¿Para qué sirve?
Permite agilizar el registro de facturas de compras descargadas desde AFIP en el ERP.
¿Quiénes pueden usarlo?
Destinado a usuarios internos que requieren contabilizar facturas de proveedores en el sistema de gestión.
La aplicación funciona a nivel EMPRESA (CUIT), por lo tanto, una vez descargada en el espacio de trabajo, deberán configurar la misma en tantas empresas como necesiten.
Importante: Si estás usando la V1.0 del Bot de Compras, es necesario que actualices la versión, desinstalando ésta e instalando la última versión disponible, para continuar teniendo soporte.
Antes de empezar
Pre-equisitorios para descargar la aplicación:
- Permisos: para poder instalar la aplicación deberás contar con permisos de Administrador en la empresa para la cual se instalará.
Si tenés dudas, te dejo el Video
Pre-requisitos para utilizar la aplicación:
- El Bot de Compras valida la existencia de las facturas de compras, respetando el formato de número de comprobante de AFIP, compuesto por: Código de Tipo de Comprobante (1 letra) + Puntos de venta (5 dígitos) + Número de Comprobante (8 dígitos) → Ejemplo: A-00001-00001234.
Asegurate de que la máscara de punto de venta en ERP posea el formato indicado (5 dígitos).
- Actualmente la aplicación NO contempla workflows con procesos de autorización (estamos trabajando para ello).
Paso 1 - Instalar la Aplicación
Desde Menú izquierdo → Administrar → Plug & Go podrás ingresar a la vista de las Aplicaciones.
En la solapa “Catálogo”, deberás buscar la aplicación e instalarla.
Si tenés dudas para instalar la aplicación te dejo el Video
Una vez instalada, estará disponible en la solapa “Instaladas”, donde podrá definir los permisos, presionando “Administrar”.
Ingresando en Administrar, podrás ver la solapa “Administrar mis aplicaciones”, donde el Administrador definirá los permisos de los usuarios o equipos que accederán al Bot de Compras para la empresa en la que se encuentra posicionado.
Una vez seleccionado el usuario o el equipo podrás otorgar permisos activando el check “Accede”, como se muestra en la imagen.
Paso 2 - Acceder a la aplicación
Desde Menú izquierdo → Aplicaciones →Bot de Compras V2.0
Paso 3 - Configurar la aplicación
Tener presente que en este punto las configuraciones que se realizarán aplicarán a la empresa (sucursal) en la que encuentra logueado. Es decir, se podrán descargar facturas de compras de la Empresa/sucursal en que se encuentra.
Para utilizar el Bot de Compras se deberán realizar 2 configuraciones:
- Configuración conexiones
- Configuración documentos
1. Configuración de conexiones
Para poder descargar facturas, la aplicación deberá poder conectarse con la fuente origen de esos documentos.
En esta versión conectaremos con el Fisco para descargar las facturas de compras desde AFIP > MIS COMPROBANTES > RECIBIDOS.
Al momento que se instala la Aplicación, se genera un servicio programado que se ejecuta 2 veces al día (cada 720 minutos) para descargar las facturas del Fisco.
Para esto se deberá contar con los datos pertenecientes a la cuenta de la empresa en AFIP.
Activar el check “Fisco”
Presionar sobre el ícono 
como se muestra en la imagen
Si la empresa que va a configurar ingresa a AFIP directamente, sin cuenta delegada, deberá completar sólo la información de la contraseña y GUARDAR.
De esta forma, el Bot podrá establecer conexión y recuperar las facturas.
Configuración del fisco:
- Uso cuenta delegada: estará desactivado si la conexión a AFIP se realiza con la CUIT y contraseña de la empresa en la que se encuentra logueado. Deberá ser activado cuando acceda a través de otra CUIT.
- Identificación Tributaria de la empresa: visualizará la CUIT de la empresa en la que se encuentra ubicado, y para la cual se descargarán las facturas
- Contraseña: deberá completar la contraseña con la que accede a AFIP para poder conectarse.
Por último “GUARDAR” para registrar la información ingresada.
Caso contrario, si usa una cuenta delegada, es decir el ingreso a AFIP se realiza con una CUIT distinta a la de la empresa, entonces deberá Activar el check “Uso cuenta delegada”.
