Módulos Principales del Sistema
El proceso de exportación involucra principalmente tres módulos del sistema:
- Comercio Exterior: Para la configuración de maestros y el manejo del permiso de embarque.
- Ventas: Para la creación del pedido y la factura de venta.
- Tesorería: Para el registro de pagos y cobranzas.
Configuración Inicial de Maestros
Antes de iniciar el proceso, es necesario configurar varios maestros en el sistema.
Maestro de Transportes
- Acceder a
Menú > Comercio Exterior > Maestros > Transportes. - Dar de alta los medios de transporte, como camiones o buques. Para los buques, identificar por el nombre del barco.
Maestro de Provincias (Países)
- Acceder a
Menú > Comercio Exterior > Maestros > Provincias. - Dar de alta los países a los que se va a exportar. Es suficiente con identificar el país como una provincia más; no es necesario detallar las provincias internas de dicho país.
Maestro de Puertos y Aduanas
- Acceder a
Menú > Comercio Exterior > Maestros > Puertos y Maestros > Aduanas. - Identificar y dar de alta los puertos y aduanas relevantes para la operación.
Maestro de Incoterms
Los Incoterms (International Commercial Terms) son reglas internacionales que definen las responsabilidades del vendedor y del comprador en una operación de comercio exterior. Estas reglas determinan:
- Transferencia de riesgos: Cuándo la responsabilidad por la pérdida de la mercancía pasa del vendedor al comprador.
- Transferencia de la mercadería: Hasta dónde la mercancía es propiedad del vendedor.
- Gastos de transporte y seguro: Quién se hace cargo de los costos, fletes y seguros.
- Documentación: Quién es responsable de los trámites en el puerto de origen y destino.
En el sistema, el Incoterm seleccionado habilita los campos necesarios para ingresar los precios de flete y seguro.
- Acceder a
Menú > Comercio Exterior > Maestros > Incoterms. - Dar de alta los Incoterms necesarios para las transacciones.
Maestro de Posiciones Arancelarias
La posición arancelaria es un código internacional que identifica los productos en el comercio exterior.
- Acceder a
Menú > Comercio Exterior > Maestros > Posiciones Arancelarias. - Configurar el porcentaje de derechos de exportación, reembolsos y percepciones de ganancias. Estos porcentajes se utilizan para los cálculos automáticos en el permiso de embarque.
- Establecer la cantidad de días para el vencimiento de los derechos.
- Marcar la casilla “Exige declaración jurada” si la posición arancelaria del producto lo requiere.
Maestro de Productos
- Acceder a
Menú > Inventarios > Maestros > Productos. - Vincular cada producto con su correspondiente posición arancelaria en la solapa de Configuración avanzada. Esta relación es fundamental, ya que las posiciones arancelarias determinan los cálculos automáticos en el permiso de embarque.
Documentación y Proceso de Venta
A continuación, se detalla el flujo de documentos para una exportación de granos:
1. Pedido de Venta de Exportación
Es el primer documento del proceso. No tiene un impacto contable ni genera movimiento de stock.
- Acceder a
Menú > Ventas > Pedidos. - Seleccionar el documento “Pedido de Venta Exportación”.
- Completar los datos del pedido, como la provincia de origen y destino.
- En la solapa Comex, completar los datos de la operación a medida que se disponga de ellos. Por lo general, al inicio solo se tiene el Incoterm.
- Ingresar el producto a exportar (por ejemplo, granos) y la cantidad.
- El pedido de venta permite imprimir la factura proforma, un documento no oficial que establece las condiciones de la operación.
2. Traslado Interno
Este documento representa el movimiento de la mercadería desde el acopio o el campo hasta el lugar de consolidado.
- El traslado puede ser una carta de porte, una DTV o un remito.
- Generar un movimiento de stock interno, pero no una salida definitiva de stock del sistema.
3. Packing List
Este documento es una representación de la salida de stock del sistema y es crucial para el circuito documental de la exportación.
- Acceder a
Menú > Ventas > Despachos > Packing List. - Generar el Packing List a partir del pedido de venta.
- Completar los datos de la operación, como el Incoterm, el depósito de origen y los detalles del envío (puerto, buque, etc.).
4. Permiso de Embarque
Es el documento central del proceso de exportación. Funciona como un expediente electrónico que agrupa toda la información de la operación.
- Acceder a
Menú > Comercio Exterior > Transacciones > Permiso de Embarque. - Seleccionar el tipo de permiso, que puede ser definitivo (para exportación a consumo) o provisorio (para exportación en consignación).
- Completar los datos básicos, como la fecha de oficialización, condición de venta, buque y puertos de origen y destino.
- El permiso de embarque permite:
- Agrupar documentos como la factura, packing list, declaración jurada de venta al exterior (DJVE), y cobranzas.
- Calcular derechos de exportación, percepciones y reintegros, basándose en la posición arancelaria.
- Realizar el seguimiento del buque y la documentación asociada.
5. Factura de Venta de Exportación
La factura de venta tiene un impacto en la cuenta corriente y genera el asiento contable de la venta.
- Acceder a
Menú > Ventas > Facturas. - Seleccionar el tipo de documento “Factura de Venta Exportación Electrónica”.
- Generar la factura a partir del Packing List.
- Verificar que la factura cumpla con los requisitos para obtener el CAE (Código de Autorización Electrónico) de exportación, el cual se obtiene a través de un servicio web de ARCA.
- Importante: Para obtener el CAE, es obligatorio vincular la factura con el permiso de embarque si así lo exige la ARCA.
- Para vincular la factura, ir al permiso de embarque y en la solapa de Facturas hacer clic en el botón “Incorporar”.
6. Declaración Jurada de Venta al Exterior (DJVE)
Este documento es exigido por ARCA para la exportación de ciertos productos, como los granos. El FOB de la DJVE determina la base de cálculo para los derechos y reintegros.
- Acceder a
Menú > Comercio Exterior > Transacciones > DJVE. - Completar el número y la fecha de la declaración jurada.
- Seleccionar la posición arancelaria y el país al que se está exportando.
- Ingresar la cantidad y el precio FOB.
- Vincular la DJVE con el permiso de embarque en la solapa DJVE del permiso.
Controles de DJVE: Es fundamental monitorear la fecha de vencimiento de la DJVE y las cantidades asociadas a los permisos de embarque para evitar multas de ARCA por incumplimiento.
Gastos y Cobranzas
El permiso de embarque permite calcular la provisión de gastos como derechos y reembolsos.
- En el permiso de embarque, ir a la solapa Provisión y refrescar los datos. El sistema generará automáticamente el asiento de provisión de gastos con base en la configuración del tipo de documento.
- Consultar la cuenta corriente del proveedor ARCA para visualizar los derechos de exportación a pagar y los reembolsos a cobrar.
- Registrar la cobranza de la venta en dólares y la posterior nacionalización de divisas (conversión a pesos).