Esta aplicación tiene como objetivo gestionar y controlar la entrega de materiales al personal, permitiendo realizar entregas, devoluciones y reposiciones masivas, y emitir las constancias correspondientes.
¿Para qué sirve?
Algunas empresas tienen la obligación de entregar el Equipo de Protección Personal (EPP) a los empleados, dependiendo de la actividad a la que se dediquen. También pueden entregar otros materiales o herramientas, como por ejemplo una notebook o un celular.
Esta funcionalidad permite llevar el control y el seguimiento de los elementos entregados:
- Realizar la entrega inicial de los elementos.
- Registrar devoluciones.
- Reponer materiales cuando corresponda.
- Controlar los movimientos como si fuera una cuenta corriente.
- Emitir las constancias de entrega.
Antes de empezar
Configuraciones iniciales en el sistema.
La parametrización se hace en dos maestros y en este orden: primero cargar los materiales como productos, y después indicar en el legajo de cada empleado qué materiales le corresponden. Recién con eso configurado se pueden realizar las entregas, las devoluciones y las reposiciones.
Maestro de Productos
Ruta → Menú → Gestión Empresarial → Inventarios → Productos
En este maestro deben existir los materiales a entregar a los empleados. Aquí se configuran todas las características de los productos: si llevan stock o no, en qué depósito están, la información de productos de compra, etc.
Nota aclaratoria: para realizar una entrega de materiales masiva, todos los productos deben ubicarse en un mismo depósito. Si los materiales están repartidos en depósitos distintos, hay que generar una transacción por cada depósito.
Materiales a entregar en el legajo
Ruta → Menú → Gestión de Capital Humano → Administración del Personal
- Ingresar al empleado y abrir la solapa Materiales, dentro de los datos laborales.
- Hacer clic en el más verde para agregar un material.
- Completar los campos de configuración:
- Producto: seleccionar el producto del maestro.
- Activo: permite desactivar un material cuando ya no corresponda su entrega, sin necesidad de eliminarlo del legajo.
- Descripción: comentarios.
- Cantidad: informar la cantidad del producto.
- Devolución: si se tilda, el empleado tiene que devolver el producto entregado.
- Reposición: si se tilda, el material debe ser repuesto.
- Periodicidad (meses): determina cada cuántos meses se debe reponer el material.
- Antelación (meses): determina la cantidad de meses posteriores a la entrega a partir de los cuales el material aparece en la lista de materiales a reponer.
- EPP: tildar cuando se trata de un Equipo de Protección Personal. Este tilde es el que determina que la constancia de entrega se emita automáticamente al generar la transacción.
- Posee Certificación: tildar si al material le corresponde certificación.
Ejemplo: para una bomba de nafta configurada con Periodicidad 2 y Antelación 1, el material debe reponerse a los 2 meses de entregado y empieza a figurar en la lista de materiales a reponer a partir del mes 1.
Carga masiva con el importador
Ruta → Menú → Gestión de Capital Humano → Empleados → Administrar → Importar
El importador de materiales permite cargar la información masivamente en los legajos, en lugar de hacerlo empleado por empleado.
- Descargar la planilla para completar.
- Completar la planilla con los materiales de cada empleado.
- Importar la planilla.
Si se importan materiales que el empleado ya tiene asignados, el sistema modifica los datos que sean diferentes y suma la nueva cantidad informada. Si se informa una cantidad en cero, solo modifica la información del producto en el empleado, sin sumar cantidad.
Modo de uso
Los materiales entregados se controlan como una cuenta corriente por empleado: cada entrega suma, cada devolución resta, y la reposición combina ambos movimientos para que el saldo quede correcto.
Qué transacción usar en cada caso
- Entrega inicial de materiales: entrega los materiales que están configurados en el legajo y todavía no se entregaron. Es la transacción de uso habitual.
- Entrega de materiales: entrega cualquier material, esté o no configurado en el legajo y se haya entregado antes o no. Sirve para casos puntuales que se salen de lo parametrizado.
- Devolución de materiales: registra las devoluciones de los materiales que el empleado tiene pendientes de devolver.
- Reposición de materiales: repone los materiales que cumplieron su periodicidad.
Entrega inicial de materiales
- Completar los parámetros:
- Fecha: indicar a qué fecha se desean ver los materiales a entregar.
- Empleado.
- Empresa.
- El sistema lista todos los materiales que están pendientes de entrega.
- Seleccionar los materiales a entregar.
- Hacer clic en Entrega inicial.
- Completar los datos de la entrega:
- Fecha de entrega.
- Tipo de documento: seleccionar Entrega de materiales.
- Depósito: el depósito donde se encuentran estos materiales. Todos deben estar en el mismo; de lo contrario, hay que generar transacciones diferentes.
- Previsualizar entrega de materiales: al tildar esta opción se habilita un paso previo donde se pueden modificar el Depósito Origen, el Centro de costos, la Fecha y la Cantidad a entregar antes de confirmar.
- Aceptar.
Si no se previsualiza la entrega y se acepta desde el primer momento, se genera directamente la transacción de la entrega.
Luego de unos segundos, el sistema emite automáticamente la constancia de entrega de los materiales catalogados como EPP, para que el empleado la firme. Este reporte es de origen legal.
Las constancias de los materiales que no son EPP no se emiten en este momento: se imprimen desde el informe Impresión Constancia Entrega de Materiales no EPP, detallado más abajo.
Entrega de materiales
Ruta → Menú → Gestión de Capital Humano → Entregas de Materiales
Desde esta transacción se puede entregar cualquier material, independientemente de si se entregó antes o no, y sin depender de lo configurado en el legajo.
La misma transacción sirve para registrar la devolución de un material que no está configurado en el legajo con devolución:
- Ingresar a Entrega de materiales por transacción.
- Seleccionar el tipo de documento Devolución de materiales.
- Registrar la devolución.
Devolución de materiales
- Completar los parámetros:
- Empleado.
- Empresa.
- El sistema trae la lista de materiales que el empleado o los empleados deben devolver.
- Hacer clic en Devolución automática para generar la devolución masiva, que puede abarcar distintos empleados y distintos materiales en una sola operación.
El sistema también genera automáticamente el reporte de los elementos que sean EPP.
Reposición de materiales
- Completar los parámetros:
- Fecha Desde.
- Fecha Hasta.
- Empleado.
- Empresa.
- El sistema trae la lista de materiales a reponer, según la periodicidad y la antelación configuradas en el legajo.
- Hacer clic en Reposición automática.
- Completar la misma información que se solicita para la entrega de materiales.
La reposición registra dos movimientos: una transacción de devolución, que no afecta el stock, y una transacción de entrega. De esta manera el material viejo sale de la cuenta corriente del empleado y entra el nuevo, y el saldo queda correcto en lugar de acumular dos unidades del mismo elemento.
Reportes
Análisis de materiales por transacción
Ruta → Menú → Gestión de Capital Humano → Administración del Personal
Permite consultar el historial de materiales entregados al personal.
Entrega de Materiales EPP
Es la constancia que firma el empleado y es de origen legal. Se emite automáticamente al generar la transacción y también puede imprimirse desde la propia transacción.
Impresión Constancia Entrega de Materiales no EPP
Ruta → Menú → Gestión de Capital Humano → Administración del Personal
Emite las constancias de entrega de los materiales que no están catalogados como EPP, que son los que no se imprimen automáticamente. Completar los parámetros para generar el informe.