Planes y Presupuestos en Finnegans GO

Presupuestos
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:bar_chart: Planes y Presupuestos en Finnegans GO

La contabilidad presupuestaria en Finnegans GO es una herramienta clave para evaluar los aspectos económicos y proyectar los resultados de su empresa, permitiéndole definir objetivos y cumplir metas bajo condiciones específicas. Esta funcionalidad opera de manera paralela a la contabilidad real, utilizando el mismo plan de cuentas, lo que simplifica su configuración al no requerir la creación de nuevas estructuras.

El objetivo principal de generar un presupuesto lo que permite es planear todos los resultados de la organización en un tiempo determinado, controlar el manejo de todos los ingresos y egresos en ese mismo tiempo y facilitar la toma de decisiones estratégicas.

Maestros intervinientes clave :key:

Para una correcta gestión de sus planes y presupuestos, es fundamental configurar ciertos maestros del sistema:

1. Cuentas

Aunque se utilizan las mismas cuentas del plan de cuentas contable, es crucial realizar una configuración específica:

  • Permitir distribuciones incompletas en presupuestos: Acceder a Menú > Contabilidad > Cuentas. Dentro de la solapa “Distribuciones”, al agregar una dimensión, se debe tildar la opción “permitir distribuciones incompletas en presupuestos”. Esto es vital para las cuentas de resultados, ya que, si no se activa, el sistema solicitará obligatoriamente la indicación de un centro de costo o dimensión de proyectos al utilizar estas cuentas en los planes.

2. Condiciones de Pago

Este maestro es de vital importancia para el balance presupuestado:

  • Configuración Avanzada: Acceder a Menú > Contabilidad > Condiciones de Pago. Dentro de la solapa “Configuración Avanzada”, se deben definir las cuentas corrientes de proveedores o clientes y las cuentas de disponibilidades. Estas cuentas se utilizarán para la contraparte financiera o contable en el balance presupuestado y en el cashflow.

  • Impacto de Vencimientos: Es fundamental comprender que la contabilidad presupuestaria se devenga a fin de mes y la fecha de vencimiento se traslada al mes siguiente. Por ejemplo, una condición de pago a 0 días (contado) impactará financieramente al mes siguiente. Si se utiliza una condición de 30 días, el impacto se verá a los dos meses. Esto es crucial para la planificación del cashflow proyectado.

3. Ejercicio Contable

El presupuesto requiere la asignación de un ejercicio contable:

  • Creación de Ejercicios: Acceder a Menú > Contabilidad > Ejercicio Contable. Se puede utilizar el ejercicio contable real de la empresa o crear uno nuevo específicamente para el presupuesto, ajustando el período según sus necesidades (por ejemplo, un ejercicio de seis meses para una planificación semestral).

Confección de Presupuestos y Planes :memo:

En Finnegans GO, el presupuesto actúa como un contenedor para todos sus planes. Es en los planes donde se definen los resultados específicos, los plazos y los parámetros deseados.

Acceder a Menú > Gestión Empresarial > Presupuestos.

1. Crear un Presupuesto

Se puede crear el presupuesto antes o después de los planes. Lo importante es asociar los planes al presupuesto una vez que estén dados de alta.

  • Paso 1: Dar de alta el Presupuesto.
    • Indicar la Fecha: Establecer la fecha del presupuesto.
    • Asignar un Nombre: Asignar un nombre descriptivo al presupuesto.
    • Seleccionar Ejercicio Contable: El sistema tomará las fechas de inicio y fin del ejercicio seleccionado.
    • Definir el Estado: Puede ser “Abierto” (para permitir visualización y agregar planes) o “Cerrado”.
    • Tipo “Forecast”: Marcar este campo si desea que el presupuesto sea visible en los informes de Forecast y CashFlow.

2. Cargar los Planes :rocket:

Existen diversos tipos de planes para cubrir todas sus necesidades de proyección:

  • Plan de Cotizaciones: Es fundamental contar con un plan de cotizaciones, ya que los planes de Finnegans GO no toman la cotización de la moneda del maestro de cotizaciones, sino de este plan.

    • Paso 1: Crear o utilizar plan existente. Finnegans GO trae un plan de cotizaciones precargado por defecto.

    • Paso 2: Configurar Moneda y Tipo. Si trabaja con otras monedas (ej. euros), deberá crear un plan de cotizaciones para cada una.

    • Paso 3: Indicar “Es Forecast” (opcional): Para visualizarlo en los informes de Forecast.

    • Paso 4: Definir privacidad: Puede ser “Público” (disponible para todas las empresas) o “Privado” (específico para una empresa).

    • Paso 5: Cargar Cotizaciones: Ingresar las cotizaciones mes por mes.

