Legajo Digital: Administracion de carpetas

Quippos
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:open_file_folder: Legajo Digital — Gestor de carpetas y documentación

Esta funcionalidad tiene como objetivo organizar la documentación del legajo de los colaboradores en carpetas, permitir vincular cada documento a una ubicación definida y gestionar los distintos flujos por los cuales RRHH y los colaboradores cargan documentación en el sistema.

:red_question_mark: ¿Para qué sirve?

El Gestor de carpetas del Legajo Digital permite clasificar y consultar la documentación de cada colaborador dentro de una estructura de carpetas definida por la empresa. En otras palabras, se introduce la posibilidad de vincular documentos a carpetas.

Con esta funcionalidad se puede:

  • :clipboard: Definir dónde se guarda cada documento mediante Políticas de documentación.

  • :card_index_dividers: Organizar la documentación en una estructura de carpetas con visibilidad y permisos de subida.

  • :incoming_envelope: Solicitar documentación a uno o varios colaboradores y hacer seguimiento del cumplimiento.

  • :beach_with_umbrella: Vincular documentos subidos desde solicitudes de licencias a la carpeta correspondiente.

  • :busts_in_silhouette: Administrar los documentos de todos los colaboradores: consultar, subir, mover y archivar.

  • :bust_in_silhouette: Permitir que cada colaborador consulte y descargue su propia documentación organizada por carpetas.

Los documentos pueden ingresar al legajo por tres caminos principales:

# Camino Quién actúa
:one: Administración de carpetas :busts_in_silhouette: RRHH sube directamente
:two: Solicitudes de documentación :busts_in_silhouette: RRHH solicita → :bust_in_silhouette: colaborador responde
:three: Solicitudes de licencias :bust_in_silhouette: colaborador adjunta al solicitar la licencia

:warning: Importante

Por el momento no se pueden eliminar documentos. Si un documento debe dejar de estar asociado a una carpeta, RRHH puede archivarlo y pasará a la carpeta especial :package: Archivo.

Solo en Administración de carpetas existe esta carpeta, donde también quedan los documentos que aún no tienen carpeta asignada.

:prohibited: Permisos

Perfil Qué puede hacer
:busts_in_silhouette: RRHH — lectura de carpetas :white_check_mark: Acceder a Administración de carpetas y Solicitudes de documentación. :white_check_mark: Consultar documentos de colaboradores.
:busts_in_silhouette: RRHH — escritura de carpetas :white_check_mark: Todo lo anterior, más: crear estructura, subir, mover y desvincular documentos.
:white_check_mark: Crear solicitudes de documentación.
:busts_in_silhouette: RRHH — configuración de documentos :white_check_mark: Configurar Políticas de documentación (carpeta destino, firma, BModeler).
:busts_in_silhouette: RRHH — licencias :white_check_mark: Configurar Políticas de licencias y asociar una política de documentación.
:bust_in_silhouette: Colaborador activo :white_check_mark: Ver y descargar sus documentos en Mis documentos. :white_check_mark: Responder solicitudes de documentación. :white_check_mark: Adjuntar documentación en licencias. :prohibited: No puede subir por iniciativa propia ni mover documentos.

:gear: Antes de empezar

Para utilizar el Gestor de carpetas, realizar las siguientes configuraciones en el orden sugerido:

:one: Asignar permisos a los usuarios de RRHH

Verificar que los usuarios de RRHH que deban operar el módulo cuenten con:

  • :white_check_mark: Permiso de Administración de carpetas (ADM_FOLDERS_READ para consultar; ADM_FOLDERS_EDIT para subir, mover y gestionar).

  • :white_check_mark: Permiso de Políticas de documentación.

:two: Definir la estructura de carpetas

:pushpin: Ruta: Quippos → Recibos y documentos → Configuraciones → Estructura de carpetas

  • Crear la jerarquía de carpetas de la empresa, o

  • Utilizar el botón Usar plantilla sugerida para aplicar la plantilla estándar de Legajo Digital.

:light_bulb: Consejo: La plantilla sugerida es recomendada en implementaciones nuevas, solo si aún no hay carpetas creadas en la organización.

