Portal de Compras
Esta aplicación para invitados tiene como objetivo llevar la gestión de compras de una manera eficaz y sencilla.
5 min
¿Para qué sirve?
Podrás operar con tus proveedores (usuarios invitados) dentro de un mismo espacio de trabajo, ofreciendo la posibilidad de que a través del Portal de Compras puedan generar las facturas de sus productos y servicios, y enviarlas al Bot de Compras para que sean contabilizados en el ERP.
Además podrán visualizar Órdenes de Compra y Remitos, y su Composición de saldos y Cuenta corriente.
Antes de empezar
El usuario ERP que contrata la aplicación, deberá:
Pre-requisitos
- Instalar y configurar el BOT DE COMPRAS: si aún no lo tienes configurado, será necesario hacerlo. Ésto permitirá que las facturas generadas por el Proveedor en AFIP, puedan ser descargadas desde el Portal de Compras, a fin de que sean completadas y enviadas al BDC para ser contabilizadas.
Requisitos
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Descargar e Instalar la Aplicación Portal de Compras en el Espacio de Trabajo al que accederá el Proveedor (Organización)
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Invitar al Proveedor al EDT para que acceda a la Aplicación.
Restricción acciones proveedores
En caso de que necesites restringir las posibles acciones que tendrán los provedores (usuarios invitados) en la aplicación, deberás dirigirte a “Menú izquierdo > Adminsitrar > Plug&Go > Instaladas > Portal de Compras” y hacer click en el engranaje.
Se desplegará este pop-up, donde podrás habilitar/deshabilitar las distintas acciones posibles que tendrás tus proveedores en la aplicación:
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Habilitar generación de facturas de compra: en caso de estar activo, los proveedores tendrán acceso a: a) “Mis facturas” donde podrán contabilizar facturas, además de visualizar las ya procesadas ; b) “Ordenes de compra” donde podrán visualizar el historial de órdenes de compras y su información relacionada ; 3) Visualizarán los contadores de la home
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Visualizar informe de composición de saldos: en caso de estar activo, los proveedores tendrán acceso al informe de “Composición de Saldos” desde la home.
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Visualizar informe de cuenta corriente: en caso de estar activo, los proveedores tendrán acceso al informe de “Cuenta corriente” desde la home.
Cada una de estas acciones se habilitan de forma independiente, para que puedas adaptar las aplicaciones a tus necesidades!
Modo de uso
Asumiremos que todas las configuraciones anteriores están habilitadas.
Paso 1 - Ingresar a la Aplicación
El Proveedor ingresará al Portal a través del enlace que le llegará a su correo electrónico o a través de la pantalla completando usuario, contraseña y Espacio de Trabajo.
Al ingresar verá en la pantalla, todas las aplicaciones a las que tiene acceso.
Deberá seleccionar Portal de Compras:
Paso 2 - Visualizar la Home
En el margen Izquierdo tendrá disponible las opciones:
- Mis Facturas
- Órdenes de Compra
- Composición de Saldos
- Cuenta Corriente
En el centro podrás visualizar a modo de resumen las Órdenes de Compras recientes y dos indicadores mostrando la cantidad de Órdenes Activas y Factura en proceso.
Paso 3 - Ingresar a Mis Facturas
En esta pantalla podrás visualizar la bandeja de facturas según el estado en que se encuentren:
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Pendientes: podrás visualizar aquellas facturas que han sido descargadas desde AFIP, y se encuentran pendientes de completar con información de productos, percepciones y conceptos, en el caso que apliquen.
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Procesadas: podrás visualizar aquellas facturas que han sido contabilizadas en el ERP, a través del Bot de Compras. Podrás acceder a la información de la factura en modo lectura.
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Rechazadas: podrás visualizar aquellas facturas que han sido rechazadas por el Bot de Compras, y aún no han sido enviadas para su corrección.
En el caso que requiera generar una factura de forma manual, sin utilizar las facturas descargadas desde el Fisco, podrá hacerlo a través del botón “Registrar Factura”.
Presionando en el botón se abrirá una nueva ventana en la que se mostrará un formulario para completar los datos de la factura.
Deberá registrar productos, percepciones y conceptos como se detalla a continuación.
