Consulta:
¿Cómo registrar la recepción de mercadería y su facturación en un circuito de compras con OC autorizada?
Respuesta:
Para registrar correctamente la recepción de mercadería y su posterior facturación en un circuito con orden de compra (OC) autorizada, se deben seguir una serie de pasos que aseguren el control de stock, la trazabilidad de los documentos y la correcta registración contable.
Recepción de Mercadería
Antes de empezar
- Contar con la OC registrada y autorizada. En este caso se debe registrar la orden de compra y luego que el responsable autorice el documento, se enviará al proveedor para efectuar la compra.
- Tener en cuenta que este circuito incluye el siguiente orden: Orden de compra → Recepción → Factura de compra
Registración en el Sistema
- Ingresar al sistema con usuario y contraseña.
- Ingresar al menú → Gestión empresarial → Compras → Transacciones → Recepciones.
- Desde el botón “Nuevo” seleccionar el documento de recepción a utilizar, en este ejemplo “Recepción de compra”.
- Dentro el asistente, seleccionar el circuito de compras en el cual se registrará el documento de recepción, para este caso puntual “Compras - Productos & Insumos” y elegir la orden de compra a recepcionar. Presionar aceptar
- Verificar que los productos recibidos y las cantidades se hereden desde la OC. En caso de ser necesario corregir cantidades, por ejemplo en los casos donde hubo roturas o faltantes. Por último, indicar el depósito de destino para cada producto.
- Luego de verificar todos los datos del documento, presionar “Guardar”. El sistema automáticamente nos devuelve el número interno generado para dicha transacción
Facturación de la Recepción
- Ingresar al menú, Gestión empresarial → Compras → Transacciones → Facturas.
- Presionar el botón “Nuevo” y seleccionar el documento de factura de compra a utilizar, en este ejemplo “Factura de compra”
- En el asistente, seleccionar el circuito donde se registró la recepción.
- Seleccionar la recepción registrada para generar la factura.
- Verificar que los datos del proveedor, productos, cantidades y precios (se heredan desde la recepción, pero se pueden ajustar). Indicar el número de comprobante, revisar la condición de pago y el vencimiento del comprobante.
- Revisar precios, impuestos y totales. Guardar. El sistema nos devuelve el número interno para dicha operación, lo cual nos indica que se guardó correctamente.
Post-Facturación y Control: Recomendaciones
- Adjuntar documentación relacionada (remitos, OC, etc.) dentro de la transacción.
- Verificar que el inventario se haya actualizado correctamente.
- Hacer seguimiento del pago conforme a las condiciones acordadas.