Este manual te guiará a través del proceso de comercialización de venta de granos en Finnegans GO. Utilizar el sistema te permitirá tener un mejor control del negocio, saber cuánto se ganó, a quién se vendió, cuánto grano tenés certificado en distintas plantas, y cuánto de lo cosechado está liquidado o pendiente de liquidar. Esta información se puede obtener a través de los diversos informes disponibles en el sistema.
Introducción a los procesos de comercialización de granos
El proceso de comercialización de granos en Finnegans GO incluye los siguientes pasos y conceptos:
- Configuración de Maestros: Antes de iniciar las transacciones, es fundamental configurar los maestros principales en el sistema.
- Contrato de Venta: Este documento es el marco general de la operación.
- Carta de Porte (Entrega de Granos): Representa el traslado físico del grano.
- Certificado de Depósito (o 1116): Este documento certifica la recepción de la mercadería.
- Liquidación: Es el paso final donde se concreta la venta y se genera el impacto contable y de stock.
- Fletes y Gastos Comerciales: Pueden incluirse en la liquidación o gestionarse aparte.
- Inteligencia de Negocio: Se refiere a los informes y reportes disponibles en el módulo.
1. Configurar Maestros Principales
Antes de empezar, es crucial que los siguientes maestros estén correctamente configurados en Finnegans GO:
- Clientes: Los datos de tus clientes.
- Proveedores: Los datos de tus proveedores.
- Productos: La información de los granos que comercializas, incluyendo la unidad de stock y su relación.
- Depósitos: Los lugares donde almacenarás el grano. Es importante configurar correctamente los códigos de planta, la dirección fiscal y si son propios o de terceros.
- Tarifarios: Especialmente si trabajas con fletes a terceros.
- Maestro de Mermas de Mediciones: Para definir cómo se aplican las mermas (humedad, zaranda, volátil, etc.) en los certificados.
- Transportistas y Choferes: Si trabajas con transporte propio o contratado, puedes agregar estos maestros para mayor detalle.
2. Cargar un Contrato de Venta
El contrato de venta establece las condiciones comerciales de la operación, aunque no genera impacto directo en stock ni en contabilidad. Es fundamental para mantener la trazabilidad de la operación.
Paso a paso para cargar un Contrato de Venta:
- Definir la Fecha y Moneda: Indicar la fecha del contrato y la moneda en la que se pacta la operación (por ejemplo, dólares).
- Establecer las Condiciones del Contrato:
- Seleccionar el “tipo de contrato” (ej: contra entrega, escalera forward, a fijar precio, a fijar cantidad, o a fijar precio y cantidad).
- La condición del contrato determinará si se pueden cambiar las fijaciones (precio y cantidad) posteriormente.
- Ingresar el Producto y Cosecha:
- Seleccionar el grano que se está vendiendo.
- Indicar la campaña correspondiente (ej: 22-23).
- Definir el Precio y Cantidad Pactada:
- Si el contrato es a “fijar precio y cantidad”, podrás modificar estos valores posteriormente.
- El sistema traerá el cheque de “producción primaria”.
- Establecer la Fecha Mínima y Máxima:
- Estas fechas definen la vigencia del contrato.
- Asegurarse de que la fecha máxima sea posterior a la fecha del traslado para evitar errores al vincularlos.
- Indicar la Condición del Flete:
- Flete Pagado: No generará ningún documento de flete.
- Flete a Pagar: Probablemente generará una “recepción de flete” que deberás pagar.
- También se puede definir el pagador del flete si se conoce.
- Completar Información Adicional (Opcional):
- Indicar si exige medición de calidad en la liquidación.
- Especificar si existe un comisionista y su porcentaje de comisión.
- En la solapa “Concepto”, el sistema calculará el IVA sobre el producto.
- La solapa “Cotizaciones” mostrará la cotización del día.
- La solapa “Fijación y Precios y Cantidades” reflejará lo establecido en las condiciones del contrato.
- Gestionar Ampliaciones y Reducciones (Opcional):
- La solapa “Ampliación y Reducción” permite generar una ampliación o reducción del contrato durante su vigencia.
