1. Flujo de Ingreso de Facturas al Bot de Compras
El Bot de Compras (BC) recibe facturas de diferentes orígenes. El flujo varía principalmente si interviene o no el Portal de Proveedores (PP).
1.1. Orígenes de Facturas
- Principal Origen (Fisco): Facturas provenientes de Arca (para Argentina)
- Portal de Proveedores (PP): Facturas cargadas o recibidas a través del portal
1.2. Flujo Específico con Portal de Proveedores
Si una factura ingresa desde Arca y el Portal de Proveedores tiene un usuario externo invitado asociado a ese proveedor, el sistema espera la acción del proveedor externo:
- La factura ingresa desde Arca.
- El sistema detecta un usuario externo invitado en el PP para ese proveedor.
- La factura queda “en espera” en el PP. El proveedor externo debe editar/accionar la factura en el Portal para confirmarla.
- Mientras la factura no sea accionada en el PP, no se verá reflejada/contabilizada en la bandeja de facturas del Bot de Compras.
2. Detección de Facturas Pendientes por Edición del Proveedor
Para rastrear una factura que no aparece en el Bot de Compras, es posible verificar su estado en Deals:
- Ruta de Verificación: Entrar al menú de Deals → Publicaciones → Publicaciones Propias → Factura desde AFIP (en el monitor de facturas).
- Información Visible: En este monitor se puede ver el número de comprobante, fecha, CAE, y el JSON de la factura.
- Diagnóstico: Si la factura está cargada en Deals pero no en el Bot de Compras, y el proveedor está invitado al PP, la causa probable es que la factura esté esperando la edición/confirmación en el Portal de Proveedores.
3. Configuración del Portal de Proveedores (PP)
Existen configuraciones clave que definen el flujo de facturas y la interacción del proveedor externo.
3.1. Habilitación de Generación de Facturas
Esta opción determina si el proveedor debe interactuar con las facturas.
- Ubicación: Configuración del Portal de Proveedores en Plug & Go → Administrar → Configuración.
- Nombre del Check: habilitación de generación de factura de compra.
Impacto si está Habilitado (Activado):
- Le aparece al proveedor todo lo relacionado con indicadores y la bandeja de facturas en el PP.
- El proveedor externo debe editar la factura (tanto manuales como las que vienen de Arca).
- Si no la edita/acciona, no se ve en el Bot de Compras.
Impacto si está Deshabilitado (Apagado):
- El proveedor no puede ver ninguna factura en su pantalla del PP.
- Todas las facturas se ven directamente en el Bot de Compras.
3.2. Configuración de Proveedores en el Bot de Compras
La asociación de proveedores al PP es automática.
- Asociación: Si un usuario externo es invitado a la aplicación Portal de Proveedores, el sistema lo asocia automáticamente.
- Visualización: El proveedor figurará automáticamente en la sección de Configuración de Proveedores dentro del Bot de Compras.
- Nota: No es posible agregar manualmente esta asociación desde el Bot de Compras si está ligado al PP.