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Creación de Usuarios
El primer paso es dar de alta a las personas que utilizarán el sistema.
Requisito Previo: Solo los usuarios de tipo “Administrador” tienen la facultad de crear nuevos usuarios.
Ruta de Acceso: Ir a Configuración > General > Usuarios.
Pasos para crear un usuario:
- En la solapa “General”, completar los siguientes campos:
- Correo electrónico.
- Nombre.
- Apellido.
- Asegurarse de que el tilde “Activo” esté marcado.
- En la solapa “Equipos”, no es necesario agregar nada en este momento; se puede dejar vacía pero será necesaria completar luego para que el usuario tenga acceso a las prestaciones del sistema (ver más adelante).
- En la solapa “Empresa”, seleccionar las empresas a las que el usuario tendrá acceso. Para cada empresa, se puede definir si el usuario podrá:
- Consultar: Solo ver la información.
- Consultar y registrar: Permite ver, guardar, modificar y eliminar transacciones.
- Al guardar, el sistema enviará un correo de invitación al nuevo usuario. La persona deberá hacer clic en el enlace del correo para establecer su contraseña e ingresar por primera vez al sistema.
Definición de Equipos
Los permisos se gestionan a través de equipos, no sobre usuarios individuales. Se pueden crear múltiples equipos para agrupar usuarios con funciones similares (ej. Tesorería, Facturación).
Ruta de Acceso: Ir a Configuraciones > Generales > Equipos.
Pasos para crear un equipo:
- Asignar un código y un nombre al equipo.
- Seleccionar el Tipo de equipo. Para gestionar permisos, se debe utilizar el tipo “Rol del sistema”.
- Nota: Existen otros tipos de equipos, pero su funcionalidad actual no es clara y podría estar en desuso. Por ejemplo, el tipo “Equipo y rol” habilita una solapa “whitelist”, y sirve para autorización de comprobantes, pero su utilidad práctica en la configuración básica de permisos no es evidente por eso se recomienda trabajar con “Rol del sistema”.
- Al elegir “Rol del sistema”, se habilitará la solapa “Usuarios”.
- En esta solapa, agregar a todos los usuarios que formarán parte del equipo.
- Un mismo usuario puede pertenecer a varios equipos, y sus permisos serán la suma de todos los equipos a los que pertenezca.
Configuración de Permisos
Este es el paso final donde se define qué puede hacer cada equipo.
Ruta de Acceso: Ir a Configuraciones > Generales > Definición de permisos.
Pasos para configurar los permisos de un equipo:
- Seleccionar el Equipo: En los filtros, seleccionar el equipo que se desea configurar (ej. “Tesorería”). Solo se puede configurar un equipo a la vez.
- Habilitar Permisos de Transacción:
- En el filtro “Tipo de prestación”, elegir “Transacciones”.
- Buscar la transacción deseada (ej. “Cobranza”). Las prestaciones aparecen agrupadas por núcleo funcional (Compras, Cuentas a Cobrar, etc.).
- El sistema mostrará una lista de acciones para esa transacción (Insertar, Modificar, Borrar, Anular, etc.). Una cruz roja indica que no hay acceso.
- Se puede habilitar cada permiso de forma individual o habilitar todos los permisos de un grupo (ej. “Recibir de cobranzas”) marcando la casilla principal.
- Habilitar el Acceso desde el Menú (Viewer):
- Este paso es crucial. Además de dar permiso sobre la transacción, se debe habilitar el acceso a su “viewer”, que es el item en el menú del sistema. Si no se habilita, el usuario no podrá acceder a la pantalla, aunque tenga los permisos de la transacción.
- En el filtro “Tipo de prestación”, cambiar a “View”.
- Buscar y habilitar el viewer correspondiente a la transacción, maestro o informe que se configuró previamente.
- Aplicar Cambios:
- Una vez asignados los permisos, hacer clic en el botón “Actualizar”.
- El usuario debe cerrar sesión y volver a ingresar al sistema para que los nuevos permisos se apliquen correctamente.
Información Adicional
- Informe de Permisos: Se puede utilizar el informe “Listado de permisos” para ver un resumen de todos los permisos que tiene activos un equipo determinado. Es una herramienta útil para controlar y verificar la configuración.
- Permisos dependientes: Hay que tener en cuenta que algunas funcionalidades pueden requerir permisos de más de un módulo para operar correctamente (ej. una transacción de Ventas podría necesitar un permiso del módulo de Compras).
Si necesitas más información o tienes alguna otra pregunta, no dudes en consultar.