¿Cómo crear usuarios invitados de manera individual y masiva?

GO
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Consulta: ¿Cómo crear usuarios invitados de manera individual y masiva?

Respuesta:

Dentro de GO podemos crear usuarios invitados para que puedan acceder a ciertas aplicaciones. Para esto, al indicar el email del usuario a invitar, el mismo recibirá un correo electrónico informando la creación de su cuenta de invitado. Al aceptar la invitación, se confirmará la creación de su cuenta y el usuario será dado de alta en el sistema. Esta acción solo la puede realizar el usuario Administrador.

Pasos a seguir:

Invitar a un usuario

  1. Ingresar a Menú → Administrar → Usuarios Invitados

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  2. Ir a la opción “Invitar”.

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  3. Cargar el email del usuario a invitar

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  4. Completar a qué organización/es y empresa/s se desea dar acceso

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  5. Presionar “Agregar”

  6. Una vez agregado, es posible enviar invitaciones a otros usuarios, ingresando un nuevo mail y presionando la tecla “enter”

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  7. En caso de desearlo, se puede personalizar el email que le llegará a el/los usuario/s invitado/s

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  8. Presionar el botón “Enviar invitación”

Invitar a un usuario a una aplicación

  1. Ingresar en Menú → Administrar → Plug & Go.

  2. En solapa Administrar mis aplicaciones, elegir una aplicación en el desplegable y luego ir a la opción “Invitar”.

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  3. Seleccionar un usuario previamente creado y enviar invitación.

Guía de Utilización – Importación Masiva de Usuarios Invitados

Misma funcionalidad disponible en las diversas secciones:

  • Menú → Administrar → Plug & Go → [Aplicación] → Administrar → + Invitar → Importar usuarios
  • Menú → Administrar → Usuarios Invitados → Invitar → Importar usuarios
  • Menú → Contextos → Administrar → Administrar Usuarios → Invitar → Importar usuarios
  • Menú → Aplicaciones → [Aplicación] → Solapa Administrar → Administrar usuarios → Invitar → Importar usuarios

:white_check_mark: 1. ¿Qué permite esta funcionalidad?

Importar rápidamente usuarios externos a una aplicación, cargando un archivo Excel con sus datos.

:file_folder: 2. ¿Cómo preparar el archivo Excel?

  1. Descargá el template desde la opción “Descargar archivo modelo”.
  2. Completá las siguientes columnas:
  • EMAIL: correo del usuario.
  • ORGANIZACIONES: código de la organización. Si tiene varias, separarlas con punto y coma (;).
  • EMPRESAS: código de la sucursal. Si tiene varias, separarlas con punto y coma (;).
  1. Podés dejar una fila de encabezado (no es obligatorio quitarla).

:outbox_tray: 3. ¿Cómo importar el archivo?

  1. Seleccionar “Importar usuarios” desde alguna de las opciones mencionadas.
  2. Hacé clic en + Invitar → Importar usuarios.
  3. Cargá el archivo Excel.
  4. Revisá la previsualización de los usuarios a importar.
  • No se muestra la columna “Nombre”.
  • Se ven todas las columnas del archivo.
  1. Si todo está bien, hacé clic en Invitar.

:warning: 4. Validaciones importantes

  • Si el archivo tiene formato incorrecto, aparece: “Error! Formato incorrecto”.
  • Si algún código de empresa u organización no existe, se muestra un aviso con los errores detectados. Solo se importan los registros válidos.

Si el archivo tiene muchos usuarios (+3.000), puede demorar unos segundos. Se mostrará un spinner durante la carga.