Gestión de Cheques en Finnegans GO
1. Conceptos Fundamentales sobre Cheques
¿Qué es un Cheque?
- Se define como una orden de pago emitida contra un banco.
- Permite a quien lo recibe cobrar una cantidad de dinero específica, la cual debe estar disponible en la cuenta bancaria del emisor.
- Funciona como un reemplazo del dinero en efectivo.
Tipos de Cheques
- Cheques Comunes: Son pagaderos desde su fecha de emisión y tienen una validez de 30 días para ser presentados al cobro.
- Cheques de Pago Diferido: Son los más habituales y se emiten para ser cobrados en una fecha futura. El plazo para diferir el pago puede ser de hasta 360 días desde la fecha de emisión. Una vez llegada la fecha de pago estipulada, hay 30 días para presentarlo al cobro.
2. Cuentas Contables Clave
Para Cheques Emitidos (propios):
- Cuenta Banco (Cuenta Corriente): Desde donde se emiten los cheques.
- Cheques Diferidos a Pagar (Pasivo): Representa la deuda que se asume al emitir un cheque diferido. Cuando el cheque es cobrado y debitado del extracto bancario, esta cuenta se cancela contra la cuenta del banco.
- Cheques Rechazados (Pasivo): Si un cheque emitido es rechazado, la deuda con el tercero persiste, registrándose en esta cuenta.
Para Cheques Recibidos (de terceros):
- Valores a Depositar (Activo): Representa los cheques recibidos que aún no han sido depositados en el banco. Es la cuenta más común para los cheques en cartera.
- Cuenta Banco (Cuenta Corriente): Donde se acreditan los fondos de los cheques de terceros una vez depositados.
- Cheques Rechazados de Terceros (Activo): Si un cheque de un cliente es rechazado, representa una deuda que el cliente mantiene con la empresa.
3. Maestro de “Tipos de Operaciones Bancarias”
El sistema utiliza las “Operaciones Bancarias” para registrar todos los movimientos y estados de los cheques. Para resolver cualquier situación, por compleja que parezca, es fundamental analizar siempre dos aspectos clave:
- La imputación contable: ¿En qué cuenta está el cheque ahora y en qué cuenta debería quedar?
- El estado bancario: ¿Cuál es el estado actual del cheque y cuál debería ser su estado final después de la operación?
Toda la lógica de la gestión de cheques nace en este maestro. Dominar su configuración permite manejar cualquier escenario.
Paso 1: Configurar los Tipos de Operaciones Bancarias
Tipo de Operación: “Alta Documento” vs. “Usa Documento Existente”
- Alta Documento (Propio o de Tercero): Utilizar esta opción para dar de alta un cheque en el sistema por primera vez (ej. al emitir un cheque propio o al recibir uno de un cliente). Esta operación solo requiere un Estado Destino (el estado en el que nacerá el cheque, ej. “En Cartera” o “Emitido”) y un Estado Anulado.
- Usa Documento Existente: Utilizar para modificar el estado de un cheque ya registrado en el sistema (ej. depositar un cheque, registrar su rechazo, endosarlo, etc.). Esta operación es la más utilizada y requiere un Estado Origen (el estado en el que debe estar el cheque para poder seleccionarlo) y un Estado Destino (el estado en el que quedará tras la operación).
Estados (Origen, Destino y Anulación): Definiendo el Ciclo de Vida del Cheque
- Estado Origen: El estado en que se encuentra un cheque antes de la operación.
- Estado Destino: El estado en el que quedará el cheque después de aplicar la operación. Por ejemplo, una operación de “Depositar Cheque” tomará un cheque en estado “En Cartera” (Estado Origen) y lo dejará en estado “Depositado” (Estado Destino).
- Estado Anulación: El estado que tomará el cheque si la operación es anulada. Aquí hay dos alternativas estratégicas:
- Volver al Estado Origen: Es la opción más recomendable en la mayoría de los casos. Si se anula un depósito, el cheque vuelve a estar “En Cartera”, listo para ser depositado de nuevo o endosado.
- Pasar a un Estado “Anulado”: Se utiliza para invalidar una operación de forma definitiva, sin permitir que el cheque vuelva al circuito normal.
Otras Alternativas de Configuración (Parámetros Adicionales):
- Utiliza Chequera: Marcar este check para que el sistema solicite seleccionar una chequera al realizar emisiones de cheques propios. Es indispensable para llevar un control de la numeración.