- La solapa “Escalera” funciona si el contrato tiene esa condición, aplicable a ciertas entregas en rangos de fechas.
- Visualizar Entregas, Certificados y Liquidaciones:
- Las solapas “Entregas”, “Certificados” y “Liquidaciones” agruparán los documentos asociados a este contrato a medida que se vayan generando.
Importancia de cargar el Contrato de Venta:
Es importante cargar el contrato, incluso si es “ficticio” o si el cliente no trabaja con contratos formalmente, ya que:
- Permite la trazabilidad de todas las operaciones (entregas, certificados, liquidaciones) dentro de un único contrato.
- Facilita la utilización de reportes y la búsqueda de información.
- Es necesario para que el flujo de trabajo de venta o compra de grano funcione correctamente en el sistema.
3. Gestionar la Entrega de Granos (Carta de Porte)
La Carta de Porte (o CPE, Carta de Porte Electrónica) es emitida por el productor y traslada el stock del grano al acopio. Impacta directamente en el stock y en la contabilidad.
Paso a paso para cargar una Carta de Porte (Traslado):
- Seleccionar Opciones de CPE: En la sección de CPE, puedes elegir entre “obtener”, “consultar”, “regreso” o “origen”.
- Importar o Obtener la CPE:
- Importar CPE: Si la CPE ya fue generada en AFIP, puedes importarla al sistema, siempre y cuando tengas delegado el Web Service.
- Consideración importante: Al importar una CPE de venta, actualmente solo se completa el campo de “peso entregador”; los campos de “peso bruto”, “peso tara” y “peso neto” quedan vacíos. En el caso de compras, sí se completan estos campos.
- Obtener CPE: Se recomienda usar la opción “obtener” para ventas, ya que permite generar la CPE directamente desde Finnegans GO y que se registre tanto en el sistema como en AFIP.
- Definir Cliente, Solicitante, Destinatario y Destino:
- Cliente: El cliente al que se le está vendiendo.
- Solicitante: La empresa que emite la carta de porte (el titular).
- Destinatario: A quién se le vende.
- Destino: La planta o acopio donde se entregará el grano (ej: Cargill).
- Vincular con el Contrato de Venta:
- Definir el producto y la cosecha. Esto permitirá al sistema mostrar los contratos de venta de grano disponibles para ese cliente y producto.
- Asociar el traslado con el contrato de venta correspondiente.
- Completar Datos de Peso:
- Ingresar el “peso bruto”, “peso tara”, “peso neto sin mermas” y “peso neto”.
- Indicar el “peso entregador”.
- Marcar el check de “fumigado” si aplica.
- Definir Depósito Origen y Destino:
- Depósito Origen: El depósito desde donde se está sacando el grano.
- Depósito Destino: El depósito donde se entregará el grano (ej: Cargill).
- Es fundamental que la configuración del depósito destino sea correcta (códigos adicionales de provincias y localidades, números de planta) para que la importación u obtención funcione bien con AFIP. Esta información se puede obtener del instructivo MAG del RUCA.
- Especificar Tipo de Transporte y Condición del Flete:
- Seleccionar el tipo de transporte.
- La condición del flete se arrastra desde el contrato, pero se puede modificar aquí si es “flete a pagar”.
- Si es “flete a pagar”, y el documento está configurado para ello, se generará una recepción de flete.
- Puedes definir un tarifario para el flete, el cual puede incluir la tarifa y los kilómetros a recorrer.
- Asignar Centro de Costo:
- Es un campo obligatorio relacionado con el transporte del producto (ej: comercialización trigo).
- Indicar Fecha y Hora de Partida: Son datos obligatorios para la obtención del CTG/CPE.
- Completar Datos de Chofer y Vehículo (Si Aplica): Si el transportista y los choferes están configurados con las patentes, esta información se completará automáticamente.
4. Certificar la Entrega (Certificado de Depósito 1116)
El certificado de depósito (también conocido como 1116) es emitido por el acopio (quien recibe la mercadería) y se utiliza para reflejar la cantidad real recibida después de aplicar mermas. Este documento impacta en el stock y en la contabilidad.
