En este instructivo te mostramos cómo funciona nuestra herramienta de Notificaciones Automáticas, diseñada para mantenerte al tanto de tus circuitos de aprobación en tiempo real. 
El objetivo es muy simple: darte visibilidad inmediata sobre tus gestiones, evitarte la tarea de revisar el sistema constantemente y ayudarte a resolver tus tareas diarias en menos clics.
Requisitos previos y configuración
Para que las alertas automáticas lleguen a tu bandeja de entrada sin problemas, es necesario que revises estos tres puntos en la plataforma:
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Servidor de correo activo: Tu administrador del sistema debe tener habilitada la salida de correos. -
Correos electrónicos actualizados: Asegurate de que tanto tu usuario como los de tu equipo tengan una dirección de email válida cargada en sus perfiles. -
Flujo de trabajo configurado: El sistema utiliza la estructura de aprobación que ya usás habitualmente para saber a quién dirigir cada aviso. -
Diagrama de reglas de autorización: Debe estar en la última versión.
Cómo funciona el flujo de notificaciones
Las alertas operan en segundo plano y se adaptan al rol que te toque cumplir en cada momento:
Si sos Solicitante (Creás el documento)
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1. Envío al circuito: Al guardar y enviar un documento (como una Orden de Compra), el sistema activa el rastreo de forma automática.
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2. Notificación de Aprobación: Si tu documento es aprobado, te llegará un mail de inmediato para que puedas continuar con tu gestión comercial.
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3. Notificación de Rechazo (Definitivo o para Modificar): Si el documento es rechazado, recibirás un correo que te detallará el número de transacción
4. Acceso directo: Cada email incluye un enlace seguro. Al hacer clic, la plataforma te abrirá el documento al instante en modalidad de lectura para que no pierdas tiempo buscándolo.
Si sos Autorizante (Firmás el documento)
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1. Aviso de tarea pendiente: En el momento exacto en que un documento requiera tu firma, te llegará un correo informándote que tenés una transacción Pendiente de Autorización.
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2. Información clave a la vista: El mail te mostrará los datos más importantes para que sepas de qué se trata antes de entrar: Tipo de documento, Número de transacción y Usuario que lo solicitó.
- 3. Resolución ágil: Hacé clic en el enlace del mail para abrir el documento dentro del ERP y tomá la acción necesaria (Aprobar, Rechazar o Rechazar para modificar) de inmediato.
Cosas a tener en cuenta y buenas prácticas
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Datos completos en el mail: Para que identifiques todo de un vistazo, los correos incluyen automáticamente el tipo de documento, organización y el nombre del usuario que lo creó. -
Seguridad ante todo: Al hacer clic en los enlaces del correo, el sistema te pedirá iniciar sesión (si es que no la tenés abierta) para resguardar la confidencialidad de los datos de la empresa. -
Tu circuito sigue igual: Esta función solo automatiza los avisos por mail; no modifica los permisos, las jerarquías de aprobación ni los límites de montos ya establecidos en tu sector.