- Conciliación Automática: Si se activa, el movimiento quedará conciliado automáticamente al guardar la operación. Esto puede ser útil para operaciones finales como la acreditación de un depósito, pero puede ser contraproducente en pasos intermedios, ya que un movimiento conciliado no puede ser modificado o utilizado en otra operación. Usar con precaución.
- Días para Vencimiento: Permite establecer un control sobre los plazos de los cheques. Por ejemplo, se puede configurar en 360 días para las emisiones de cheques diferidos, impidiendo que el sistema permita emitir cheques con un plazo de pago mayor al legal.
- Permite Cheques Repetidos: Por defecto, el sistema no permite ingresar dos cheques con el mismo número para la misma cuenta bancaria. Se debe habilitar esta opción solo si la operatoria del banco lo permite y es un caso de negocio real, para evitar errores de duplicación.
4. Casos Prácticos y Escenarios de Uso
Caso 1: Circuito Básico de Cheques de Terceros (Cobranza)
- Recepción del Cheque: Se crea una “Operación Bancaria” de tipo “Alta Documento” para registrar el cheque recibido en una cobranza.
- Estado Destino: “En Cartera”.
- Cuenta Contable: “Valores a Depositar” (Activo).
- Depósito del Cheque: Se crea una operación de tipo “Usa Documento Existente”.
- Estado Origen: “En Cartera”.
- Estado Destino: “Depositado”.
- Impacto Contable: El cheque sale de “Valores a Depositar” y pasa a la cuenta contable del banco donde se depositó.
- Acreditación del Depósito: Se confirma que el dinero ingresó. Cambia el estado final del cheque.
- Estado Origen: “Depositado”.
- Estado Destino: “Acreditado” o “Cobrado”.
Caso 2: Endoso de un Cheque de Tercero a un Proveedor
- Crear Operación de Endoso: Se configura una operación de tipo “Usa Documento Existente”.
- Nombre: “Endoso de Cheque a Proveedor”.
- Estado Origen: “En Cartera”.
- Estado Destino: “Endosado”.
- Impacto Contable: Se da de baja el activo “Valores a Depositar” y se cancela el pasivo de la cuenta del proveedor.
- Recuperación de un Cheque Endosado: Si el proveedor devuelve el cheque, se necesita una operación inversa.
- Nombre: “Recupero de Cheque Endosado”.
- Estado Origen: “Endosado”.
- Estado Destino: “En Cartera”.
- Impacto Contable: Se da de alta nuevamente el activo “Valores a Depositar” y se vuelve a generar la deuda con el proveedor.
Caso 3: Manejo de Cheques Rechazados
El rechazo de cheques puede deberse a insuficiencia de fondos o defectos formales (cada vez menos comunes con los e-checks). La forma de registrarlo dependerá 100% de la definición contable de cada empresa.
- Configurar la Operación de Rechazo:
- Nombre: “Rechazo de Cheque de Tercero”.
- Estado Origen: “Depositado” (o el estado en que se encuentre).
- Estado Destino: “Rechazado”.
- Impacto Contable: Se da de baja el monto de la cuenta del banco y se genera un crédito en la cuenta “Cheques Rechazados de Terceros” (Activo), reflejando la nueva deuda del cliente.
- Reemplazo de un Cheque Rechazado: El cliente entrega un nuevo cheque para cancelar el anterior.
- Se debe crear una operación específica (ej. “Aplicación Reemplazo Cheque”) que cancele la cuenta “Cheques Rechazados de Terceros” y aplique el nuevo valor recibido. La configuración contable es crucial y debe ser definida por el área contable de la empresa.
5. Informes Clave para el Seguimiento
Finnegans GO ofrece dos informes esenciales para auditar y controlar la gestión de cheques en todo momento:
- Seguimiento de Cheques: Permite buscar un cheque por su número y ver su estado bancario actual (Emitido, Depositado, Pagado, Rechazado, etc.). Es fundamental para entender el ciclo de vida de un cheque.
- Situación de Cheques: Este informe es el más completo y poderoso, ya que muestra tanto el estado del cheque como la cuenta contable en la que está imputado. Proporciona la información de los dos aspectos clave (impacto contable y estado bancario) necesarios para decidir qué operación realizar a continuación y resolver cualquier problema.