Cashflow - Guía de uso

Tesorería
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Proyectar tus finanzas: Guía de uso del Cashflow

Esta guía proporciona un paso a paso para utilizar la funcionalidad de Cashflow. Aprenderás a configurar, interpretar y manipular los datos de ingresos y egresos.

1. Entender la periodicidad y los saldos proyectados :calendar:

Para empezar a usar el Cashflow, es importante que comprendas los conceptos básicos:

  • Periodicidad: Define cómo verás tus proyecciones. Podés elegir entre:
    • Diario: :spiral_calendar: Muestra los movimientos día a día, considerando solo los días hábiles.
    • Semanal: :date: Agrupa la información por semana.
    • Mensual: :spiral_calendar: Muestra los totales por mes.
    • Anual: :spiral_calendar: Proyecta los datos de forma anual.
      Estas opciones se configuran en los parámetros del sistema.
  • Saldos proyectados: Podrás visualizar los ingresos y los egresos según:
    • Las cuentas configuradas.
    • Las transacciones establecidas en el tipo de documento.

2. Tipos de planificaciones: contingencias y presupuestos :bar_chart:

El Cashflow permite manejar diferentes tipos de proyecciones:

  • Contingencias: Son posibles gastos o cobros futuros que aún no tienen documentación formal. Por ejemplo:
    • Proyectar un sueldo a pagar en una cuenta específica.
    • Estimar el ingreso de un cheque a cobrar para una fecha futura.
    • Crear una contingencia:
      1. Hacer clic en “Nueva contingencia”.
      2. Elegir una categoría (podés usar una existente o crear una nueva).
      3. Definir la fecha de vencimiento en la que impactará.
      4. Ingresar el importe.
      5. Si conoces la cuenta, asignarla. Si no, dejarla como “Sin Cuenta” y luego podrás reasignarla.
      6. Configurar la repetición (anual o mensual) si es un gasto o ingreso recurrente.
      7. Hacer clic en “Guardar”.
        Las contingencias no necesitan ser exactas; dan una idea de los posibles movimientos.
  • Presupuestos (Forecast): Son proyecciones estructuradas. Si activas la opción de incluir “Forecast” en los parámetros, el sistema incorporará los datos de tus presupuestos a las proyecciones del Cashflow. Estos presupuestos se basan en los planes de ingreso, egreso, compras y ventas cargados previamente.

3. Navegar por el Cashflow (solapas principales) :compass:

La solapa Cashflow es un “cubo” de información donde verás diferentes categorías:

  • Saldos iniciales: El dinero al inicio del período.
  • Egresos: Tus gastos proyectados.
  • Ingresos: Tus cobros proyectados.
  • Saldo final: El resultado de tus ingresos menos tus egresos.
  • Descubierto: Si tu saldo final es negativo, se indicará aquí.
  • Disponibilidades: El dinero disponible en cada cuenta.
    • Al hacer doble clic en una fecha en la solapa “Cashflow” o “Sin conciliar”, el sistema te llevará a las transacciones que impactan en esa fecha.

4. Funcionalidades clave en el Cashflow :sparkles:

Aquí se detallan las acciones que podés realizar para gestionar tus proyecciones:

