Registrá los pedidos de cotización
Esta funcionalidad permite la registración de los pedidos de cotizaciones de compra a partir de las solicitudes de compra previamente registradas por los distintos sectores de la empresa. Es posible imprimir los pedidos y enviarlos a los proveedores para que ellos mismos coticen los artículos.
Índice
- Alcance
- Configuraciones
- Tipos de Documento
- Solapa General
- Solapa Conceptos Productos
- Solapa Reportes
- Workflows
- Modo de Uso
- Generar Pedido de Cotización
- Emitir Pedido de Cotización
- Cargar Cotizaciones de Proveedores
- Emitir Cotizaciones de Proveedores
- Generar Orden de Compra
Alcance
Esta funcionalidad permite la registración de los Pedidos de Cotizaciones de Compra, a partir de las solicitudes de compra previamente registradas por los distintos sectores de la empresa.
Permite, además, la impresión de dichos pedidos, para que puedan ser enviados a los proveedores y que los mismos coticen los artículos incluidos.
Una vez recibidas las cotizaciones de cada proveedor, se actualizan los precios y condiciones en cada pedido de cotización.
Posteriormente, se registran las órdenes de compra, seleccionando mediante asistente las cotizaciones con las mejores condiciones de precio, pago y vigencia.
Configuraciones
Para poder implementar correctamente esta funcionalidad, se deben considerar las siguientes configuraciones:
Tipos de Documento
Se debe crear un nuevo tipo de documento: Pedido de Cotización de Compras. Se accede desde el Menú → Configuración → Diseño del espacio de trabajo → Documentos → Tipos de Documentos
Solapa General
En esta solapa se editan los datos generales del tipo de documento. Los principales atributos a configurar son:
Categoría: se debe indicar Pedido de Cotización de Compras.
Tipo: se debe indicar Compra.
Solapa Conceptos Productos
En esta solapa se configurarán los conceptos de productos a utilizar en este tipo de documento. A partir de los conceptos de productos, se podrá restringir qué productos se podrán visualizar y seleccionar al momento de generar una nueva transacción.
Es obligatorio la selección de al menos un Concepto de Producto para cada tipo de documento, caso contrario, al momento de transaccionar no tendrá
disponibles productos para operar.
Solapa Reportes
En esta solapa se configuran los reportes de impresión disponibles para el tipo de documento Pedido de Cotizaciones de Compra.
Los mismos se visualizarán desde la opción Imprimir al editar cada transacción.
Se deben configurar los siguientes reportes:
Pedido de Cotización de Compras: este reporte permite imprimir las Solicitudes de Cotizaciones para enviar a los distintos proveedores.
Cotizaciones de Compra: este reporte permite imprimir las Cotizaciones recibidas de los proveedores.
Workflows
El nuevo Tipo de Documento Pedido de Cotizaciones de Compras debe estar incluido en un Workflow. Se accede desde el Menú → Configuración → Diseño del espacio de trabajo → Documentos → Relación entre documentos.
Ingresar al workflow de Compras - Productos & Insumos
Se deben respetar las siguientes configuraciones para la transición Pedido de Cotizaciones de Compra → Orden de Compra:
Activar el atributo Utiliza Cotizaciones.
Modo de Uso
Generar Pedido de Cotización
El Pedido de Cotizaciones de Compra se genera a partir de las distintas solicitudes de compra previamente registradas por los distintos sectores de la empresa.
Se accede desde el Menú→ Gestión Empresarial → Compras → Transacciones → Pedidos de Cotización.
A través del asistente de la operación es posible seleccionar las solicitudes pendientes.
Al hacer clic en Siguiente, el asistente muestra todas las solicitudes de compra pendientes.
Emitir Pedido de Cotización
Una vez guardada la operación, se emite el Pedido de Cotizaciones para enviar a los distintos proveedores.
Para ello se debe presionar el botón Imprimir de la barra de herramientas, y luego seleccionar el reporte Pedido de Cotización de Compra. Se indica la cantidad de copias en función a la cantidad de proveedores a los cuales se debe solicitar cotización.
Cargar Cotizaciones de Proveedores
Para cargar las cotizaciones enviadas por los proveedores, se debe ingresar a la edición de cada pedido de cotización y presionar el botón Agregar Cotización ubicado en la barra de herramientas.
Se abre una ventana emergente. Desde donde es posible ingresar los datos de la cotización, como puede ser: el precio, la moneda, la condición de pago, fecha de entrega y la vigencia de las condiciones ofrecidas.
La solapa Comparación de cotizaciones permite un análisis de las cotizaciones ingresadas.
Desde aquí también es posible editar las mismas, haciendo clic sobre el enlace del Proveedor o del Producto.
Emitir Cotizaciones de Proveedores
Es posible imprimir un formulario con todas las cotizaciones asociadas a cada pedido de cotización, con el detalle de las condiciones ofrecidas.
Para ello se debe presionar el botón Imprimir de la barra de herramientas, y luego seleccionar el reporte Cotizaciones de Compra.
Generar Orden de Compra
El circuito finaliza con la registración de la Orden de Compra, donde mediante un asistente es posible seleccionar los pedidos de cotización pendientes.
Se accede desde Menú → Gestión Empresarial→ Compras → Transacciones → Órdenes de Compra.
Al presionar el botón Nuevo, se debe elegir el documento Orden de Compra Con Cotización.
Permite, además, la impresión de dichos pedidos, para que puedan ser enviados a los proveedores y que los mismos coticen los artículos incluidos.
Una vez recibidas las cotizaciones de cada proveedor, se actualizan los precios y condiciones en cada Pedido de Cotización.
Posteriormente, se registran las órdenes de compra, seleccionando mediante asistente las cotizaciones con las mejores condiciones de precio, pago y vigencia.