¿Cómo subir documentos en Quippos?
¿Para qué sirve?
Esta funcionalidad en Quippos te permite gestionar el envío de documentos para su firma de forma ágil y ordenada. Podés cargar múltiples documentos y asignarlos a colaboradores para que los firmen digitalmente, todo desde un mismo lugar.
Antes de empezar
- Este procedimiento pueden realizarlo todos los usuarios con las prestaciones Administración de documentos (escritura y lectura)
- Debe realizarse previamente la configuración del documento a utilizar para definir el comportamiento.
Modo de uso
- Presionar en botón “Subir Documentos”
- Completar los datos requeridos
- Los campos con asterisco son obligatorios.
- El campo “Configuración a utilizar” es un selector que muestra los documentos creados activos. Esto permite definir el comportamiento del documento a subir, es decir, si requiere firmas, validaciones a utilizar, si permite firma en no conformidad, entre otros.
- El check “Personalizado”: Se activa cuando queremos enviar documentos personalizados, es decir, documentos que se vinculan a distintos colaboradores. Permite subir pdf en un archivo zip. y vincula automáticamente los pdf con los colaboradores activos de la organización.
- La vinculación se realiza automáticamente a partir de los datos contenidos en cada documento. El sistema analiza la información presente en el archivo y la compara con los datos de los colaboradores activos en la organización.
- Si encuentra una coincidencia, asocia el documento al colaborador correspondiente.
- El check “general” permite subir un único archivo PDF y seleccionar un grupo de destinatarios al cual enviarlo. Los destinatarios pueden agruparse por:
- Áreas
- Puestos
- Colaboradores
Dentro del grupo seleccionado, es posible elegir uno, varios o todos sus integrantes.
Esta modalidad está pensada para el envío masivo de un mismo documento a múltiples personas en simultáneo.
- Al completar los datos se deberá presionar el botón “Guardar”.
- El sistema mostrará un mensaje indicando que la vincualción de documentos se ha iniciado y cuando haya finalizado se le notificará a través de los canales de comunicación definidos.
Importante: Para volver a cargar más documentos se deberá esperar que el sistema finalice de procesar los documentos en curso, solo cuando haya finalizado, podrá cargar nuevos documentos.
- Los documentos Personalizados que se hayan vinculado se visualizaran en grilla, e indicará la cantidad de documentos vinculados y cuántos de estos no fueron vinculados de manera automática.
Los documentos generales vincularán el documento a todos los colaboradores destinatarios del grupo seleccionado.
- Por cada registro que componen los documentos, podrás:
- Vincular manualmente
- Eliminar el registro desde los 3 puntos que se visualizan al lado derecho de cada registro