En este caso, será requerido completar Identificación Tributaria y Contraseña, de la persona/entidad en la que delega esta operación.
Para finalizar GUARDAR.
Ya tenés la configuración de conexión con AFIP.
IMPORTANTE: el cliente previamente debe haber cumplido con este procedimiento de AFIP para que funcione le delegación de cuentas en el bot y descargue las facturas correspondientes.
Importante Caducidad de Credenciales: Tener presente que periódicamente, por seguridad, las credenciales de AFIP, se actualizan, por lo que será necesario realizar el cambio en este apartado.
En el caso que las credenciales hayan cambiado y no se hayan actualizado en la aplicación, recibirá un mensaje de advertencia, recordando el cambio en la configuración de conexiones.
2. Configuración de documentos
Se deberán configurar los campos iniciales que se visualizarán en las facturas al momento de que sean completados.
Al momento de contabilizar un documento, el mismo tendrá precargado los datos inicializados previamente en la configuración. Estos campos pueden ser modificados durante la edición del documento.
3. Configuración de proveedores
-
Si el único origen activo es AFIP, por default la aplicación descargará todas las facturas de proveedores con ese origen, y NO deberán configurar nada en esta sección.
-
Si además de AFIP, esta configurado el origen DEALS, en esta sección deberán asignar para el/los proveedores correspondientes el origen DEALS. De esta manera, para esos proveedores el origen de las facturas va a ser DEALS y no AFIP.
-
Si además de AFIP, el usuario contrató el Portal de Compras, cuando desde esa app invite a los Proveedores, automáticamente desde “configuración de proveedores” se les adignará a los mismos el orígen PC. De esta manera, para éstos el origen de las facturas en el bot será PC y no AFIP (evitar duplicidad).
Paso 4 - Modo de uso
Ingresando a la Aplicación podrás ver la home:
- A la izquierda de la pantalla los accesos a configuraciones y el enlace para contabilizar documentos
- En el centro: Indicadores
- Facturas Pendientes Totales: Cantidad de Facturas pendientes de contabilizar
- Facturas - últimos 30 días: Cantidad de Facturas por estados (Pendientes, Procesadas, Rechazadas)
- Conexiones: Fecha última conexión realizada con origen de datos
Periódicamente (2 veces al día) se ejecutará un proceso programado que conectará con AFIP y recuperará las facturas de la empresa, quedando disponibles en la bandeja pendientes para ser contabilizadas.
La aplicación muestra en la Bandeja de PENDIENTES las facturas descargadas durante los últimos 30 días, que se encuentren en ese estado. Sin embargo se pueden buscar facturas anteriores a esos 30 días, desde parámetros, siempre que la aplicación haya estado instalada con anterioridad.
Es decir, diariamente, el sistema recupera las facturas pendientes de Contabilizar y las muestra en la Bandeja de Pendientes.
Cuando un usuario instala y configura la aplicación por primera vez, se podrán descargar Facturas hasta 10 días antes de la fecha de instalación.
Por ejemplo, si se instala la aplicación el día 20 del mes en curso, podrás descargar las facturas que hayan sido generadas desde el día 10 de ese mes. Lo que significa que podrás visualizar en la Bandeja de Pendientes las facturas desde el día 10.
Contabilizar facturas
En este enlace se podrán visualizar los documentos descargados agrupados en solapas según el estado en que se encuentran.
- Pendientes: documentos descargados periódicamente desde el origen configurado que aún no han sido contabilizados.
- Procesadas: documentos que ya han sido contabilizados.
- Rechazadas: documentos que no pudieron ser contabilizados.
En cada una de las solapas tiene herramientas que le permiten consultar los documentos:
Descarga: Podrás exportar los documentos en formatos Excel o PDF.
Filtro: Podrás aplicar filtros por cada uno de los campos de la grilla.
Parámetros de fechas: Podrás filtrar la información indicando Fecha Desde y Fecha Hasta.
Búsqueda: Podrás consultar información ingresando algún dato en la ventana de búsqueda.
Para contabilizar una factura, ingresar a la bandeja de pendientes y presionar sobre el documento que se desea contabilizar.
De esta forma se abrirá una nueva pantalla donde visualizará el comprobante.