  • Fecha de vencimiento: Es crucial que las transacciones tengan una fecha de vencimiento configurada, ya que es lo que el Cashflow toma como base para las proyecciones.
  • Modificar fechas de vencimiento de transacciones:
    • En la solapa principal del Cashflow, hacer doble clic en la fecha que interese.
    • Se abrirá una ventana con las transacciones que vencen ese día.
    • Seleccionar las transacciones que deseas modificar.
    • Hacer clic en “Cambiar fecha” y seleccionar la nueva fecha de vencimiento.
    • Confirmar para actualizar el Cashflow.
    • Importante: Los cambios que realices en el Cashflow sobre la fecha de vencimiento no modifican la transacción original. Son solo para fines de proyección dentro del Cashflow. Las modificaciones hechas en la transacción original o en la composición de saldos sí se reflejan en el Cashflow.
  • Asignar cuentas a transacciones “Sin Cuenta” (contingencias):
    • Si creaste una contingencia “Sin Cuenta”, ir a la solapa “Sin Cuenta” dentro de “Disponibilidad”.
    • Hacer doble clic sobre el importe de la contingencia.
    • Se abrirá la transacción de contingencia.
    • En el campo “Cuenta”, seleccionar la cuenta bancaria o de efectivo a la que querés asignarla.
    • Hacer clic en “Guardar” y luego en “Cerrar”.
    • Actualizar el Cashflow para ver el impacto.
    • Esta acción permite “limpiar” la sección “Sin Cuenta” y asignar tus gastos o ingresos proyectados a la cuenta de disponibilidad correcta.
  • Excluir/Incluir tipos de documentos y cuentas:
    • Para tipos de documento: Si no querés ver ciertas transacciones (ej. pedidos de venta o solicitudes de orden de compra), podés excluirlas. Esto se configura en los “Parámetros” del Cashflow, sección “Tipo de documento”. Simplemente desmarcar la opción para que no impacten.
    • Para cuentas: Si no querés ver el Cashflow de una cuenta específica (ej. cuentas en dólares o cuentas sin saldo), podés seleccionarla en la sección de “Cuentas” y hacer clic en “Excluir”. Para volver a verlas, seleccionarlas y hacer clic en “Incluir”.
    • Nota: Las cuentas sin saldo no se muestran en el Cashflow a menos que tengan al menos $1 de saldo.
  • Suspender vencimientos: Si tenés transacciones antiguas o vencidas que no querés que aparezcan en tu proyección, podés:
    • Seleccionar las transacciones en la vista del Cashflow.
    • Hacer clic en “Suspender”.
    • Estas transacciones se moverán a la solapa “Suspendidos”.
    • Para volver a activarlas, ir a la solapa “Suspendidos”, seleccionar la transacción y hacer clic en “Activar”.
  • Conciliación:
    • La solapa “Conciliar” muestra las transacciones en estado “Sin conciliar” (similar a una conciliación bancaria).
    • Desde esta solapa, solo podés cambiar el estado de las transacciones. No podés modificar otros datos de las transacciones directamente aquí.

5. Aspectos a considerar al usar el Cashflow :thinking:

  • Días hábiles y feriados: El sistema toma por defecto los días hábiles. Los sábados y domingos no aparecen. Si una transacción cae en día no hábil, el sistema la “patea” al siguiente día hábil. No se pueden configurar sábados como días hábiles directamente en esta función.
  • Impacto de las transacciones:
    • Las transacciones que impactan en “Cantidad” afectarán la solapa de cantidades.
    • Las transacciones que impactan en “Cuenta Corriente” afectarán la solapa de operaciones de cuenta corriente.
  • Modo de impacto: En la configuración, podés elegir cómo impacten las transacciones: por porcentaje, monto fijo, por fecha de vencimiento de la transacción o por fecha de próximo paso (fecha de entrega).
  • Moneda: El Cashflow se puede ver solo en pesos o solo en dólares. No hay una solapa de cotizaciones para proyectar valores en distintas monedas directamente. Si tenés transacciones en dólares, el sistema tomará la cotización de la transacción. Para proyecciones de diferencia de cambio, podrías usar contingencias o los planes de cotizaciones en los presupuestos.
  • Datos y rendimiento: Si tu empresa maneja una cantidad de datos alta, la actualización del Cashflow puede ser lenta. Esto puede deberse a la capacidad del servidor.
  • El Cashflow no se “guarda”: Cada vez que ingresas al Cashflow, es un informe en vivo. Si realizas cambios y cierras, no quedan guardados como un “estado” permanente. Se actualiza con los datos del momento. Sin embargo, los filtros o la periodicidad que elijas (diario, semanal, etc.) sí se mantienen como “default” si sales y vuelves a entrar.
  • Exportar información: Puedes exportar el cubo del Cashflow para analizarlo fuera del sistema.