Configuración y Uso de Reglas de Autorización

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Este instructivo detalla el funcionamiento de la aplicación centralizada Reglas de Autorización en Bmodeler, diseñada para gestionar de forma integral el circuito de aprobaciones de documentos del ERP.

Consideración Inicial: Transición del Proceso Antiguo al Nuevo

Si vienes utilizando el modelo de reglas antiguo y deseas migrar documentos pendientes al nuevo proceso de Bmodeler, debes realizar los siguientes pasos:

  • Para actualizar los casos pendientes que ya están en un paso intermedio de firma, tienes dos opciones: avanzarlos lo más posible en el sistema viejo, o ir al tipo de documento en el ERP y quitarle el “seguimiento”.

  • Al quitar el seguimiento, la transacción quedará “sin firmar”.

  • Luego de aplicar las nuevas configuraciones en Bmodeler, debes ingresar a esa transacción y reguardarla; esto generará un nuevo caso y comenzará el ciclo de aprobación con el proceso nuevo.

Paso 1: Definición de Reglas, Criterios y Autorizantes

En esta sección se visualizan las reglas creadas (activas o inactivas) y se configuran las nuevas. Al crear una regla, se le asigna un nombre, un código y el tipo de moneda.

A. Solicitantes y los 5 Criterios de Regla

En el apartado de Solicitantes, puedes cargar equipos y configurar su lógica de aprobación. Es importante destacar que por cada solicitante se define un único criterio. Existen 5 criterios diferentes para activar la regla según la necesidad operativa:

  1. Sin importe: Es una regla plana que se activa siempre que el equipo solicitante genere el documento, sin evaluar ningún valor económico.

  2. Por importe: Evalúa el valor económico del documento. Permite configurar montos “desde” y “hasta”, y el sistema sugerirá automáticamente los escalones sucesivos (por ejemplo, si configuras un escalón de $0 a $1.000, el sistema sugerirá el siguiente de $1.000 en adelante).

  3. Por porcentaje de descuento: Utilizado generalmente en ventas, permite establecer aprobaciones basadas en montos mínimos y rangos de porcentaje de descuento aplicados.

  4. Por producto, rubro o familia: Permite que convivan selecciones específicas de agrupamientos. Al elegir este criterio, se habilita un campo para levantar y seleccionar los registros exactos del maestro correspondiente en el ERP.

  5. Por centro de costos: La regla se activará únicamente cuando la transacción impacte en el centro de costos específico seleccionado.

B. Configuración de Autorizantes

Una vez definido el criterio para el solicitante, se debe indicar quiénes serán los responsables de aprobar.

  • Tipo de autorizante: Puede definirse asignando un usuario específico o un equipo completo.

  • Condición de aprobación (Checks para equipos): Si seleccionas un equipo autorizante, el sistema permite configurar si la transacción requiere la aprobación de la totalidad de los autorizantes del equipo, o si basta con que apruebe uno solo para que el documento avance.

  • Ordenamiento: Dentro del mismo panel, puedes establecer el orden exacto en el que sucederán las aprobaciones.

C. Check “Requiere Aprobación de Reglas Anteriores”

  • Esta casilla de verificación solo aplica y se habilita cuando el criterio elegido es “Por Importe”. En los demás criterios aparecerá grisada o desactivada.

  • ¿Para qué sirve? Si tienes un escalón de $0 a $1.000 (Autorizante A) y otro escalón de $1.000 en adelante (Autorizante B), y una transacción entra por $1.500:

    • Si el check está inactivo, el caso le llegará directamente al Autorizante B para que lo apruebe.

    • Si el check está activo, el caso primero requerirá la aprobación del Autorizante A (por el primer escalón) y recién después pasará al Autorizante B.

(Nota de interfaz: Desde este mismo paso puedes usar un icono de campana para asignar rápidamente una plantilla de notificación a la regla, o el botón de documentos para visualizar a cuáles afecta).

Paso 2: Asignación de Documentos (ERP)

Una vez definidas las lógicas, debes vincular las reglas con la operatoria real.

  • Mediante un selector, eliges a qué tipos de documentos del ERP se le aplicará la regla configurada.

  • Al realizar esta asignación, se activa automáticamente la marca de “requerimiento de firma” en el ERP.

  • Esto afecta la vinculación operativa, determinando si el sistema permitirá o no editar dichas transacciones una vez que estén firmadas.

  • Si eliminas una asignación desde aquí, el proceso se revierte y el documento queda libre.

Paso 3: Configuración de Notificaciones

Este paso permite moldear los correos electrónicos que recibirán las partes involucradas.

  • Plantillas para el Autorizante: Puedes armar la estructura del mensaje utilizando variables automáticas para personalizarlo, tales como: autorizante, tipo y número de documento, importe, moneda, símbolo, solicitante, centro de costos y sucursal.

  • Avisos al Solicitante: El mensaje base del solicitante es estándar en Bmodeler, pero desde aquí puedes definir si esta persona recibe un aviso en cada escalón que avanza su trámite, o únicamente al finalizar la totalidad de las aprobaciones.

  • Recordatorios: Puedes configurar avisos en horas. Si el autorizante no da respuesta en ese lapso, el sistema le reenviará el correo automáticamente.

Paso 4: Activación del Proceso (Bmodeler)

El paso final pone en marcha el sistema a nivel general.

  • Importación de Equipos: Desde la pantalla de inicio o en este paso, debes ejecutar la importación de equipos desde el ERP hacia Bmodeler para poder utilizarlos. Es vital que todos los miembros tengan correos electrónicos válidos, de lo contrario la importación se bloqueará.

  • Activación Final: Una vez configurado todo, se define si el proceso general se encuentra Activo o Inactivo.

Ejemplo Práctico del Circuito

Para comprender cómo funciona todo el ensamblaje en el día a día, imagina el siguiente escenario:

Situación: Un analista (Equipo Solicitante) genera en el ERP una transacción compleja que involucra la compra de múltiples productos que, a su vez, impactan en distintos Centros de Costos.

  1. Disparo del caso: Al crear la transacción, el usuario selecciona su equipo solicitante mediante un widget. Como la regla asignada al documento detecta múltiples centros de costos, el sistema Bmodeler evalúa la regla de manera secuencial o por niveles.

  2. Notificaciones: El sistema envía automáticamente el correo electrónico (moldeado en el Paso 3) al primer autorizante.

  3. Acción del Autorizante: El autorizante lee el correo, ingresa y, basándose en la información, utiliza su campo de observaciones para justificar su decisión. Tiene tres opciones:

    • Aceptar: Si acepta, y la transacción involucraba múltiples centros de costos, el sistema exigirá la aprobación del siguiente autorizante involucrado según el orden configurado en el Paso 1.

    • Rechazar para modificar: Si encuentra un error, lo rechaza. El solicitante recibe una notificación para corregir el documento y el ciclo de firmas se reinicia.

    • Rechazar definitivamente: El caso se cierra permanentemente y el documento no se aprueba.