Al crear o editar cada carpeta, configurar:

Campo Descripción
:eye: Visibilidad Pública: el colaborador puede ver la carpeta. Interna: solo visible para RRHH.
:up_arrow: Subida de documentos Solo RRHH, Solo el colaborador o Ambos. Una carpeta interna solo puede permitir subida por RRHH.

:light_bulb: Las subcarpetas heredan la visibilidad del padre. Una subcarpeta no puede ser más permisiva en visibilidad que su carpeta superior.

:three: Configurar las Políticas de documentación

:pushpin: Ruta: Quippos → Recibos y documentos → Configuraciones → Políticas de documentación (anteriormente llamadas Plantillas)

Para cada tipo de documento que se utilizará en el legajo, crear o editar una política indicando:

Campo Descripción
Código y nombre (*) Identificación del tipo de documento.
:writing_hand: Firma Define si requiere firma del colaborador y/o del empleador.
:file_folder: Carpeta destino Carpeta pública donde se archiva el documento. Obligatorio si requiere firma del colaborador. :prohibited: No se pueden seleccionar carpetas internas en este caso.
:counterclockwise_arrows_button: Proceso BModeler Opcional. Si se configura, el documento pasa por un flujo de aprobación y validación antes de quedar disponible en el legajo.
Definir en Gestion de equipos - bmodeler, los integrantes del equipo responsable de la aprobación → aprobadoresDocumentacion.

:light_bulb: La firma, el tipo de documento y el flujo de aprobación se configuran a nivel de Política de documentación, no en la estructura de la carpeta física.

:four: Vincular documentación en Políticas de licencias (opcional)

:pushpin: Ruta: Quippos → Licencias y vacaciones → Políticas → seleccionar la política deseada → Solapa: Atributos de la Política.

  • Seleccionar una Política de documentación en el campo correspondiente. De esta manera, se define en qué carpeta destino quedará guardado el documento adjunto al flujo de licencias.

  • Activar Requiere adjuntar el documento al generar la solicitud si la documentación médica o de respaldo es obligatoria para el colaborador.

:warning: Restricción

En las políticas de licencias únicamente se pueden vincular políticas de documentación que NO tengan un proceso BModeler configurado, ya que el flujo de aprobación sigue las reglas nativas del módulo de licencias.

:rocket: Modo de uso

:one: Solicitudes de documentación (RRHH)

:pushpin: Ruta: Quippos → Recibos y documentos → Documentos → Solicitudes de documentación

Esta funcionalidad permite iniciar solicitudes para pedir a uno o varios colaboradores que suban documentación requerida para sus legajos.

:plus: Crear una nueva solicitud

  1. Ingresar a Solicitudes de documentación.

  2. Hacer clic en Nueva solicitud.

  3. Completar los parámetros:

Campo Descripción
Nombre de la solicitud Título descriptivo (ej.: Actualización de datos personales 2026).
Política de documentación Define qué documento subir, carpeta destino, firmas y aprobación BModeler.
Destinatarios Selección de destinatarios por Áreas, Puestos o Colaboradores individuales.
Fecha límite Fecha tope para la entrega. Al vencerse, se notifica a RRHH y al colaborador (la solicitud sigue abierta).
  1. Hacer clic en Crear solicitud.

Al confirmar, el sistema genera de forma automática un registro por cada colaborador destinatario y les envía una notificación para proceder a la carga.

:warning: Restricción

La carpeta destino de la política de documentación seleccionada debe permitir la subida del colaborador (Solo el colaborador o Ambos). Si la carpeta está configurada como Solo RRHH, el sistema no permitirá crear la solicitud.

:bar_chart: Seguimiento de solicitudes

  1. Ingresar a la grilla de Solicitudes de documentación.

  2. Consultar el dashboard de estado general: totales, pendientes, vencidos y cerrados.

  3. Seleccionar una solicitud específica para ver el detalle por colaborador.

  4. Desde el panel de detalle, es posible realizar las siguientes acciones:

Acción Cuándo usarla
:bell: Enviar recordatorio Enviar una notificación de alerta a colaboradores con solicitudes pendientes.
:eye: Ver documento Visualizar el archivo cargado por los colaboradores que ya completaron la acción.
:check_mark: Cerrar solicitud Finalizar la solicitud de manera manual cuando ya no deba seguir activa.

