¿Para qué sirve?
La funcionalidad de Enviar a firmar documentos en Quippos permite gestionar de forma eficiente el proceso de firma de documentos por parte de los colaboradores.
Antes de empezar
- Este procedimiento pueden realizarlo todos los usuarios con las prestaciones correspondientes.
- Administración de documentos (escritura)
- Administración de documentos (lectura)
Modo de uso
- Se puede seleccionar directamente el grupo de documento o se puede seleccionar los documentos de forma individual ingresando a un registro.
- Para enviar a firmar un documento se debe seleccionar desde los checkboxes que se ubican del lado izquierdo de cada uno de ellos. Se puede seleccionar un grupo de documentos o varios.
- Los documentos serán enviados individualmente a cada colaborador vinculado.
- Una vez que se seleccione el/los documento/os correspondientes se debe presionar el botón “Enviar comunicación”.
- Si el registro seleccionado incluye documentos que no pudieron ser vinculados, el sistema solo enviará aquellos documentos que sí fueron correctamente vinculados a colaboradores.
- Para enviar documentos de manera individual se debe ingresar a un registro, para ello se hace click sobre ella.
- Una vez que se ingresa se deberán seleccionar los documentos que se enviarán, se podrán seleccionar desde los checkboxes que se ubican del lado izquierdo de cada uno de ellos.
Tener presente que sólo podrán enviarse para la firma, aquellos documentos que han sido vinculados previamente. - Cuando se hayan seleccionado los recibos se deberá presionar el botón enviar a firmar.
- Al enviar a firmar los documentos, se visualizará un mensaje de éxito y estos dejarán de visualizarse en la grilla “Documentos a validar” y pasarán a visualizarse en “Administración de Documentos” con el estado Pendiente de firma o Pendiente comunicación.
El estado dependerá de la configuración que se haya seleccionado para el documento, ya que:
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Si se indicó que requiere firma del colaborador, el estado será “Pendiente de firma” hasta que el colaborador lo firme.
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En cambio, si no se indicó que requiere firma, el estado será “Pendiente comunicación” hasta que el colaborador lea el documento enviado.
- Los colaboradores que estén vinculados a los documentos enviados recibirán una notificación alertando que tienen documentos pendientes para visualizar.
Esta notificación se enviará únicamente si en la configuración del documento se seleccionó la opción “Notifica colaborador”.
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- Completar los datos requeridos
- Los campos con asterisco son obligatorios.
- El campo “Configuración a utilizar” es un selector que muestra todas las configuraciones de docuemntos dadas de alta y activas. Sirve para seleccionar que configuración se va a utilizar en la documentación que se sube.
- El check “Personalizado”; permite subir pdf en un archivo zip. y vincula automaticamente los pdf con los colaboradores activos de la organización.
- El check “general” permite subir un único archivo PDF y seleccionar un grupo de destinatarios al cual enviarlo. Los destinatarios pueden agruparse por:
- Áreas
- Puestos
- Colaboradores
Dentro del grupo seleccionado, es posible elegir uno, varios o todos sus integrantes.
Esta modalidad está pensada para el envío masivo de un mismo documento a múltiples personas en simultáneo.
- Al completar los datos se deberá presionar el botón “Guardar”.
- El sistema mostrará un mensaje indicando que la carga de documentos se ha iniciado y cuando haya finalizado se le notificará a través de los canales de comunicación definidos.
Importante: Para volver a cargar más documentos se deberá esperar que el sistema finalice de procesar los documentos en curso, solo cuando haya finalizado, podrá cargar nuevos documentos.
- Los documentos que se hayan cargado se visualizará en grilla, e indicará la cantidad de documentos subidos y cuántos de estos fueron vinculados de manera automática.
- Por cada registro que componen los documentos, podrás:
- Vincular manualmente
- Eliminar el registro desde los 3 puntos que se visualizan al lado derecho de cada registro