Paso a paso para cargar un Certificado de Depósito:
- Reflejar la Cantidad Certificada:
- Indicar la cantidad final del producto recibida.
- Aplicar mermas como humedad, zaranda, volátil, u otras si es necesario. Esto ajustará la cantidad certificada.
- Vincular con el Traslado: El certificado debe estar asociado al traslado de granos correspondiente.
- Completar Conceptos (Opcional):
- Puedes añadir conceptos como secado, zarandeo, IVAs, deducciones, etc.
- Se puede aplicar un comprobante tipo impositivo para informar posteriormente.
- Fecha de Vencimiento: El sistema tomará la fecha de vencimiento de la condición de pago.
- Generación de Recepción de Flete (Si Aplica): Si la configuración del tipo de documento lo permite, la recepción del flete se generará al guardar el certificado, en caso de que el flete sea a pagar y no se haya generado desde el traslado.
- Definir Mermas de Mediciones: El sistema toma las mermas de un maestro específico.
5. Realizar la Liquidación
La liquidación es el último paso del proceso, donde se concreta la venta. Es emitida por el acopio o el corredor y puede ser única, parcial o final. Genera IVA débito fiscal para el grano y IVA crédito fiscal para los gastos, y tiene impacto en stock y contabilidad.
Paso a paso para realizar una Liquidación:
- Iniciar la Liquidación: Se puede realizar a través de un asistente.
- Verificar Vinculación con el Contrato: Confirmar que la liquidación está vinculada al contrato de venta inicial.
- Datos Principales de la Liquidación:
- Cliente: Aparecerá el cliente del contrato.
- Fecha de Liquidación: La fecha en que se realiza la liquidación.
- Tipo de Liquidación: Seleccionar si es parcial, final o única.
- Condición de Pago: La condición de pago pactada.
- Moneda: La moneda en la que se liquida.
- Detalle del Producto:
- Se mostrará la cantidad certificada (ej: 9.89 toneladas) y el precio.
- Se calculará el importe total.
- Se indicará el depósito y la partida asociada a la campaña (ej: 22-23).
- Esto generará un registro contable de la venta y ajustará el stock.
- Gestionar IVA y Retenciones:
- El sistema tomará el IVA configurado en el producto.
- Puedes cargar retenciones si existen, o configurarlas para que se apliquen automáticamente.
- Revisar Cotizaciones: La solapa de “cotizaciones” mostrará la cotización del dólar a la fecha.
- Verificar Vencimiento: La solapa de “vencimiento” tomará los datos de la condición de pago.
- Analizar Asiento Contable: En la solapa de “asiento”, podrás ver cómo se compone el asiento contable de la liquidación (ej: cuenta cliente por el debe, contra venta de granos y débito fiscal).
Consideraciones Adicionales sobre la Liquidación:
- Liquidación Parcial vs. Final: Al realizar una liquidación parcial, el sistema generará un pendiente de liquidación final.
- Finales de Ajuste: Es importante saber cómo cargar las finales de ajuste para bonificaciones por calidad u otros conceptos.
- Liquidación con Intermediario:
- Si hay un intermediario, la cuenta corriente quedará con él.
- El IVA se registrará con el productor.
- Se utiliza un tipo de documento diferente para estas liquidaciones.
- El proceso de carga es similar, pero se debe tener en cuenta la existencia del intermediario desde la carta de porte.
- En la cuenta corriente, el crédito quedará con el intermediario.
Informes y Herramientas Disponibles
Finnegans GO ofrece varios informes y herramientas para el seguimiento de la comercialización de granos:
- Informes de Ingreso y Egreso de Stock: Permiten visualizar cómo varían los movimientos de stock en los depósitos a medida que se cargan los traslados y liquidaciones.
- Análisis de Certificaciones y Entregas: Permite analizar el detalle de las certificaciones y entregas realizadas.
- Resúmenes de Contrato: Proporcionan un resumen de la actividad de cada contrato, incluyendo entregas, certificados y liquidaciones asociadas.