Controles en Valorización de Stocks y Sementeras

tromero · 7 Octubre, 2024 13:44

Controles en Valorización de Stocks y Sementeras

En este documento te contamos cuáles son los controles y chequeos a realizar para validar un correcto proceso de valorización en Finnegans

Orden de Procesos

Paso 1 - Control de stocks

El proceso de valorización de stocks provee información tanto para la gestión como para la contabilidad. Lo que hace es asignar valor o precio a cada movimiento de stock, y reflejarlo en asientos contables. Por esto el primer e importante paso para lograr una valorización correcta es contar con un stock correcto.

IMPORTANTE: Orden cronológico
- El sistema tiene un método cronológico de valorizar, es decir, valoriza los movimientos de acuerdo a la fecha y hora de registro.
- Por esto es importante tener en cuenta la fecha en la cual se cargan las transacciones, privilegiando que las altas de stock sean o bien con fecha anterior a los consumos, o bien si se cargaron el mismo día, haber registrado primero el ingreso al stock y luego la salida. De este modo la baja del stock podrá encontrar un precio adecuado para ser valorizada.

Un proceso típico de stocks (considerando entradas y salidas) puede ser el siguiente:

ENTRADAS o ALTA DE STOCK

SALDO INICIAL DE STOCK: Es el documento utilizado para generar el saldo inicial de stock al dar inicio al sistema. Se utiliza por única vez para generar saldos iniciales de stock (insumos y granos).
- Maneja precio (a cada producto se le indica su precio, debería coincidir con el precio que se asignó a cierre de balance anterior)
- Criterio de valorización: Precio de la transacción. Esto implica que el stock generado quedará valuado al precio indicado para insumo/ grano dentro de la transacción.
- Valuación en $/ u$d: si se dió de alta con precio en $, se valúa en u$d a la cotización indicada en la transacción para dicha moneda.
RECEPCIÓN DE COMPRA: Es el documento utilizado para generar el stock de insumos comprados.
- Se vincula por Origen con Orden de Compra, y por Destino con Factura de Compra
- Criterio de Valorización: Vinculación con Destino-Origen. Esto implica que el stock generado se va a valorizar al precio de la Factura de Compra vinculada, o bien precio de Orden de Compra (si no existe factura vinculada al momento de valorizar).
- Valuación en $/u$d: si la Factura está cargada con precio en u$d, se valoriza en peso de acuerdo a la cotización indicada en la Factura (y viceversa si la factura está cargada en $).
AJUSTE DE STOCK (+): Documento utilizado para generar ajustes positivos de stock.
- Criterio de valorización: VNR (valor neto de realización). El VNR se actualiza en el producto por precio de última compra, no obstante se puede definir un VNR específico para el producto dentro de la valorización.
RECUENTOS DE STOCK: Mismo comportamiento que el Ajuste de Stock, pero genera un recuento por el total definido en la transacción (quedando éste como stock definido) Valoriza por VNR al igual que el ajuste.
COSECHA DE GRANOS: Transacciones que generan el stock de granos cosechados.
- Criterio de valorización: VNR (Valor Neto de Realización). Se define un VNR en $ y un VNR en u$d dentro de la misma valorización de stock. El VNR en el caso de los granos implica definir un precio que en general es el precio de pizarra - costos de comercialización (es decir, valor del grano puesto en destino de venta).

MOVIMIENTOS INTERNOS

MOVIMIENTOS INTERNOS: Transacción utilizada para generar movimientos internos entre depósitos (traslado de un campo/ depósito a otro, etc).
- Criterio de Valorización: FIFO con Transferencia de Costos. Este criterio de valuación implica que el producto tendrá el mismo precio en el Depósito Destino, que el precio al cual estaba valuado en el Depósito Origen.
TRASLADO VENTA DE GRANOS (Carta de Porte): Documento utilizado para registrar Cartas de Porte. Este documento realiza un movimiento interno de stock (desde el campo origen, hacia la planta de destino -Acopio, Cooperativa, Exportador, etc-). Es decir, no se da de baja el stock del grano, sino que se traslada al depósito destino. El stock se dará de baja al momento de registrar la Liquidación de Venta de Granos (momento en que se produce la enajenación del grano propio).
- Criterio de Valorización: FIFO con Transferencia de Costos.

