¡Como registrar recepciones y facturas de compra?

Consulta:

¿Cómo registrar la recepción de mercadería y su facturación en un circuito de compras con OC autorizada?


Respuesta:

Para registrar correctamente la recepción de mercadería y su posterior facturación en un circuito con orden de compra (OC) autorizada, se deben seguir una serie de pasos que aseguren el control de stock, la trazabilidad de los documentos y la correcta registración contable.


Pasos a seguir:

Recepción de Mercadería

Antes de empezar

  • Contar con la OC registrada y autorizada. En este caso se debe registrar la orden de compra y luego que el responsable autorice el documento, se enviará al proveedor para efectuar la compra.
  • Tener en cuenta que este circuito incluye el siguiente orden: Orden de compra → Recepción → Factura de compra

Registración en el Sistema

  1. Ingresar al sistema con usuario y contraseña.

  1. Ingresar al menú → Gestión empresarial → Compras → Transacciones → Recepciones.

  1. Desde el botón “Nuevo” seleccionar el documento de recepción a utilizar, en este ejemplo “Recepción de compra”.

  1. Dentro el asistente, seleccionar el circuito de compras en el cual se registrará el documento de recepción, para este caso puntual “Compras - Productos & Insumos” y elegir la orden de compra a recepcionar. Presionar aceptar

  1. Verificar que los productos recibidos y las cantidades se hereden desde la OC. En caso de ser necesario corregir cantidades, por ejemplo en los casos donde hubo roturas o faltantes. Por último indicar el depósito de destino para cada producto.

  1. Luego de verificar todos los datos del documento, presionar “Guardar”. El sistema automáticamente nos devuelve el número interno generado para dicha transacción


2. Facturación de la Recepción

  1. Ingresar al menú, Gestión empresarial → Compras → Transacciones → Facturas.

  1. Presionar el botón “Nuevo” y seleccionar el documento de factura de compra a utilizar, en este ejemplo “Factura de compra”

  1. En el asistente, seleccionar el circuito donde se registró la recepción.

  1. Seleccionar la recepción registrada para generar la factura.

  1. Verificar que los datos del proveedor, productos, cantidades y precios (se heredan desde la recepción, pero se pueden ajustar). Indicar el número de comprobante, revisar la condición de pago y el vencimiento del comprobante.

  1. Revisar precios, impuestos y totales. Guardar. El sistema nos devuelve el número interno para dicha operación, lo cual nos indica que se guardo correctamente.

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3. Post-Facturación y Control: Recomendaciones

  1. Adjuntar documentación relacionada (remitos, OC, etc.) dentro de la transacción.
  2. Verificar que el inventario se haya actualizado correctamente.
  3. Hacer seguimiento del pago conforme a las condiciones acordadas.