1. Introducción y Alcance del Módulo
El sistema de gestión de contratos por abonos permite la automatización y generación periódica de cuotas para diversos modelos de negocio. Aunque inicialmente está parametrizado bajo la nomenclatura de abono de servicios (como consultoría, telefonía o internet), su arquitectura técnica y lógica interna se aplican de manera idéntica a otros sectores comerciales clave:
Real Estate:
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Venta de unidades funcionales estructuradas en cuotas.
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Alquileres de unidades funcionales y seguimiento de planes de pago a largo plazo.
El objetivo de esta guía es unificar los criterios de configuración para evitar errores comunes en el cómputo de cuotas y entender los dos mecanismos de renovación con los que cuenta la plataforma.
2. Configuración Inicial del Ítem de Contrato
Al dar de alta un abono o contrato, existen campos críticos en la pestaña de ítems que determinan el comportamiento financiero del documento:
- Tipo y Centro de Costo: Debe seleccionarse explícitamente el tipo de ítem como Abono para habilitar las propiedades de periodicidad y generación automática de cuotas.
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Criterio de Descripción de Abono: Permite definir qué texto heredará la factura final. Si se selecciona la opción por defecto (Criterio Descripción de Producto), el sistema arrastrará de forma literal el texto ingresado en el campo “Descripción” del ítem.
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Periodicidad: Define la frecuencia de facturación (por ejemplo, Mensual).
Cálculo de Fechas y Prevención de Excesos de Cuotas
La parametrización de las tres fechas principales requiere estricta precisión operativa debido a la forma en que el motor del sistema procesa el tiempo:
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Fecha Desde: Indica el inicio de la vigencia del contrato o servicio prestado.
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Fecha Vencimiento: Funciona internamente como la Fecha de Generación del abono. Indica el día del mes en el cual se creará cada cuota. Se recomienda que esté dentro del mismo mes de inicio y alineada a la “Fecha Desde”.
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Fecha Hasta: Indica el fin de la vigencia del contrato original (ej. a 12 o 24 meses).
REGLA DE ORO OPERATIVA: El sistema calcula internamente los meses considerando bases estándar de 30 días. Por lo tanto, para un contrato de un año, la Fecha Hasta siempre debe configurarse con un día menos respecto a la Fecha Desde.
Ejemplo Incorrecto: Desde 04/07/2025 hasta 04/07/2026 generará 13 cuotas (12 cuotas regulares + 1 cuota extra debido al día excedente que el sistema computa como un mes completo).
Ejemplo Correcto: Desde 04/07/2025 hasta 03/07/2026 generará exactamente 12 cuotas.
3. Dinámica de la Solapa “Abonos” (Cuotas)
Una vez guardado el ítem del contrato con sus precios y fechas bien definidos, la solapa Abonos reflejará inmediatamente la proyección de la totalidad de las cuotas del período contratado (los términos “abono” y “cuota” se utilizan como sinónimos exactos en el sistema). Cada registro representa una obligación de pago pendiente de ser procesada por el módulo de facturación.
4. El Proceso de Renovación Automática
La renovación automática se activa marcando el check homónimo en la ficha del ítem. Esto instruye al sistema a extender la vigencia del contrato una vez alcanzada la fecha de finalización, manteniendo la misma estructura de precios, periodicidad y cantidad de cuotas que el contrato original.
Existen dos metodologías de renovación que dependen del valor asignado al campo Días Anticipación Renovación:
Metodología 1: Renovación a Mes Vencido (Esquema Clásico)
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Activación: Se ejecuta cuando el campo Días Anticipación Renovación se deja en cero (0) o nulo (vacío).
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Lógica de Ejecución: El proceso automatizado corre en segundo plano todas las noches (habitualmente a las 3:00 AM). Al llegar al primer día del mes calendario, el sistema busca de forma retrospectiva todos los contratos cuyo vencimiento (Fecha Hasta) haya ocurrido en el mes inmediato anterior.
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Resultado: Tras validar el vencimiento vencido, genera en ese momento el nuevo bloque de cuotas para el siguiente ciclo.
Metodología 2: Renovación Anticipada (Esquema Nuevo)
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Activación: Se ejecuta cuando se introduce un valor numérico mayor a cero (ej. 30 o 1).
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Lógica de Ejecución: El proceso nocturno diario evalúa activamente la fecha actual. Si detecta que faltan exactamente los días parametrizados para llegar a la Fecha Hasta del contrato, inicia la renovación de forma inmediata sin esperar al cambio de mes.
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Propósito Financiero: Fue diseñado específicamente a solicitud de clientes que requieren facturar de manera anticipada. Al crearse las cuotas con antelación en la solapa Abonos, quedan disponibles para ser procesadas en el lote de facturación antes de que comience el nuevo período de servicio.
COMPORTAMIENTO TÉCNICO CRÍTICO (Fechas de Control): > Independientemente de la metodología utilizada y de que las cuotas se generen de manera anticipada en la solapa “Abonos” (por ejemplo, ejecutándose hoy 2 de julio con 1 día de anticipación frente a una Fecha Hasta del 3 de julio), el sistema mantiene un comportamiento estructurado por mes calendario para sus marcas de auditoría internas.
Por consiguiente, el campo “Fecha Última Renovación” en el ítem se actualizará recién reflejando el 01 de agosto (primer día del mes comercial entrante). Esto consolida el ordenamiento del lote y asocia formalmente las cuotas al período prestacional correspondiente.
5. Circuito de Facturación de Abonos
La visualización de las cuotas proyectadas en la solapa “Abonos” no implica su facturación automática. Para emitir los comprobantes legales, se debe seguir el siguiente workflow operativo:
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Navegar al menú de Ventas / Facturas y seleccionar el asistente específico denominado Nuevo Proceso de Facturación Abonos / Factura Electrónica.
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Definir obligatoriamente el rango de fechas (Fecha Desde y Fecha Hasta). Este rango debe contener las fechas de vencimiento de las cuotas que se desean emitir.
- Seleccionar el Workflow de Facturación de Abonos adaptado para el cliente y presionar el botón de actualización (icono de la rueda / refrescar) para cargar los abonos pendientes en la grilla.
- Hacer clic en en los check de las cuotas que deseo generar las facturas y Aceptar
Al finalizar este flujo, el sistema actualizará de manera automática cada registro en la solapa Abonos del contrato, asignando de manera irreversible el Número de Factura generado y un link directo al documento fiscal electrónico emitido.
6. Consideraciones Importantes (¡Reglas Operativas Críticas!)
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Determinación del precio y actualización tardía: El sistema aplica el precio del ítem que se encuentre vigente en el contrato al momento exacto de la ejecución del trabajo automático (job). Al trabajar con Renovación Anticipada, si los precios aumentan posterior a la fecha en que el job proyectó las cuotas pero antes de que empiece el mes real, las cuotas ya creadas quedarán con el monto desactualizado. En ese escenario, el operador deberá ingresar manualmente a la solapa Abonos del contrato y hacer clic en el botón específico “Actualizar Precios” para forzar el recalculo masivo de las cuotas vigentes.
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La responsabilidad de contar con los valores de precios actualizados antes de la ejecución del proceso sigue siendo netamente operativa.
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La solución no incorpora mecanismos automáticos de reversión, eliminación de períodos generados ni procesos inversos de manera masiva.