SALIDAS o BAJAS DE STOCK

LABOREO: Documento que da de baja el stock de insumos aplicados a los distintos cultivos (semillas, agroquímicos, fertilizantes).
- Criterio de Valorización: si bien se pueden definir distintos criterios (Precio Promedio Ponderado, VNR, FIFO), el recomendado por Finengans -y como viene configurado por default- es FIFO: primero entrado/ primero salido. Esto implica que se irá consumiendo el stock iniciando por los primeros ingresados cronológicamente, al valor al cual esté registrado su ingreso.
- Valuación en $/ u$d: los consumos se valorizan a los $ y a los u$d que estén valuados los insumos dentro del stock (ver método de valuación de ingresos).
PARTE DE MANTENIMIENTO: Documento utilizado para generar los consumos de bienes stockeables de maquinarias: repuestos y combustibles.
- Criterio de valorización: por default se valorizan con criterio FIFO.
AJUSTE DE STOCK (-): Ajustes de stock negativos, generan baja de stock (por ejemplo por pérdida o roturas de bolsas, etc.) Valorizan con criterio VNR.
LIQUIDACIÓN VENTA DE GRANOS: este documento en Finnegans genera la baja del stock vendido; por esto genera un asiento de valorización.
- Criterio de valorización: FIFO (primero entrado/ primero salido), de acuerdo a cómo se haya valuado el stock inicialmente (por VNR en las cosechas).
REMITO DE VENTA: Para el caso en que se realicen ventas y entregas de distintos tipos de insumos.
- Criterio de valorización: FIFO.
PARTE DE SANIDAD: Aplica solo para el frente de Ganadería. Es el documento que se utiliza para generar la baja de stock de insumos veterinarios, en caso que se hayan stockeado previamente.
- Criterio de valorización: FIFO.
SUPLEMENTACIÓN: Aplica sólo para el frente de Ganadería. Es el documento que se utiliza para generar la baja del stock de alimentos stockeados previamente (silos, granos, concentrados, etc).
- Criterio de valorización: FIFO.

Paso 2 - Generar Valorización

Una vez que se haya validado la correcta gestión del stock, llega el momento de valorizar.

Definición del período: se puede definir el período que se desee. Si bien habría que realizar al menos una valorización anual para cierre de balance, recomendamos efectuar el proceso de manera mensual o trimestral. De este modo se contará con información de gestión de manera más inmediata. Además, hacerlo de manera seguida trae como ventaja la menor cantidad de movimientos a valorizar, lo cual hace que el proceso corra más rápido.
Aplicar Tenencia: utilizar esta funcionalidad implica que todo el stock final del período actualizará su valor al último registrado en el sistema. Si el stock de un insumo o grano está valuado a distintos precios, al aplicar tenencia todo el stock que quede como saldo final va a quedar valorizado al último precio registrado (contablemente las diferencias de las cuentas de bienes de cambio cierran contra la cuenta de RR Diferencia por tenencia de inventarios.

Asignar VNR: tanto para el caso de los Granos (que valorizan por VNR) como para el caso de cualquier otro insumo al cual se le quiera actualizar esta información, se debe asignar un VNR dentro de la misma transacción de valorización. Para esto
- Se selecciona el/los producto/s a los cuales se les quiera indicar un precio
- Clickear el botón en el menú superior “Asignar VNR”
- Se define un precio en $ por unidad de producto (en este caso, Kilos):

NOTA: es importante tener en cuenta que desde Finnegans recomendamos realizar dos valorizaciones por separado, por moneda: en PESOS y en DÓLARES.

Son dos procesos que valorizan exactamente los mismos movimientos de stock, sólo que en distinta moneda. En el ejemplo superior se mostró cómo asignar un VNR en PESOS; el mismo procedimiento corresponde realizar en la valorización efectuada en moneda DÓLARES: se debe asignar un VNR en dólares para cada producto que corresponda.

Valorizar: una vez asignados los VNR, clickear el botón “Valorizar”. El sistema realizará el proceso de valorización (puede demorar varios minutos de acuerdo a la cantidad de movimientos)

Chequear errores en solapa “Análisis”: una vez que haya finalizado el proceso, chequear en la solapa Análisis si hubo errores de valorización. En esta solapa quedará un registro de aquellos movimientos que no se hayan podido valorizar por algún inconveniente (por ejemplo, porque falta asignar un VNR a algún producto)… En caso que no haya registro de errores, se procede al paso siguiente que es generar asientos.
Generar asientos contables: Una vez que se haya corrido el proceso de valorización, se generan los asientos contables, que generan los registros contables de los distintos movimientos de stock.

