Gestión de Relaciones y Oportunidades (CRM) 🚀

CRM
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Gestión de Relaciones y Oportunidades :rocket:

Esta guía se enfoca en desarrollar un paso a paso detallado para el manejo del módulo CRM del sistema. Su objetivo es proporcionar una comprensión clara y práctica de las funcionalidades del sistema, facilitando la gestión de relaciones con clientes y prospectos desde la carga de maestros hasta el análisis de resultados.

1. Entender el CRM: ¿Qué es y para qué sirve? :thinking:

  • Comprender su función: El CRM (Customer Relationship Management) es un portal que te permite gestionar todas las relaciones con tus contactos y organizaciones. Su objetivo principal es centralizar toda la información para tener un historial completo de cada interacción.
  • Facilitar la gestión de clientes: Con el CRM, podrás llevar un control detallado del proceso previo a la venta, desde el primer contacto hasta la generación del pedido de venta en el sistema.
  • Generar objetivos y segmentaciones: Además de la gestión de relaciones, el CRM te facilita la creación de objetivos de ventas y la segmentación de tus contactos para campañas específicas.

2. Maestros Esenciales:

  • Organizaciones: :office:
    • Definir: Son cuales son las empresas con las que te relacionas (clientes, proveedores, prospectos, etc.).
    • Cargar información: Asegúrate de que cada organización tenga su información completa y actualizada.
  • Originaciones: :bulb:
    • Identificar: Son los canales o fuentes por los cuales llegan los contactos o las oportunidades (ej. “referido”, “campaña de marketing”, “sitio web”).
    • Configurar: Es importante tener bien definidas las originaciones para analizar la efectividad de tus estrategias.
  • Mercados: :earth_africa:
    • Clasificar: Te permiten agrupar a tus contactos u organizaciones según el sector o tipo de mercado al que pertenecen.
    • Organizar: Esto te ayudará a segmentar y dirigir tus acciones de manera más eficiente.
  • Contactos: :people_holding_hands:
    • Registrar: Son las personas individuales con las que interactúas dentro de las organizaciones.
    • Vincular: Es crucial vincular cada contacto a su organización correspondiente.
  • Cargos: :briefcase:
    • Asignar: Define el puesto o rol de cada contacto dentro de su organización.
    • Detallar: Esto te permitirá entender mejor la estructura de la empresa y con quién te estás comunicando.

Importante: El CRM no solo es para clientes actuales, ¡también es clave para gestionar a tus potenciales clientes! Esto te permite hacer un seguimiento completo de los interesados.

3. Transacciones Principales:

Las transacciones principales en el CRM son la Gestión de Relacionamiento y las Oportunidades Comerciales.

3.1. Generar una Gestión de Relacionamiento :telephone_receiver:

Esta es la primera interacción que registras con un contacto o una organización.

  • Acceder: Ir a la opción de “Gestión de Relacionamiento”.
  • Cargar una nueva gestión:
    • Seleccionar el tipo de gestión: Puede ser una llamada, un correo electrónico, una reunión, etc.
    • Indicar la fecha: Registrar cuándo ocurrió la interacción.
    • Asociar a una organización y/o contacto: Vincular la gestión con la empresa y la persona involucrada.
    • Describir la interacción: Detallar brevemente de qué trató la gestión.
    • Definir el resultado: ¿Qué se logró con esta interacción? (ej. “interés inicial”, “agendar próxima reunión”).
    • Establecer un próximo paso: Si aplica, indicar la siguiente acción a realizar.
3.2. Crear una Oportunidad Comercial :moneybag:

Una vez que una gestión de relacionamiento muestra un interés real, se convierte en una oportunidad comercial.

  • Desde la Gestión de Relacionamiento: Si la gestión inicial genera una oportunidad, podrás crearla directamente desde allí.
  • Cargar una nueva oportunidad:
    • Asignar un nombre: Darle un nombre claro a la oportunidad (ej. “Venta de software a [Nombre de la Empresa]”).
    • Vincular a la organización y contacto: Asegurarte de que esté correctamente asociada.
    • Establecer la fecha estimada de cierre: Indicar cuándo esperas cerrar esta oportunidad.
    • Definir el monto estimado: Si es posible, estimar el valor económico de la oportunidad.
    • Seleccionar la originación: Registrar cómo llegó esta oportunidad (ej. “llamada en frío”, “referido”).
3.3. Gestionar las Actividades de una Oportunidad :dart:

Cada oportunidad comercial pasa por diferentes etapas. En el sistema, estas etapas se gestionan a través de actividades:

  • Desde la grilla de Oportunidades Comerciales: Podrás ver todas tus oportunidades y su estado actual.
  • Registrar actividades: A medida que avanzas con la oportunidad, irás registrando las siguientes actividades:
    • Generar Interés: :star_struck: La etapa inicial donde se capta la atención del prospecto.
    • Presentar Productos: :computer: Mostrar las soluciones o servicios que ofreces.
    • Dimensionar Propuesta: :straight_ruler: Ajustar la oferta a las necesidades específicas del cliente.
    • Negociar Propuesta: :handshake: Discutir los términos y condiciones de la oferta.
    • Generar Pedido de Venta: :white_check_mark: ¡El objetivo final! Convertir la oportunidad en un pedido de venta.
3.4. Cerrar una Oportunidad Comercial :stop_sign:

No todas las oportunidades terminan en venta. El CRM te permite registrar diferentes cierres:

  • “Standby”: :pause_button: Si la oportunidad se pausa temporalmente, pero podría retomarse en el futuro.
  • “Cliente rechaza la oportunidad”: :x: Si el cliente decide no avanzar con la propuesta.
  • “Cliente no califica”: :no_entry_sign: Si se determina que el prospecto no cumple con los requisitos para ser un cliente.

4. Análisis de Resultados: ¡Mide tu éxito! :bar_chart:

El CRM te permite analizar el resultado de tus gestiones y campañas.

  • Ver resultados de gestiones: Podrás ver el impacto de tus interacciones.
  • Análisis de campañas (si aplica): Si utilizas el módulo de campañas (como Doppler), podrás analizar la eficiencia de tus campañas de email marketing, viendo métricas como aperturas, clics, etc. Esta información te ayudará a mejorar tus futuras estrategias.