Importación de Pedidos de Venta

Ventas
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Objetivo: Guiar al usuario paso a paso en el proceso de carga masiva de Pedidos de Venta mediante plantillas de Excel, asegurando la consistencia en las condiciones comerciales y contables requeridas por el sistema .

1. Guía Paso a Paso para la Importación de Pedidos

Paso 1: Acceso a la Pantalla

En el menú principal del sistema, diríjase a:

:right_arrow: Menú > Gestión Empresarial > Ventas > Pedidos

Paso 2: Descarga de la Plantilla de Excel

  1. Dentro de la pantalla de Pedidos, haga clic en el botón “Importar” y luego seleccione la opción “Exportar”.

  2. Esto descargará de manera automática la estructura de Excel oficial que debe completar para la carga masiva.

Paso 3: Completar la Plantilla de Datos

Abra el archivo Excel descargado. Encontrará las columnas de carga. Complete la información considerando las siguientes definiciones:

Campo (Columna) Explicación Operativa Tipo de Dato
NUMERO Obligatorio. Todos los renglones (ítems) que compartan el mismo número correlativo se unificarán dentro de un mismo pedido de venta. Numérico
FECHA Obligatorio. Fecha de emisión del documento (Formato DD/MM/AA). Fecha
CLIENTE Obligatorio. Código exacto del cliente según figura en el Maestro de Clientes. Alfanumérico
COMPROBANTE Obligatorio. Número de comprobante según la máscara definida en su talonario del ERP. Alfanumérico
CONDICIONPAGO Código de la condición de pago (Maestro Condiciones de Pago). Ver dinámica de asignación en la Sección 2. Alfanumérico
PRODUCTO Obligatorio. Código del artículo según figura en el Maestro de Productos. Alfanumérico
CANTIDAD Obligatorio. Cantidad del producto a vender. Numérico
PRECIO Obligatorio. Precio unitario del producto. Numérico
  • Campos Recomendados (Opcionales): Para enriquecer el documento, se sugiere completar las columnas de VENDEDOR (Código de vendedor), SUCURSAL (Código de sucursal del cliente), DESCRIPCION (Detalle general del pedido), DESCRIPCIONITEM (Detalle particular del artículo) y WORKFLOW (Código de relación entre documentos).

Paso 4: Carga del Archivo en el ERP

  1. Vuelva a la sección de importación de la pantalla de Pedidos.

  2. Seleccione y cargue el archivo Excel que acaba de completar.

  3. Seleccione el tipo de documento exacto que desea crear, acepte la empresa correspondiente y procese la importación.

Paso 5: Verificación de Resultados

Compruebe que los pedidos se hayan cargado correctamente en la grilla principal del sistema. Desde esta vista podrá realizar revisiones o ediciones de último momento en cantidades o precios si fuera necesario.

2. Regla de Negocio: Asignación de Condición de Pago

Para optimizar la carga, el sistema aplica un flujo de jerarquía automático (lógica de cascada) al procesar la columna CONDICIONPAGO :

  • Lectura Directa: El sistema prioriza el código ingresado en la columna CONDICIONPAGO del Excel . Si el campo contiene un dato válido, se asigna directamente al pedido .

  • Herencia Automática: Si prefiere ahorrar tiempo y deja la columna CONDICIONPAGO vacía en el Excel, el sistema buscará de forma automática la ficha del Cliente en el maestro . Si el cliente tiene una condición predefinida por defecto, el sistema la heredará para completar el pedido automáticamente .

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  • Bloqueo de Seguridad: Si el campo está vacío en el Excel y el cliente tampoco tiene una condición por defecto en su ficha, el sistema no creará el pedido para evitar que el documento quede sin valor comercial .

3. Solución de Alertas y Errores Operativos

Si el archivo contiene inconsistencias, el log de errores detallará los siguientes comportamientos:

  • Error: Falta indicar la condición de pago

    • Mensaje: “Falta indicar la condición de pago correspondiente al pedido [Nro de Pedido]” .

    • Causa: El campo quedó vacío en el Excel y el cliente asociado tampoco tiene una condición por defecto asignada en su maestro .

    • Solución: Agregue la condición comercial directamente en la celda del Excel o configure la condición por defecto en la ficha del cliente antes de reintentar la importación .

  • Error: Concepto de Venta no Configurado

    • Mensaje: “La organización no tiene configurado un concepto de Venta”

    • Causa: Falta la definición de la cuenta contable en la ficha del cliente utilizado.

    • Solución: Vaya al Maestro de Clientes, seleccione el cliente afectado, ingrese a la solapa “Datos Contables” y agregue el concepto contable correspondiente (generalmente “Clientes”). Luego, vuelva a procesar la importación.

  • Error de Integridad Referencial

    • Causa: Algún código en las columnas obligatorias (PRODUCTO, CLIENTE, etc.) no coincide exactamente con lo cargado en el ERP .

    • Solución: Revise que no haya espacios de más, errores de tipeo o códigos inactivos en el Excel y vuelva a importar .