite coordinar la ejecución de actividades en un flujo estructurado, asignando tareas a usuarios, activando reglas de negocio y comunicándose con diferentes sistemas.
- Reglas de Negocio y Toma de Decisiones
A través de reglas predefinidas, BPM puede evaluar condiciones y dirigir el flujo de trabajo según escenarios específicos. Por ejemplo, en una aprobación de solicitud, puede redirigir la tarea a diferentes responsables según el monto de la operación.
- Monitorización y Seguimiento
Ofrece herramientas para el seguimiento en tiempo real de los procesos, permitiendo visualizar en qué etapa se encuentra cada caso, identificar cuellos de botella y medir indicadores clave de rendimiento (KPIs).
- Optimización y Mejora Continua
Gracias al análisis de datos y métricas, BPM permite ajustar y mejorar los procesos con el tiempo, aplicando metodologías como Ciclo de Deming (PDCA) para la mejora continua.
- Integración con Otras Tecnologías
BPM puede interactuar con APIs, bases de datos, sistemas ERP, CRM y otros software empresariales, facilitando la interoperabilidad entre aplicaciones.
- Agilidad y flexibilidad
Los procesos pueden adaptarse fácilmente a cambios en las normativas, estrategias de negocio o necesidades del mercado sin afectar el funcionamiento general de la empresa.
En resumen:
Reducción de Costos: Disminuye tareas repetitivas y automatiza procesos manuales.
Mayor productividad: Optimiza la asignación de recursos y reduce tiempos de respuesta.
Transparencia y Control: Facilita la auditoría y el cumplimiento de normativas.
Mejora en la Experiencia del Cliente: Permite procesos más ágiles y eficaces.
Toma de Decisiones Basada en Datos: Proporciona información clave para optimizar operaciones.
1.3 Finnegans BModeler
Es una herramienta dentro del ecosistema ERP de Finnegans que permite la automatización de procesos manuales a través de la creación y gestión de diagramas de flujo de procesos.
Finnegans BModeler está compuesto por:
BModeler Equipos: es la prestación que nos permite crear equipos, cuyos miembros pueden ser usuarios con diferentes roles jerárquicos para tareas específicas del proceso.
BModeler Procesos: es la prestación que nos permite crear y diseñar los procesos mediante el diagramador. Además, podremos definir el comportamiento configurando las distintas actividades que son parte del proceso
BModeler Casos: en esta sección podremos crear nuevas instancias del proceso dónde se ejecutan o llevan a cabo las actividades.
Estas prestaciones están disponibles en las siguientes opciones de menú en la barra lateral izquierda
No visualizo alguna de las opciones de BModeler en el menú lateral
Para poder acceder a “Procesos”, “Casos” o “Equipos”, es necesario brindar los permisos correspondientes a través del maestro de prestaciones.
Para realizar esto, el administrador del espacio de trabajo debe acceder a “Prestaciones” a través del menú → configuración → diseño del espacio de trabajo → seguridad → prestaciones
Ingresar “BModeler” en el buscador, y a continuación se visualizarán las tres prestaciones mencionadas anteriormente.
Se debe hacer clic en la prestación sobre la cual queremos dar permisos, y luego, se debe hacer clic en el botón “Permisos” en la barra superior derecha.
En la pantalla de Permisos se visualizará la siguiente grilla, en donde se definirá a qué roles se dará acceso, haciendo clic en el ícono “con una cruz” de la columna “Accede”. En la siguiente pantalla, se debe seleccionar el rol para el cual se habilita la prestación en el menú. Por último aparecerá un ícono “con tilde verde” y en la columna “Equipos con permisos” los roles a los cuales se les dio acceso.
Importante: para que los usuarios puedan visualizar las prestaciones de BModeler, una vez que otorgaron el acceso, deberán cerrar sesión y volver a ingresar.