Estados por colaborador:

Estado Icono Significado
Pendiente :orange_circle: El colaborador aún no ha subido el documento requerido.
Pendiente de firma :yellow_circle: El colaborador subió el documento y fue aprobado por RRHH (solo cuando la politica de documentación requiera firma del colaborador).
Vencido :red_circle: Se superó la fecha límite de entrega, pero la solicitud permanece abierta para su carga (RRHH puede cerrar la solicitud manualmente).
En aprobación :blue_circle: El documento fue subido y se encuentra transitando un flujo de aprobación en BModeler.
Cerrado :green_circle: Solicitud cumplimentada (el documento fue subido y aprobado/firmado con éxito).

¡Claro que sí! Usar letras para las subsecciones principales del flujo va a evitar confusiones con los números de los pasos internos.

Aquí tenés la sección completa estructurada con A, B, C y D:

:counterclockwise_arrows_button: Flujos de Trabajo y Estados de la Solicitud

El comportamiento y el ciclo de vida de una solicitud de documentación varían según la configuración de la Política de documentación seleccionada. A continuación, se detallan los cuatro escenarios posibles:

🇦 Flujo Estándar (Sin BModeler y Sin Firma)

Es el camino directo de carga y archivo automático.

  • Paso 1: RRHH inicia y envía la solicitud al colaborador.

  • Paso 2: El colaborador visualiza la solicitud pendiente y sube el documento.

  • Paso 3: El sistema archiva el documento en la carpeta destino y se cierra la solicitud automáticamente.

  • Fin del proceso.

🇧 Flujo con Firma Obligatoria (Sin BModeler y Con Firma)

Se utiliza cuando se requiere la conformidad digital del colaborador sobre el archivo subido.

  • Paso 1: RRHH inicia y envía la solicitud al colaborador.

  • Paso 2: El colaborador sube el documento requerido.

  • Paso 3: El documento pasa a estado Pendiente de firma. El colaborador debe firmar el documento desde su panel de Mis documentos.

  • Paso 4: Al registrarse la firma, el documento se aloja en la carpeta destino y se cierra la solicitud.

  • Fin del proceso.

🇨 Flujo con Validación (Con BModeler y Sin Firma)

Se aplica cuando RRHH debe auditar y validar el contenido del documento antes de ingresarlo formalmente al legajo.

  • Paso 1: RRHH inicia y envía la solicitud al colaborador.

  • Paso 2: El colaborador sube el documento. En ese instante, la solicitud pasa a estado En aprobación y se dispara el proceso en BModeler.

  • Paso 3 (Bifurcación): RRHH evalúa la documentación desde las tareas del proceso:

    • Opción A — RRHH Aprueba: El documento se considera válido, se guarda en la carpeta destino y se cierra la solicitud con éxito. (Fin del proceso).

    • Opción B — RRHH Rechaza:

      1. Al rechazar, RRHH debe describir obligatoriamente el motivo del rechazo.

      2. La solicitud vuelve automáticamente al estado Pendiente :yellow_circle:.

      3. El sistema notifica al colaborador detallando el motivo del rechazo.

      4. El colaborador debe corregir el archivo y subir nuevamente la documentación.

      5. Esta nueva carga vuelve a disparar el proceso BModeler (retorna al Paso 2).

🇩 Flujo Completo de Validación y Firma (Con BModeler y Con Firma)

Se aplica cuando el documento debe ser auditado por RRHH y, una vez aprobado, requiere obligatoriamente la firma digital del colaborador.

  • Paso 1: RRHH inicia y envía la solicitud al colaborador.

  • Paso 2: El colaborador sube el documento. La solicitud pasa a estado En aprobación y se dispara el proceso en BModeler.

  • Paso 3 (Bifurcación de validación): RRHH evalúa la documentación:

    • Opción A — RRHH Aprueba: El documento supera la validación y pasa automáticamente a estado Pendiente de firma. (Continúa en el Paso 4).

