¿Para qué sirve?
La firma de documentos en Quippos es una funcionalidad clave que permite a los colaboradores gestionar su documentación de manera rápida, segura y centralizada.
Antes de empezar
- Este procedimiento puede realizarlo cualquier usuario de Quippos cuyo estado sea activo.
- Los documentos se deben firmar del más antiguo al más reciente.
Modo de uso
- Seleccioná el documento a firmar más antiguo que esté en estado Pendiente de firma.
- Al ingresar, se abrirá una ventana emergente desde la cual podrás visualizar el documento y, en caso de estar habilitado, proceder a firmarlo.
La posibilidad de firmar o no dependerá de la configuración que haya definido el área de People para ese documento:
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Si la firma del colaborador no es requerida, solo se mostrará el documento para su lectura. No se podrá realizar ninguna acción de firma.
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Si la firma está habilitada, se mostrará la opción para firmar el documento. En ese caso:
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Si no está permitida la firma NO conforme, simplemente podrás firmar como Conforme.
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Si sí está habilitada la firma NO conforme, podrás elegir firmar como Conforme o NO conforme.
- En caso de firmar como NO conforme, deberás ingresar obligatoriamente un motivo, el cual será notificado al área de People para su análisis.
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- Si la configuración del documento lo requiere, la firma deberá ser validada. Esto puede hacerse mediante uno de los siguientes métodos:
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Reingreso de tu contraseña de Quippos
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Token enviado a tu correo electrónico
Si el documento no requiere validación, simplemente podrás confirmar la firma sin pasos adicionales.
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Al firmar o leer el documento, el estado cambiará:
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Si firmás el documento como Conforme, el estado cambiará a “Conforme”.
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Si firmás como NO conforme, el estado pasará a “NO conforme” y se enviará una notificación al área de People (usuarios con prestaciones de Administración de documentos), alertando la disconformidad para que analicen la situación y puedan revertir el estado si corresponde.
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Si el documento no requiere firma, al momento en que lo visualices su estado cambiará de “Comunicado” a “Leído” automáticamente.
Notificaciones
Cuando tengas documentos pendientes (si la configuración lo exige), recibirás una alerta desde la campana de notificaciones.
Campana de notificaciones → Nuevo documento pendiente de firma
Al ingresar en la notificación, serás redirigido automáticamente al documento correspondiente para visualizarlo y realizar la acción indicada.