Chequear errores de asientos: Una vez finalizado el proceso, chequear en la solapa Errores que no existan errores en la generación de asientos contables.
- Por otro lado, en la solapa Asiento del proceso de valorización, quedarán generados todos los asientos correspondientes.

Paso 3 - Chequeos

Llega el momento de chequear un control de movimientos: los stocks y los informes de gestión deben coincidir con la información contable registrada. Para esto hay dos tipos de controles a realizar:

1. El stock valorizado a la fecha del último período valorizado debe coincidir con las cuentas de Bienes de cambio en stock. Para esto se pueden cruzar dos informes:

2. Resumen de stock valorizado (se agrupa por cuenta contable y producto):

3. Libro Mayor de cuentas contables de Bienes en stock

Como se puede ver en este ejemplo, el stock valorizado coincide con su reflejo contable (vía Asientos de Valorización):

Resumen de stock por depósito
- Parámetros:
  - Fecha Hasta: fecha de valorización
  - Tipo de Precio: valorizado

Agrupado por cuenta contable:

Si observamos el saldo de las mismas cuentas contables vía Libro Mayor, vemos que los saldos son coincidentes con el informe de stock valorizado:

NOTA: en el caso que ambos informes no coincidan, se puede deber a varios motivos; algunos de los casos típicos a revisar pueden ser:

1. Algún Asiento Genérico podría estar tocando el saldo de alguna de estas cuentas.

2. Alguna Factura de Compra podría estar tocando el saldo de esta cuenta (por una configuración errónea del producto; recordar que los productos stockeables deben apuntar a las cuentas de Activo “fact. a recibir”, y no “bienes en stock”

3. El saldo contable -visualizado por el Libro Mayor- posee algún saldo incorrecto arrastrado desde períodos anteriores

4. CONTROL DE CUENTAS DE RESULTADOS: Informes de Gestión vs. Libro Mayor

Los gastos reflejados en los distintos informes de gestión del sistema (muestran los insumos consumidos x el precio valorizado) deben tener su espejo en las cuentas contables de Resultados: gastos en el caso de insumos, ingresos por producción en el caso de cosechas. Existen varios informes de gestión que permiten realizar este control:

Análisis de de Insumos
Análisis de Lotes
Margen Bruto Agrícola (Tablero)
Margen Bruto (imprimible)

2.a) Tablero de Margen Bruto: podemos ver los gastos agrupados por grupo de insumos (Importante: en Parámetros el Tipo de Precio debe ser Valorizado):

2.b) Análisis de Insumos (en Parámetros, recordar siempre utilizar el filtro Tipo de Precio: Valorizado)

2.c) Reflejo contable: esos gastos (a precio valorizado, los informes mostrados reflejan un PxQ de insumos aplicados o consumidos) deben tener su reflejo contable, vía asientos de valorización.

Si observamos un Libro Mayor de las cuentas de GASTOS asociadas a los costos agrícolas (Margen Bruto) los saldos deberían coincidir:

NOTA: si los informes de gestión (PxQ valorizado) no coinciden con la contabilidad, puede deberse a varios motivos; los casos más típicos son:

1. Las cuentas de gastos tienen saldo vía Asiento Genérico (cargado manualmente)
2. Alguna Factura de Compra de insumos está apuntando a gastos (en vez de a la cuenta “fact. a recibir”)

En caso que los saldos no coincidan, se recomienda revisar el Libro Mayor para poder detectar los asientos cargados en el sistema, y encontrar a partir de allí la diferencia

Paso 4 - Valorizar Sementeras

Si bien no es un paso obligatorio (la valorización de stocks es ideal efectuarla todos los meses; en cambio la valuación de Sementeras basta con ejecutarla una única vez al cierre de balance), es necesario para poder cerrar una gestión contable de manera adecuada.

¿Cómo funciona la valorización de Sementeras en Finnegans?

Tomemos como ejemplo una empresa que cierra su balance el 31 de diciembre, y decide realizar una siembra de Soja y Maíz para una determinada campaña.