    • Opción B — RRHH Rechaza:

      1. RRHH debe describir obligatoriamente el motivo del rechazo.

      2. La solicitud vuelve al estado Pendiente :yellow_circle: y notifica al colaborador con el motivo del rechazo.

      3. El colaborador debe corregir el archivo y subir nuevamente la documentación (vuelve al Paso 2).

  • Paso 4: El colaborador visualiza el documento aprobado por RRHH en su panel y procede a realizar la firma digital.

  • Paso 5: Al registrarse la firma, el documento se aloja de forma definitiva en la carpeta destino y se cierra la solicitud.

  • Fin del proceso.

:two: Solicitudes de licencias con documentación

:pushpin: Ruta colaborador: Quippos → Mi Quippos → Mis licencias → Nueva solicitud

:pushpin: Ruta RRHH: Quippos → Licencias y vacaciones → Políticas

Cuando una política de licencias tiene configurada una política de documentación asociada:

  1. El colaborador debe ingresar a realizar una Nueva solicitud de licencia.

  2. Al seleccionar el tipo de licencia, si la política lo requiere, se habilitará la sección para adjuntar documentación.

  3. Si la documentación está configurada como obligatoria, el botón de envío permanecerá bloqueado hasta que el colaborador suba el archivo de respaldo.

  4. Al confirmar el envío, el documento se guardará automáticamente en la carpeta destino especificada en la política de documentación configurada.

:three: Administración de carpetas (RRHH)

:pushpin: Ruta: Quippos → Recibos y documentos → Configuraciones → Administración de carpetas

Desde esta pantalla, los usuarios de RRHH con permisos habilitados pueden consultar y gestionar centralizadamente la documentación de todos los colaboradores de la empresa. Podemos ver tanto carpetas publicas como internas.

:magnifying_glass_tilted_left: Consultar documentos de un colaborador

  1. Ingresar a Administración de carpetas.

  2. Buscar y seleccionar en el buscador al colaborador deseado.

  3. Navegar mediante carpetas :card_index_dividers: o utilizar la vista en grilla :clipboard:.

  4. Seleccionar una carpeta específica para ver los documentos asociados en el panel central.

  5. Hacer clic sobre un documento para visualizar su vista previa técnica.

:package: Carpeta Archivo

La carpeta Archivo es una sección especial del sistema que almacena:

  • Documentos desvinculados manualmente de su carpeta de origen.

  • Documentos huérfanos que ingresaron al sistema y no tienen una carpeta asociada.

Desde esta carpeta, RRHH puede realizar la acción de mover para clasificar correctamente los archivos.

:up_arrow: Subir un documento manualmente

  1. Seleccionar al colaborador y posicionarse en la carpeta destino en el árbol lateral.

  2. Hacer clic en Subir documento.

  3. Confirmar la subida del documento.

↔️ Mover documentos entre carpetas

  1. Seleccionar uno o más documentos de la grilla.

  2. Hacer clic en la acción Mover o arrastrar directamente el/los documentos hacia la carpeta destino en el árbol lateral.

  3. Confirmar la reubicación en la ventana emergente.

:package: Desvincular un documento (archivar)

  1. Seleccionar el o los documentos deseados de la grilla.

  2. Hacer clic en la acción Archivar.

  3. Confirmar la acción.

El documento dejará de mostrarse en su carpeta actual y pasará automáticamente a la carpeta de sistema Archivo. El archivo no es eliminado del sistema.

:four: Estructura de carpetas (RRHH)

:pushpin: Ruta: Quippos → Recibos y documentos → Configuraciones → Estructura de carpetas

:plus: Crear carpetas de forma manual

  1. Ingresar a Estructura de carpetas.

  2. Hacer clic en + Nueva carpeta raíz o en + Agregar subcarpeta (según el nivel jerárquico que se requiera).

  3. Completar los parámetros de nombre, visibilidad y permisos de subida de documentos.

  4. Hacer clic en Guardar para aplicar los cambios.

:clipboard: Utilizar la plantilla sugerida

  1. Ingresar a la funcionalidad (disponible solo si la organización aún no cuenta con carpetas creadas).

  2. Hacer clic en el botón Usar plantilla sugerida.

  3. Revisar en pantalla la estructura estándar recomendada por Finnegans (Ingreso, Compensaciones, Licencias, Formación, Legales, Seguridad e Higiene, etc.).

