1. Diferencias de Redondeo en la Importación de Facturas
Pregunta: Hemos notado que el importador es muy sensible a las diferencias de redondeo. ¿Existe alguna forma de configurar una tolerancia para evitar rechazos por diferencias mínimas al usar el template de Excel?
Respuesta: No es posible configurar una tolerancia para diferencias de redondeo en el proceso de importación de facturas. El sistema exige exactitud en los importes debido a que la generación de la Factura de Compra (FC) implica la creación de un asiento contable que debe balancear a nivel de centavos para garantizar la integridad financiera. Este control de exactitud aplica de igual manera si la factura se carga manualmente en el sistema. Por lo tanto, se debe asegurar que los importes del template coincidan exactamente con la suma total de los detalles.
2. Cálculo e Ingreso de Percepciones
Pregunta: El template no parece tener un campo dedicado al ingreso de las percepciones impositivas, ni se calculan automáticamente al ser subidas al sistema, lo cual requiere una carga manual posterior. ¿Hay alguna manera de ingresarlas directamente en el template para que se importen correctamente?
Respuesta: No es factible ingresar las percepciones impositivas directamente desde el template de importación de Excel. Esta funcionalidad no está soportada en el proceso masivo. Para aquellas facturas que requieran la aplicación de percepciones, la única vía alternativa que permite su gestión de manera más integrada es el Bot de Compras. El Bot de Compras está diseñado para manejar transacciones más complejas que incluyen estos cálculos, evitando la necesidad de una carga manual posterior en el módulo de facturación.
3. Vinculación con Recepción u Orden de Compra
Pregunta: ¿Es posible realizar la vinculación de la factura con su respectiva Recepción de Mercadería u Orden de Compra directamente desde el template, o se debe hacer manualmente después de la importación?
Respuesta: Por el momento, la vinculación entre la Factura de Compra y sus documentos asociados (Recepción o Orden de Compra) debe realizarse manualmente. El diseño del template de importación no incluye un campo o lógica para establecer este enlace de forma automática. El proceso es: importar la factura, y luego ingresar a la misma en el sistema para realizar la asociación manual con el documento de gestión de inventario o la Orden de Compra relacionada.
4. Asignación a Múltiples Dimensiones (Centros de Costo) por Porcentaje
Pregunta: En el “Bot de compras” es posible asignar un porcentaje del gasto a diferentes centros de costo (dimensiones). ¿Cómo podríamos indicar el porcentaje a asignar a cada dimensión durante la importación, dado que solo encontramos columnas para ingresar hasta 3 dimensiones pero no para el porcentaje?
Respuesta: Actualmente, el template de importación no soporta la asignación de porcentajes a múltiples dimensiones durante la importación. Esta funcionalidad está disponible en el Bot de Compras, donde se pueden asignar porcentajes a diferentes centros de costo. Para utilizar esta funcionalidad, se recomienda usar el Bot de Compras en lugar del template de importación de Excel.
5. Manejo de Unidades de Medida Diferentes
Pregunta: Nos hemos encontrado con casos donde la unidad de medida (UM) de la factura (ej. toneladas) difiere de la UM contable (ej. kilogramos), lo que complica la posterior vinculación con la recepción. ¿Cómo se deben manejar estas diferencias en el template para asegurar la consistencia?
Respuesta: Para evitar errores en la vinculación posterior y mantener la integridad del stock, es un requisito estricto utilizar la Unidad de Medida (UM) con la que el producto fue configurado en el sistema. Las unidades de medida que aparezcan en la factura física (ej. si la factura usa paletas) deben ser convertidas a la UM contable (ej. unidades, kilogramos) en el template de Excel. Se debe asegurar que el campo de UM en el template sea idéntico al campo del producto en el sistema.
6. Facturas con Pago de Contado
Pregunta: La transacción de “Factura Contado” genera automáticamente la orden de pago, pero no parece tener un importador, y las órdenes de pago tampoco. ¿Existe alguna vía para procesar este tipo de facturas a través de un template y evitar tener que generar la orden de pago manualmente factura por factura?
Respuesta: El template de importación estándar para Facturas de Compra no soporta el procesamiento de facturas con pago de contado que generen la Orden de Pago automáticamente, ya que ni el proceso ni la Orden de Pago tienen una función de importación masiva. Para procesar este tipo de transacciones de manera eficiente y evitar la doble carga (importación de factura + generación manual de Orden de Pago), la vía recomendada es utilizar el Bot de Compras o el módulo de Pago a Proveedores, ya que estas herramientas están diseñadas para gestionar el ciclo completo de la transacción.