Problema
El equipo de administración requiere optimizar su circuito de pagos semanales para asegurar que las órdenes de pago se carguen en el sistema el mismo día que se ejecutan los pagos reales. Actualmente existen dificultades para visualizar los documentos pendientes de pago al intentar refrescar la lista de facturas. Asimismo se presenta la necesidad de realizar pagos parciales sobre los saldos de los documentos y la complejidad de gestionar múltiples medios de pago para una misma factura en diferentes instancias del proceso. También se ha identificado que el sistema de lotes actual no permite visualizar o aplicar de forma directa saldos a favor previos del proveedor que no provengan de una nota de crédito formal.
Respuesta
El módulo de Pagos Masivos permite procesar múltiples documentos de compra de forma simultánea mediante la generación de lotes. Esta herramienta ofrece flexibilidad para intervenir manualmente en cada línea del pago, permitiendo editar importes, seleccionar cuentas bancarias específicas y cambiar el tipo de operación bancaria sin depender únicamente de la configuración general. Además, cuenta con una etapa de “preparación” que permite previsualizar las retenciones de ganancias y el estado final del pago antes de su confirmación definitiva.
Pasos a Seguir
Para operar correctamente en el módulo y resolver los problemas de visualización o edición, siga este procedimiento:
-
Configuración de Parámetros: Completar los filtros en las solapas “Documentos a Pagar” y “Configuración de Pagos”.
-
Guardado de Configuración: Es indispensable hacer clic en el botón Guardar antes de intentar visualizar los documentos.
-
Visualización de Documentos: Una vez guardado, presionar el botón Refrescar para que figuren las facturas pendientes de pago.
-
Gestión de Pagos Parciales: Seleccionar la factura deseada y editar manualmente el campo Importe con el monto exacto a abonar.
-
Asignación de Medios de Pago: Modificar la “Operación bancaria” y la “Cuenta de pago” en la línea del documento si se requiere un método distinto a la transferencia (ej. Cheque o E-check).
-
Preparación y Generación: Hacer clic en Preparar pagos para generar las retenciones y revisar la vista previa; finalmente, seleccionar Generar pagos para concluir el proceso.
