Cómo importar Ordenes de Compras

Compras
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Guía Paso a Paso: Cómo Importar Órdenes de Compra

Este instructivo detalla el proceso para realizar una importación masiva de ordenes de compra al sistema utilizando una plantilla de Excel.

1. Descargar la Plantilla de Importación

Para comenzar, necesitas descargar el archivo que servirá como modelo para cargar los datos.

  1. Dirígete al menú principal y navega a Gestión empresarial > Compras > Transacciones > Ordenes de compra .
  2. Dentro de esta pantalla, haz clic en el botón Importar .
  3. Selecciona la opción Exportar la plantilla para descargar el archivo de Excel a tu computadora.

2. Completar la Plantilla de Excel

Al abrir el archivo, verás múltiples columnas. No es necesario completarlas todas, pero es crucial llenar las obligatorias con el formato correcto para evitar errores.

La plantilla se divide en dos secciones principales:

  • Datos de cabecera: Información general de la orden de compra que es la misma para todos los productos dentro de ella (ej. número de oc, proveedor, fecha).
  • Datos de ítem: Información específica de cada producto (ej. código de producto, cantidad, precio).

Manejo de órdenes con múltiples Productos

Si una orden de compra contiene varios productos, debes crear una fila por cada producto. Los datos de la cabecera se repiten en todas esas filas, mientras que los datos de los ítems cambiarán en cada una.

Para agrupar todas las filas que pertenecen a una misma orden de compra, utiliza la columna “Número”. Este es un número interno que tú defines para identificar la transacción. Todas las filas que compartan el mismo número en esta columna serán importadas como una única Orden de Compra.

  • Ejemplo: Para una OC con 3 productos, las primeras 3 filas tendrán el número “1” en la columna “Número”. Para una segunda OC con 2 productos, las siguientes 2 filas tendrán el número “2”, y así sucesivamente.

3. Detalle de las Columnas Obligatorias y Clave

A continuación se detallan los campos más importantes y cómo completarlos.

  • Número: Identificador interno para agrupar los productos de una misma orden de compra. No es el número de comprobante.
  • Fecha: Fecha contable de la transacción. Debe tener el formato dd/mm/aaaa (ej. 18/09/2025). Un formato diferente causará un error.
  • Proveedor : Debes ingresar el código del proveedor, no su nombre.
    • ¿Cómo encontrarlo? Ve a Gestión empresarial > Compras > Maestro de Proveedores .
  • Sucursal: Debes ingresar el código de la Sucursal.
    • ¿Cómo encontrarlo? Ve a Gestión empresarial > Configuración > Empresas > Sucursales .
  • Comprobante: Es el número de orden de compra emitido por el proveedor. Debe respetar el formato configurado en el talonario del sistema. Este campo se debe llenar SÓLO si la operación usa talonarios.
  • Condición de Pago : Se debe usar el código de la condición de pago.
    • ¿Cómo encontrarlo? Ve a Gestión empresarial > Tesorería > Maestro > Condiciones de pago .
  • Producto : Ingresa el código del producto tal como figura en el sistema.
    • ¿Cómo encontrarlo? Ve a Gestión empresarial > Inventarios > Productos .
    • :warning: Importante: Si el código tiene ceros a la izquierda (ej. “00123”), asegúrate de que la columna en Excel tenga formato “Texto” para que no se eliminen los ceros.
  • Cantidad : Número de unidades del producto que estás comprando.
  • Precio : Precio unitario de cada producto.
  • PrecioSobre : Precio Sobre de cada ítem.
    • Valores a enviar: 0 = Cantidad, 1 = Cant. Stock 1 y 2 = Cant. Stock 2.
  • Moneda y Cotización:
    • Moneda : Ingresa el código de la moneda de la transacción (ej. ‘ARS’ para pesos, ‘USD’ para dólares). Puedes encontrar los códigos en el maestro de monedas.
    • Moneda de la cotización : Si la Orden de compra es en una moneda diferente a la principal del sistema, debes indicar la cotización. Si la OC es en pesos, la cotización es 1 . Si es en dólares, ingresa el tipo de cambio correspondiente.
  • Fecha Base Vencimiento: Fecha de emisión que figura en el documento físico.
  • Importe Control: Es el Importe de control de la Orden de Compra. El mismo es configurable en el Tipo de Documento. Check “controlar totales importe” en solapa General.
  • Equipo Solicitante: Este es el Código del equipo solicitante si la transacción utiliza el proceso de Reglas de Autorización. Si NO utiliza este proceso, dejar vacío.

4. Columnas Opcionales Relevantes

  • Descripción (Cabecera): Un texto informativo para la cabecera de la OC. No es obligatorio.
  • Workflow: Código que vincula la OC con otras transacciones (como órdenes de compra). Para obtener este código, puedes:
    • Si tienes los permisos, buscarlo en el maestro de workflows.
    • Cargar una Orden de compra manualmente, seleccionar el asistente y luego ver el código en la ventana de vinculación.
  • Fecha del Comprobante: Fecha de emisión que figura en el documento físico. Puede ser distinta a la fecha contable.
  • Destinatario:
  • Provincia Destino:
  • Provincia Destino ítem:
  • Fecha Prox. Paso:
  • Dimensión (Centro de Costo): Si tu empresa utiliza centros de costo, aquí debes especificar:
    • Dimensión : El código de la dimensión (ej. DIMCTC ).
    • Valor de dimensión : El código del centro de costo específico (ej. “ADMIN” para Administración).
    • ¿Cómo encontrar los códigos? El código de la dimensión está en el maestro de dimensiones y el del centro de costo en Contabilidad > Maestro > Centro de costo .
  • Importe Total Control: Campo importante para compras que sirve como una validación adicional. Se recomienda completarlo.

5. Proceso de Importación en el Sistema

Una vez que la plantilla esté completa:

  1. Guarda el archivo de Excel en tu equipo.
  2. Regresa a la pantalla de Órdenes de Compra en el sistema.
  3. Haz clic en el botón Importar .
  4. Selecciona tu archivo de Excel.
  5. Elige el documento correspondiente (ej. “Orden de Compra”) y la empresa .
  6. Presiona el botón Importar .

6. Verificación Final

Al finalizar, el sistema mostrará un resumen (log) del resultado. Un mensaje como

“La importación finalizó, se importaron 2 de 2 registros” indica que el proceso fue exitoso.

Haz clic en Aceptar y actualiza la grilla de Órdenes de Compra. Deberías ver los nuevos documentos que acabas de importar.