Contexto
Esta nueva funcionalidad de procesamiento de documentos con IA, permite automatizar la carga de documentos en formato PDF de manera simple y segura. Se trata de un nuevo método de acceso dentro de Deals, diseñado para publicar información de forma más ágil y automática.
Su función principal es leer un archivo PDF y transformarlo en un archivo JSON, respetando el schema previamente definido en el documento de Deals.
Beneficios
- Reduce la carga manual de datos.
- Minimiza los errores de transcripción.
- Acelera la publicación de información en Deals.
Modo de uso
- El usuario envía el archivo PDF.
- La IA interpreta su contenido.
- Convierte los datos en información lista para usar.
- Envía los datos al Bot de Compras.
Configuraciones
- Contar en Deals con el documento que vamos a usar.
- Crear los métodos de publicación y descargar en Deals.
Caso de uso
Creación y Uso de un Método de Publicación Privado para Envío de Facturas por Mail al Bot de Compras
Este instructivo detalla el proceso para crear y habilitar un método privado en el documento público “Factura” para el envío de PDF mediante correo electrónico a Deals y posteriormente al Bot de Compras, se explica cómo realizar el envío de prueba por correo y verificar la correcta recepción y procesamiento en Deals y en el Bot de Compras.
Paso a Paso: Creación y Habilitación del Método
- Ingrese al Catálogo de Documentos.
- Busque y seleccione el documento “Factura”
- Dentro de la configuración de métodos del documento, haga clic en “Nuevo”.
- Busque y seleccione el documento “Factura” nuevamente.
- Haga clic en “Crear uno nuevo”.
- Nombre del Método: Asigne un nombre descriptivo, por ejemplo, “Post PDF, bot de compras”.
- Código ID: Utilice un código similar al nombre de referencia.
- Archivo: Seleccione “Archivo PDF con IA”.
- Medio: Seleccione la opción de “Email”.
- Active la casilla: “URL generica de procedimiento”
- Configuración del Email: el email de destino contiene el código de la empresa y el nombre del espacio de trabajo.
- Asunto: Establezca un asunto fijo y de referencia que será utilizado para los envíos, por ejemplo, “PDF, facturas”.
- (Opcional) Notificación de Errores: Configure un usuario/s específico para recibir notificaciones detalladas en caso de errores en el procesamiento.
- Prompt: Ingrese un prompt: Permite configurar especificaciones sobre los datos de salida
- Formato de Archivo: Suba un formatos de facturas a modo de ejemplo.
- Haga clic en “Guardar el método” y “Confirmar”.
Paso a Paso: Habilitación del Método en la Configuración de Descargas
- Diríjase a la sección de Descargas > Mis Descargas (que se encarga de gestionar los envíos al Bot de Compras).
- Abra el método público ya existente (puede verificarlo en el detalle del documento “Factura”) o puede crear un método de descarga privado.
- Dentro de la configuración del método de descarga , busque la opción “Origenes Permitidos” y habilite el metodo Privado que creo recientemente
- Haga clic en “Confirmar”.
En el siguiente video puede ver en detalle lo expuesto anteriormente.
Paso a Paso: Envío de PDF mediante Mail y Verificación en Deals y Bot de Compras
- Envíe al Mail de Destino configurado en el método (el que contiene el código de la empresa y el nombre del espacio de trabajo)
- Utilice el Asunto mismo configurado previamente en el metodo
- Adjunte el documento Factura en formato PDF que desea procesar
- Envíe el mail
Paso a Paso: Verificación del Procesamiento en el Monitor de Deals
- En la sección de Publicaciones y Descargas de Deals, actualice la vista hasta que se refleje el envío (el contador debería aumentar).
- Haga clic en los tres puntos y seleccione “Ver monitor”.
- Verifique que el estado indique que se “guardó correctamente” y “se procesó correctamente”, respectivamente.
Paso a Paso: Verificación en el Bot de Compras
- Ingrese a la interfaz del Bot de Compras.
- Actualice “Mis Facturas” para verificación del documento recibido
- Puede verificar todos los dato del documento (número de comprobante, fecha, CAE, fecha de vencimiento, conceptos, totales, tipo de comprobante impositivo) que se generó en el Bot de Compras, se hayan vinculado correctamente.
En el siguiente video puede ver en detalle lo expuesto anteriormente.