Paso 4 - Procesar Facturas Pendientes
Ingresando a un registro de facturas pendientes, se abrirá en una nueva pantalla la Factura descargada de AFIP para ser completada. Lo mismo sucederá en el caso de ser una Registro manual a través del botón “Registrar factura”.
En el caso de ser una factura descargada de AFIP, podrás visualizar datos que no pueden ser modificados como Proveedor, Número de Comprobante, Fecha del comprobante, Moneda, Condición de pago, Comprobante Tipo Impositivo y Tipo de Documento Factura.
Una vez completada la información relacionada a Productos, Percepciones y Conceptos presionar el botón “Enviar”.
Una vez enviada la factura al BDC, para ser contabilizada, la misma cambiará de estado, de PENDIENTE a EN PROCESO.
IMPORTANTE:
- Cuando la factura haya sido contabilizada desde el BOT DE COMPRAS (BDC), podrá ser visualizada en la solapa PROCESADAS.
- En el caso de que la misma se Rechace, se visualizará en la solapa RECHAZADAS. En caso de aplicar, desde el BDC se devolverán las facturas al Portal de Compras, a la solapa Pendientes para que puedan ser procesadas nuevamente.
- Mismo tratamiento se dará a las facturas registradas de forma manual.
Registrar PRODUCTOS
Los productos que forman parte del detalle de la factura deberán ser completados asociando los documentos a través del botón 
Presionando sobre éste, se desplegará una pantalla en la que se visualizarán los documentos que pueden ser vinculados a la factura que se está completando. Seleccionando los documentos, estará completando el detalle de la factura con los productos de los mismos.
Presionando el botón “Aceptar”, los productos serán cargados en el formulario de la factura.
Ingresando a cada producto podrás modificar las cantidades y el importe si se requiere.
Completada toda la información, el sistema calculará el Total Bruto, calculado por la sumatoria de todos los productos y lo registrará en el campo con el mismo nombre situado en el margen inferior izquierdo.
Registrar PERCEPCIONES
En la solapa con Percepciones, se podrán dar de alta presionando el botón +.
En una nueva pantalla se podrán completar:
- Tipo de Percepciones
- Percepciones
- Importe
- Base Imponible
Completada toda la información, el sistema calculará el Total de Percepciones y las registrará en el campo con el mismo nombre situado en el margen inferior.
Registrar CONCEPTOS
En la solapa con Conceptos, se podrán dar de alta los conceptos seleccionando la tasa correspondiente.
Ingresando al registro se podrá registrar el Importe Calculado y la Base Imponible.
Completada toda la información, el sistema calculará el Total de Conceptos y los registrará en el campo con el mismo nombre situado en el margen inferior.
Paso 5 - Visualizar Órdenes de Compra
A través del enlace Órdenes de Compra desde el Home podrás ingresar a una pantalla donde se podrán visualizar las Órdenes ACTIVAS y FINALIZADAS.
Las órdenes ACTIVAS son aquellas que ha generado el Cliente desde ERP y aún no han sido facturas.
Las órdenes FINALIZADAS son aquellas que han sido vinculadas a documentos o han sido finalizadas/anuladas por el cliente.
En ambas pantallas podrá ver información relacionada a la órdenes de compra, tal como Número, Número de documento interno, Fecha, Descripción, Moneda e Importe.
Para visualizar mayor detalle de la orden de compra deberás presionar sobre el registro. De esta forma accederás a mayor información distribuida en dos solapas. Una, con el detalle de la OC, productos que la componen, cantidad. precios e importes.
La otra con información a los documentos de recepción vinculados a la orden en caso de tenerlos.
Paso 6- Visualizar Informe Composición de Saldos
A través del enlace Composición de Saldos desde el Home podrás ingresar al informe a través del cual el proveedor podrá acceder a información que le permitirá identificar los comprobantes que se encuentran pendientes de pago.
Paso 7 - Visualizar Informe Cuenta Corriente
A través del enlace Cuenta Corriente podrás ingresar al informe a través del cual el proveedor tendrá disponible información acerca de los movimientos de su cuenta en relación a las Facturas generadas y a los pagos realizados por su cliente.
5 min
Descarga el Instructivo haciendo clic aquí 
Instructivo - Portal de Compras
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