  • Plan de Stock Inicial: Este plan es esencial para que el sistema controle las cantidades proyectadas de ingresos y egresos en los planes de compra y venta. Sin él, los planes de compra y venta iniciarán con un stock en cero.

    • Paso 1: Definir Producto, Moneda y Cantidad.

    • Paso 2: Indicar Precio Inicial.

    • Paso 3: Importar ítems (opcional): Si tiene muchos productos, puede importar la información (producto, moneda, cantidad, precio) mediante un archivo Excel utilizando el botón “Importar ítems”.

    • Paso 4: Visualizar Stock Flow: La solapa “Stock Flow” proyectará los movimientos futuros según los planes de compras y ventas que se aperturen.

    • Paso 5: Planes dependientes: Los planes de compras y ventas son los únicos que se relacionan con el plan de stock, ya que siempre se indica un producto en ellos.

    • Paso 6: Asociar presupuesto: Indicar a qué presupuesto pertenece este plan.

  • Plan de Compras: Permite proyectar las compras futuras de productos.

    • Paso 1: Definir Fechas y Estado: Indicar fecha de inicio y fin, y si está “Activo”. A medida que se agregan meses, aparecen más columnas para proyectar.

    • Paso 2: Cargar ítems:

      • Producto, Moneda y Condición de Pago: Siempre se solicitará una condición de pago.
      • Cantidad y Precio: Ingresar la cantidad y el precio planeado para cada período.
      • Importar ítems (opcional): Similar al plan de stock, puede importar desde un Excel, que se adaptará a la cantidad de meses definidos.

    • Paso 3: Asociar plan de Stock Inicial: Indicar el plan de stock inicial para que los movimientos se proyecten desde ese punto, de lo contrario, iniciará desde cero.

    • Paso 4: Lista de Precios (opcional): Puede seleccionar una lista de precios de un proveedor, pero el precio será fijo y no proyectable.

    • Paso 5: Cuenta de impuestos: Para el cálculo del IVA de los productos.

    • Paso 6: Gastos: Es posible agregar otros gastos inherentes a la compra, como fletes o acarreos.

      • Modo: Directo (valor se replica en todos los meses), Por Unidad (se multiplica por las unidades del producto) o Por Porcentaje (valor porcentual del importe del producto).
      • Imputación de Dimensiones: Las dimensiones (ej. centro de costo) se imputan de forma global para todos los productos del plan de compra, no por ítem.

    • Paso 7: Visualizar Stock Flow y Detalle Contable: La solapa “Stock Flow” mostrará la fluctuación de cantidades. El “Detalle Contable” presentará la información de las cuentas intervinientes.

  • Plan de Ventas: Estructuralmente similar al plan de compras.

    • Paso 1: Definir Fechas y Estado: Indicar fecha de inicio y fin, y si está “Activo”.

    • Paso 2: Asociar plan de Stock Inicial: (Opcional).

    • Paso 3: Lista de Precios (opcional): Puede utilizarse, pero no es recomendable para proyecciones a largo plazo debido a los cambios de precios.

    • Paso 4: Cuenta de impuestos y vendedor (opcional).

    • Paso 5: Cargar ítems: Definir producto, moneda, condición de pago, cantidades y precios para la venta.

    • Paso 6: Visualizar Stock Flow y Detalle Contable: El “Detalle Contable” permitirá ver la información de las cuentas y, si se elige, por dimensión de centro de costo.

    • Paso 7: Asociar presupuesto.

    • Imputación de Dimensiones: Al igual que en el plan de compras, las dimensiones se configuran de forma global para todos los productos en el plan de ventas.

  • Plan de Ingresos: Permite planificar ingresos en cuentas de resultado, sin la necesidad de asociar productos.

    • Paso 1: Definir Fechas y Estado: Indicar fecha de inicio y fin, el nombre y si es “Forecast”.

    • Paso 2: Cargar Cuentas y Valores: Indicar la cuenta de ingresos y el importe planificado para cada mes.

    • Paso 3: Imputación de Dimensiones por ítem: A diferencia de los planes de compra y venta, aquí se tiene la libertad de visualizar y asignar diferentes ítems de centro de costos o proyectos por cada cuenta de ingreso, permitiendo una imputación más detallada por línea.

    • Paso 4: Cantidades en cero: Es posible dejar meses con cantidades en cero si los ingresos son semestrales o trimestrales.

    • Paso 5: Asociar presupuesto: Indicar a qué presupuesto pertenece este plan.

Informes Presupuestarios :chart_with_upwards_trend:

Finnegans GO ofrece diversos informes para controlar y analizar sus planes presupuestarios.

Acceder a Menú > Gestión Empresarial > Presupuestos > Informes.