Podrás ver que la cabecera del documento muestra información que no puede ser modificada:
- Proveedor
- N° de Comprobante
- Fecha de Comprobante
También tendrá disponible información que podrá ser completada/ modificada como:
- Moneda
- Cotización: cuando moneda sea distinta a “Pesos”
- Condición de pago
- Comp. Tipo impositivo
- Provincia Origen (se obtiene de la dirección de entrega del proveedor) / Destino (se obtiene de la dirección de la empresa (sucursal) en la que se encuentra logueado al momento de contabilizar la factura).
- Tipo Documento
- Workflow
Además de completar la información del documento, podrás adjuntar el comprobante a través del botón “Archivo”, podrás seleccionar el comprobante desde tu ordenador y adjuntarlo.
Para contabilizar, además deberá completar la información del documento en las solapas del detalle: Productos / Percepciones / Conceptos.
1. Productos:
Para completar el detalle de los mismos, podrá realizarlo de dos formas:
- a) Con asistente: asociando un documento ya generado desde el botón + como muestra la imagen. Desde una nueva pantalla podrá seleccionar los documentos relacionados desde donde se cargarán los productos.
Aclaración: actualmente el Bot de Compras NO calcula Conceptos, por lo tanto, al seleccionar productos con asistente NO heredará los Conceptos del mismo sino que deberá completarlos manualmente el usuario desde la aplicación (estamos trabajando para que el bot si los calcule).
*b) Sin asistente: dando de alta cada producto desde el botón + como muestra la imagen.
Al presionar el botón, se abrirá una nueva pantalla donde podrás seleccionar los productos, y registrar cantidad y precio. Además podrás definir Dimensión, valor y porcentaje del mismo.
Una vez completada la información, “GUARDAR” para registrar la información ingresada.
2. Percepciones:
En el documento también se podrán registrar percepciones en la solapa con ese nombre. Presionando sobre el botón + como se muestra en la imagen:
Desde la pantalla podrá seleccionar el Tipo de Percepción / Percepción que aplica y completar Importe y Base Imponible. GUARDAR para registrar lo ingresado.
Aclaración: AFIP no informa PERCEPCIONES, por eso es necesario cargarlas manualmente al contabilizar la factura.
3. Conceptos:
En los casos en los que los documentos descargados incluyan importes de “Conceptos”, el importe se visualizará en el Campo “Total Conceptos” y no podrá editarse.
En la solapa podrá ver el detalle del concepto (%), Importe calculado y base imponible. Deberá revisar esta información y realizar los ajustes que correspondan. Tener presente que el Total Concepto no puede ser modificado.
Podrá visualizar el Código de Autorización Electrónica (CAE) asignado por AFIP y la fecha de vencimiento del mismo, generado por el sistema.
Una vez completada la información de productos, percepciones y conceptos, el sistema calculará los Importes Totales (Bruto, Percepciones, Conceptos) y completará el campo “Total” con la suma de los tres anteriores.
Para contabilizar presionar el botón CONTABILIZAR, si los campos “Total” e “Importe Total de Control” son distintos, se emitirá un mensaje de advertencia para informar al usuario. El sistema permitirá contabilizar la factura en ERP. El Total que registrará será el ingresado por el usuario.
Antes de registrar la factura en ERP, el sistema realizará distintos controles. Si el documento que intenta contabilizar ya se encuentra registrado en ERP, no permitirá volver a registrar y alertará al usuario.
De esta forma, el sistema evitará registraciones duplicadas.
Una vez registrado la factura en ERP, la misma que se encontraba en la bandeja “Pendientes” pasará a la de “Procesadas”.
Si por algún motivo decide no contabilizar el documento, lo podrá “Rechazar”, y el mismo pasará de la bandeja “Pendientes” a “Rechazadas”.
Facturas Rechazadas
En esta solapa, las facturas podrán ser enviados a la solapa de “Pendientes”.
Para esto deberá seleccionar el documento y desde Más Acciones→Enviar a pendientes.
Desde la solapa pendientes, las facturas podrá volver a editarse.
* Aclaración: la funcionalidad de “Rechazar” es meramente para mover las facturas de la bandeja de “pendientes” a la de Rechazadas", pero NO es un rechazo genuino de facturas en AFIP.
Descarga el manual de uso haciendo clic aquí 
Manual de Uso - Bot de Compras V2.0
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