  4. Confirmar haciendo clic en Aplicar plantilla.

:warning: Restricción

La plantilla estándar solo puede aplicarse sobre bases vacías de carpetas. Si ya existen carpetas activas, esta opción se deshabilitará automáticamente.

:five: Mis documentos — Vista de carpetas (Colaborador)

:pushpin: Ruta: Quippos → Mi Quippos → Mis documentos

:magnifying_glass_tilted_left: Consultar documentos personales

  1. Ingresar a Mis documentos.

  2. Alternar la vista preferida entre formato de Grilla :clipboard: y formato de Carpetas :card_index_dividers:.

  3. En la vista de Carpetas, navegar por el árbol y seleccionar la ubicación deseada.

  4. Seleccionar un archivo para previsualizarlo o hacer clic en Descargar :down_arrow:.

:prohibited: El colaborador únicamente podrá visualizar carpetas públicas y consultar exclusivamente sus propios documentos. No cuenta con permisos para subir archivos por cuenta propia ni reubicarlos desde esta sección. Tampoco puede acceder al archivo :package:.

:incoming_envelope: Responder una solicitud de documentación

  1. Ingresar a Mis documentos.

  2. Localizar las solicitudes pendientes (identificadas con el estado Pendiente :yellow_circle: o Vencido :red_circle:).

  3. Subir el archivo :up_arrow:.

  4. Hacer clic en Confirmar para enviar la documentación.

Comportamiento del sistema post-envío:

Configuración de la política Estado del documento / Solicitud
Sin BModeler y sin firmas :green_circle: Solicitud Cerrada. Documento Disponible en la carpeta.
Sin BModeler y con firmas :writing_hand: Documento Pendiente de firma. Se debe firmar desde Mis documentos para cerrar la solicitud.
Con proceso BModeler :blue_circle: Pendiente de aprobación. Si es rechazado por el validador, la solicitud volverá a estado :yellow_circle: Pendiente para realizar una nueva carga.

:cross_mark: Al rechazar la documentación subida por el colaborador, RRHH debe describir un motivo de rechazo. Esto le permite al colaborador saber por qué fue rechazado y que documentación debe subir.

:world_map: Resumen de rutas de acceso rápido

Funcionalidad Ruta de navegación en Quippos
:clipboard: Políticas de documentación Recibos y documentos → Configuraciones → Políticas de documentación
:card_index_dividers: Estructura de carpetas Recibos y documentos → Configuraciones → Estructura de carpetas
:open_file_folder: Administración de carpetas Recibos y documentos → Configuraciones → Administración de carpetas
:incoming_envelope: Solicitudes de documentación Recibos y documentos → Documentos → Solicitud de documentación
:beach_with_umbrella: Políticas de licencias Licencias y vacaciones → Políticas
:bust_in_silhouette: Mis documentos Mi Quippos → Mis documentos → carpetas
:beach_with_umbrella: Mis licencias Mi Quippos → Mis licencias

:memo: Notas aclaratorias finales

(*) Todos los campos marcados con un asterisco rojo son de carácter obligatorio.

  • :prohibited: Autonomía de carga: El colaborador no cuenta con facultades para subir documentación al sistema por iniciativa propia; solo lo hace respondiendo solicitudes explícitas de RRHH o adjuntando documentación como parte de sus solicitudes de licencias.

  • :package: Políticas de eliminación: Por seguridad y auditoría legal, los documentos no pueden ser eliminados permanentemente del legajo; la alternativa provista es su desvinculación para enviarlos a la carpeta especial Archivo (zona reservada de RRHH).

  • :clipboard: Lógica de comportamiento: Recuerde que las reglas de negocio (carpetas destino, firmas electrónicas necesarias y procesos de aprobación) se configuran en las Políticas de documentación y no en las carpetas.

  • :counterclockwise_arrows_button: Compatibilidad BModeler: Las políticas de documentación que posean flujos estructurados de BModeler solo pueden aplicarse en Solicitudes de documentación y quedan excluidas para su uso en Políticas de licencias.

  • aprobadoresDocumentacion: es el nombre del equipo responsable en el proceso bmodeler. Será el que defina si aprueba o rechaza la documentación (también lo podrá hacer el creador de la solicitud de documentación desde → Mis tareas).