1. Informes de Control Presupuestario (Compras y Ventas) :white_check_mark:

Estos informes comparan lo real con lo presupuestado, mostrando los desvíos.

  • Paso 1: Configurar Parámetros:

    • Fecha: Indicar el período a visualizar (ej. todo el año).
    • Dimensión/Presupuesto/Plan: Filtrar por centro de costo, un presupuesto específico o un plan particular.
    • Incluir planes inactivos (opcional): No recomendado si no desea verlos.
    • Agrupación: Agrupar por período (año, mes) o por producto, según su preferencia.

  • Paso 2: Analizar Resultados: El informe mostrará las unidades, el total real (facturado), la cantidad real, el total presupuestado, la cantidad presupuestada y el desvío (diferencia entre lo real y lo planificado).

    • Desvío en Cantidad: Muestra la diferencia entre la cantidad presupuestada y la real.
    • Desvío en Importe: Muestra la diferencia en el total monetario.

  • Consideraciones para ventas: Si su plan de ventas incluye distintas monedas, el informe mostrará las columnas de “Real” y “Presupuestado” tanto en moneda principal como en moneda secundaria, permitiendo la comparación entre ellas.

2. Cuadro de Resultados Presupuestado :bar_chart:

Este informe muestra únicamente las cuentas de resultado que intervienen en los planes.

  • Paso 1: Configurar Parámetros: Indicar la fecha y, opcionalmente, un presupuesto o una dimensión para filtrar.

  • Paso 2: Visualizar Cuentas de Resultado: Verá las cuentas de resultado (ej. Fletes y acarreos, Ingresos por venta, Venta de mercadería).

  • Paso 3: Apertura por Dimensión: Si se selecciona la dimensión (ej. centro de costo) en los parámetros, las cuentas se aperturarán por esa dimensión. Si no, aparecerán totalizadas. Puede visualizarse en moneda principal o secundaria.

3. Informe Forecast :crystal_ball:

Este informe le permite comparar lo ejecutado (real) desde una fecha determinada hasta hoy, y lo proyectado (planificado) desde hoy en adelante.

  • Paso 1: Configurar Parámetros:

    • Fecha Desde: Indicar la fecha de inicio de lo que desea comparar.
    • Fecha Hasta: Siempre se indica la fecha del día actual.
    • Formatos: Diversos formatos precargados para ver la información en diferentes monedas o agrupaciones.

  • Paso 2: Analizar comparativo: El informe mostrará un comparativo de lo ejecutado (impactado en facturas y contabilidad real) versus lo proyectado (planes con el check de “incluir en forecast” y sus fechas).

4. Control Presupuestario Financiero :moneybag:

Este informe muestra todas las cuentas, tanto de resultado como las que no lo son (ej. cuentas de caja), con su imputación por mes.

5. Cash Flow :money_with_wings:

El cashflow proyectado es un informe esencial para la gestión financiera.

  • Paso 1: Configurar Parámetros:

    • Período: Seleccionar la frecuencia (ej. mensual).
    • Incluir Forecast: Marcar esta opción para que se incluyan todos los planes de ingresos, egresos, compras o ventas que tengan el check de “incluir en forecast”.

  • Paso 2: Visualizar Vencimientos: En este informe, todos los importes presupuestados para el mes en curso se trasladan al período siguiente. Las cuentas definidas en las condiciones de pago se visualizarán en los ingresos.

Consejos útiles y solución de problemas comunes :bulb:

  • Edición de Planes: Los planes pueden editarse tantas veces como sea necesario. Todos los cambios que realice en los planes se reflejarán en los informes.
  • Desvío en Informes: Si en un informe de control se visualiza lo presupuestado en una fila y lo real en otra para la misma cuenta y período, esto indica que la imputación de la dimensión (ej. centro de costo) difiere entre la factura real y el plan. Para resolverlo, puede redistribuir la factura para que coincida con la dimensión del plan o cambiar la distribución en el plan.
  • Inconsistencias en Moneda Principal: Si al visualizar informes con planes en dólares, los importes en moneda principal no coinciden, es crucial revisar el plan de cotizaciones. Si no se cargó un plan de cotizaciones privado asociado al presupuesto, el sistema utilizará el plan de cotizaciones base por defecto.
  • Dimensiones globales vs. por ítem:
    • En Planes de Compra y Venta, las dimensiones (ej. centro de costo) se imputan de forma global a todos los productos del plan. Si necesita diferentes distribuciones por período para el mismo producto, deberá crear planes de venta separados para cada período con la distribución deseada.

En Planes de Ingresos y Egresos, es posible aperturar por diferentes ítems de centro de costo o proyectos para cada línea de la cuenta.