A medida que se registren los distintos LABOREOS, el sistema irá pasando a Resultados (Egresos) los distintos costos incurridos:

Costos de Labor (contratista o maquinaria propia): se costean al registrar el LABOREO (en el cual se indica un precio e importe del costo de labor). En el caso de contratistas, luego ese costo se puede certificar contra la Factura de Compra enviada por el tercero
Costos de INSUMOS: se debe valorizar el stock, para que se contabilice el costo de INSUMOS
Otros Costos: cualquier otro costo que el usuario considere directo del cultivo, y lo impute vía Centro de Costo (por ejemplo, una Factura de seguro agrícola imputada al CCO Productivo generado por el sistema).

Hasta el momento, ejemplifiquemos con cuatro asientos sencillos esta situación. Las celdas marcadas en verde se corresponden al costo directo del cultivo:

31 de Diciembre: cierre de balance

Llegado el 31 de diciembre, se realiza el asiento de Valorización de Sementeras; este asiento cumple dos funciones contables:

Regulariza los gastos, neteando estos en “0” contra una cuenta de Ingresos
Genera un ACTIVO por sementeras, en las cuentas de Sementeras de cada cultivo

Como se puede observar en este ejemplo, los costos se netean en “0” contra una cuenta provisoria de RESULTADOS +: Activación de Sementeras; en tanto por el mismo importe se genera saldo en la cuenta de ACTIVO de la sementera correspondiente (cada cultivo tendrá su cuenta contable de sementera asociada).

NOTA: tener en cuenta que dentro del Maestro de Establecimientos, solapa ACTIVIDADES, cada cultivo debe tener configurado su concepto de valorización de sementeras correspondiente. De dicho concepto se toman las cuentas contables que utiliza el sistema para valorizar.

30 de abril del año siguiente: Cosechas finalizadas

Una vez que se cosechó el total del cultivo cuya sementera está abierta, se vuelve a correr el Proceso de valorización de Sementeras (o bien al cierre de ejercicio de ese año; cada cliente puede elegir estratégicamente en qué momento revertir sementeras. Recomendamos realizar este paso una vez que se haya cosechado el cultivo de cada temporada y campaña.
Al volver a correr el proceso, el sistema realizará un asiento inverso al del 31/12, volviendo los estados contables al estado anterior, dando por cerrada la sementera:

IMPORTANTE: tener en cuenta el correcto cierre de lotes para que la reversión de Sementeras se efectúe de manera adecuada

Finnegans está configurado por default para que las sementeras se reviertan con un criterio de Proporcional por Ha. cosechadas. ¿Qué implica?

Suponiendo que se planificaron 100 Ha., y -siguiendo el ejemplo anterior- al 30/04 se cosecharon 50 Ha., el sistema va a revertir sólo el 50% del valor de la sementera generada el 31/12 (o sea, $ 200).
A medida que se vaya cosechando el resto de la superficie y se genere un nuevo proceso de val. sementeras, se irá revirtiendo proporcionalmente hasta llegar a 100 Ha.
Las Has. cosechadas se toman desde la solapa Labores de los Laboreos de tipo COSECHA. No se tiene en cuenta la cantidad de Has. que se hayan indicado en cosechas de Producción (sólo dan de alta Kilos).

Esto genera un inconveniente bastante habitual: muchas veces se cosechó el total de la superficie, pero por cuestiones operativas ésta no llega a 100 Has. (es decir en el sistema se registraron 95 Has. cosechadas, pero la planificación fue por 100 Ha.) Esto hará que nunca se llegue a revertir el 100% de la Sementera, pues no hay coincidencia de Superficies Has. planificadas vs. Has. cosechadas.

En estos casos se debe forzar el cierre de lote, y por ende de la Sementera. De esta manera el sistema va a interpretar que el cultivo concluyó, y por ende se debe revertir el 100% de la sementera generada.

Para esto, nos dirigimos a la grilla de Planificación Agrícola:

Seleccionamos el/los lote/s que haya que finalizar
Clickear el botón de la toolbar “Cerrar Lotes”
Definir una fecha de Cierre de Sementeras, y Lote (esto implica que no se podrán cargar más laboreos en ese lote, para ese cultivo y campaña).
Finalmente, en la grilla quedará un registro del cierre de sementeras (recuadro verde) en donde se cambiará el indicador por un valor “SÍ”.