Introducción
Se podrá registrar de forma automática el traslado de dinero de tus ventas con tarjeta (Payway) hacia las cuentas bancarias de cada local. Este cambio elimina las tareas manuales de control diario y agiliza el seguimiento de tus cobros en la empresa.
¿Para qué sirve?
Esta mejora te ayuda a ahorrar tiempo valioso y a evitar errores humanos en la carga de datos de tesorería. Al automatizar el procesamiento de las liquidaciones de tarjetas, ya no tendrás que registrar los movimientos de fondos uno por uno de forma manual. El sistema se encarga de cruzar los datos y que se asigne correctamente a la cuenta bancaria que le corresponde a cada sucursal.
¿ Que hace este servicio ?
Este servicio hace tres cosas:
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Recibe ese detalle y lo guarda ordenado en DEALS (el módulo que concentra documentos externos).
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Busca en Finnegans si ya existen las cobranzas de tarjeta que coinciden con ese detalle.
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Si encuentra coincidencia, crea el movimiento de fondos automáticamente, con la leyenda: Generado por Conciliación Automática Payway.
Resumen de flujo:
Paso 1: Se recibe y se guarda en DEALS el archivo descargado de Payway
Paso 2: El sistema compara con las cobranza que ya están en Finnegans
Paso 3: Si hay coincidencia → se crea el movimiento de fondos
Antes de empezar: Consideraciones Previas
En Finnegans
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Deben existir las cobranzas con tarjeta cargadas (las que representan lo que cobró el POS o el comercio).
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Esas cobranzas deben estar en pesos.
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Deben estar sin conciliar todavía (si ya están conciliadas a mano, el automático no las va a tomar).
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Los importes, fechas, números de cupón o de lote del archivo Payway tienen que coincidir con lo cargado (si no, quedará “no procesado”).
Configuración en Finnegans
Acá se definen las “reglas del juego” para que el automático sepa dónde buscar y a qué cuenta mover el dinero.
A) Tipo de operación bancaria de las cobranzas
En el Menú ->Gestion Empresarial->Tesoreria->Maestros-> Tipos de operaciones bancarias, debe haber una operación que represente las cobranzas con tarjeta que usa Payway.
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Anotá el código de esa operación (ejemplo: DEP.CUPON o el que use la empresa).
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Ese mismo código se va a cargar después en DEALS (sección “Descarga”).
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El estado de origen de esa operación tiene que ser el mismo que tienen las cobranzas en el sistema.
B) Una operación bancaria por sucursal / establecimiento Payway
En el archivo de Payway aparece un número de ESTABLECIMIENTO (a veces dice SUCURSAL). Ese número identifica el comercio o punto de venta.
Para cada establecimiento que use Payway:
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Crea una operación bancaria en Finnegans cuyo código —o código adicional— sea ese mismo número
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En esa operación, completá obligatoriamente la cuenta destino por defecto: es la cuenta bancaria donde debe impactar el movimiento de fondos cuando el proceso termina bien.
Si falta la cuenta destino, el proceso se corta con error.
C) Tipo de documento “Movimiento de fondos”
Definí qué tipo de documento de movimiento de fondos se va a usar (ejemplo: código MOVFONDOS o el que tenga la empresa).
Ese código también se carga en DEALS en la parte de descarga como un parámetro.
Configuración en DEALS
DEALS es donde se conecta el correo/archivo de Payway con Finnegans.
1. Crear Publicación
En la publicación, se decide si el parámetro publico es Tipo de procesamiento, el cual puede ser LOTE o CUPON.
Modo LOTE: Agrupa todos los cupones del mismo lote y misma fecha. Suma los importes. Busca en Finnegans un lote con la misma fecha, mismo número de lote y misma suma. Si da igual → genera el movimiento de fondos con todos esos cupones.
Modo CUPÓN: Toma cada cupón por separado. Busca en Finnegans: misma fecha, mismo número de cupón, mismo importe.
Si da igual → incluye ese cupón en el movimiento de fondos.
En la solapa de configuración de email, se visualizara el email al que se debe enviar el archivo payway y en asunto el Asunto a respetar.
Confirmar la publicación.
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Crear Descarga
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Activar webhook
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Cargar parámetros de descarga
Parámetros:
Tipo de operación bancaria: refiere al código de tipo de operación de la cobranza*
Tipo de documento:* refiere al código de documento que se utiliza en la cobranza*
empresa: Se completa solo si se va a trabajar con una sola empresa*
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Confirmar descarga.
3. Sinónimos
Requisito de Configuración: Es mandatorio que cada comercio (número de establecimiento) posea su sinónimo configurado en Deals vinculado a una operación bancaria de conciliación; de lo contrario, no se generará el movimiento de fondos
Archivo que se descarga de Payway (qué columnas importan)
Payway suele mandar un archivo separado por punto y coma (;), con una fila de títulos y después los movimientos.
Columnas que el sistema necesita
¿Cómo sabe el sistema si “coincide”?
Depende del modo elegido
Modo LOTE
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Agrupa todos los cupones del mismo lote y misma fecha.
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Suma los importes.
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Busca en Finnegans un lote con la misma fecha, mismo número de lote y misma suma.
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Si da igual → genera el movimiento de fondos con todos esos cupones.
Modo CUPÓN
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Toma cada cupón por separado.
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Busca en Finnegans: misma fecha, mismo número de cupón, mismo importe.
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Si da igual → incluye ese cupón en el movimiento de fondos.
Cómo saber si salió bien (en DEALS)
Después de procesar, DEALS guarda un mensaje de resultado
El mensaje suele decir algo como:
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Procesados: …
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No procesados: …
El mensaje suele decir algo como:
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Procesados: …
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No procesados: …
El movimiento creado automáticamente lleva la descripción:
Generado por Conciliación Automática Payway
Problemas frecuentes (y qué revisar)
RESUMEN PASOS A SEGUIR:
Pasos a seguir
Para comenzar a utilizar esta automatización:
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Ingresa a la sección de Deals y realiza la configuración de publicación y descarga.
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Configura las equivalencias (sinónimos) para asociar el número de comercio o establecimiento de Payway con su respectiva Sucursal y su Operación Bancaria de traslado.
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Asegúrate de que la operación bancaria tenga cargada su cuenta por defecto en el sistema para cada local.
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¡Listo! A partir de ese momento, cada vez que envies el archivo de Payway, el sistema procesará la información y creará los movimientos de forma automática.
Nota: Esta automatización funciona exclusivamente con transacciones en Pesos.