Rendición de Fondos en Finnegans GO

MBV · 25 Julio, 2025 18:17

Rendición de Fondos en Finnegans GO

Esta guía está diseñada para ayudarte a comprender y utilizar el módulo de rendición de fondos en Finnegans GO. Aquí aprenderás a configurar usuarios, registrar gastos y gestionar los comprobantes de forma eficiente.

1. Configuración inicial: dar de alta Administrador y Usuarios

Para comenzar, es fundamental crear en el sistema las configuraciones necesarias para los responsables de fondos.

Crear Administrador y Usuarios como Proveedores:
- Dar de alta tanto al administrador de fondos como a los usuarios que rendirán fondos como proveedores en el sistema.
- Asignar un código y un nombre.
- En la sección de Información Fiscal, seleccionar “Consumidor Final sin identificación”.
- Importante: En la pestaña Datos Contables, asegurarse de que se tenga el concepto de “Responsable de Fondos”. No debe tener una cuenta contable asociada directamente en esta configuración.
Asociar el Usuario:
- Una vez creados los proveedores, es necesario asociar cada usuario con el responsable de fondos correspondiente.
- Acceder a Menú > Administración de Rendición de Fondos.
- Seleccionar el botón “Alta responsable”.
- En el campo Usuario, seleccionar el usuario de logueo (por ejemplo, Juan Pérez).
- En el campo Proveedor, buscar y seleccionar el nombre con el que se dio de alta como proveedor (por ejemplo, Juan Pérez Responsable de Fondos).
- Esta configuración permite que el sistema reconozca al usuario como administrador de fondos.
Consideraciones sobre los roles:
- El administrador de fondos es quien genera los documentos contables a partir de las rendiciones.
- Un usuario (por ejemplo, un vendedor) que rinde fondos solo cargará sus gastos y el administrador se encargará de procesarlos.

2. Rendir fondos: cargar los gastos

Una vez configurados los usuarios, se puede proceder a cargar las rendiciones de gastos.

Acceder a Menú > Tesorería > Transacciones > Mis Rendiciones de Fondos.
Hacer clic en “Aceptar”.
Seleccionar “Nueva” para cargar una nueva rendición. El sistema precargará automáticamente el nombre del usuario logueado.
Cargar la información del gasto:
- Ingresar una Descripción del gasto (por ejemplo, “gastos viaje”).
- Si el proveedor no tiene acceso al sistema o no está cargado, se puede omitir el campo Proveedor en este paso, pero la descripción es obligatoria.
- Importante para facturas: Si se trata de una factura a contabilizar, los pasos a seguir son:
  - En el campo Precio, ingresar el importe neto (sin IVA).
  - En el campo Importe, ingresar el importe total (con IVA).
  - Esta distinción es crucial para la correcta generación del asiento contable.
- Manejo del IVA y Productos:
  - Si una factura tiene diferentes tasas de IVA, se deben crear ítems o productos separados para cada tasa. Por ejemplo, “Nafta IVA 21%” y “Nafta IVA 10,5%”.
  - La discriminación del IVA es un requisito fiscal para tomar crédito fiscal.
- Dimensiones (Centro de Costo):
  - Si la cuenta de gastos requiere una dimensión (como un centro de costo), se debe seleccionar en los ítems de la rendición. Generalmente, las cuentas de resultado llevan dimensión en el plan de cuentas.
- Especificar la Condición de Pago (por ejemplo, “Contado Efectivo").
Guardar la rendición.

3. Administración de Rendiciones de Fondos por el Administrador

El administrador es el encargado de procesar las rendiciones cargadas por los usuarios.

Acceder a Menú > Tesorería > Transacciones > Administración de Rendiciones de Fondos.
El administrador visualizará todas las rendiciones cargadas por los diferentes usuarios.
Procesar una rendición:
- Seleccionar la rendición deseada (marcar el check).
- Existen dos opciones para generar el comprobante:
  - Generar comprobante (salida documentada):
    - Utilizar esta opción cuando se tiene una factura o documento que debe ir al libro IVA Compras.
    - En esta instancia, el administrador:
      - Ingresar el nombre del Proveedor (si el usuario no lo hizo) o darlo de alta si no existe.
      - Ingresar el número de factura.
      - Guardar el comprobante.
    - Este proceso genera un asiento contable que involucra la cuenta de gastos, el IVA y el fondo fijo, neteando la cuenta de “Rendiciones de Gastos”.
    - El comprobante generado aparecerá en el Libro IVA Compras.
  - Generar salida no documentada:
    - Utilizar esta opción para gastos que no generan un comprobante fiscal con IVA (por ejemplo, viáticos, tickets de bajo valor) y que no deben ir al libro IVA.
    - Esta acción también genera un asiento contable, similar al de una salida documentada, pero sin impacto en el libro IVA.
Asientos Contables:
- Al cargar la rendición inicial, se genera un asiento (por ejemplo, Rendiciones de gastos a Fondo Fijo).
- Al contabilizar la factura, se genera otro asiento (por ejemplo, Rendiciones de Gastos en el haber y en el debe las cuentas de Gastos Administrativos e IVA Crédito Fiscal).

4. Consultar informes de rendiciones

Finnegans GO permite visualizar las rendiciones y movimientos de fondos a través de informes.

Cuenta Corriente del Proveedor (Rendidor):
- Acceder a Menú > Compras > Informes > Cuenta Corriente.
- Aquí se pueden ver todas las rendiciones ingresadas por cada proveedor (rendidor.
- Esta opción es útil para que cada vendedor vea lo que ha rendido.
- La cuenta “Fondo Fijo” debe estar configurada como que genera cuenta corriente para que se pueda poner el nombre del proveedor.
- Se puede configurar la grilla para visualizar el debe, haber y saldo. Para saber el saldo, se debe observar la última línea. Para saber cuánto gastó cada uno, se puede sumar la columna del haber.
- Es posible generar gráficos por responsable para ver los gastos.
Libro IVA Compras:
- Acceder a Menú > Impuestos > IVA > Libro de IVA Compras.
- Aquí se visualizarán las facturas que el administrador haya generado como comprobantes documentados.