Manual de Uso – Rendición de Fondos con Tarjeta de Crédito (Sin Cupón)
1. Introducción
La rendición de fondos con tarjeta de crédito sin cupón se utiliza cuando no se requiere un seguimiento individual de los comprobantes generados por cada transacción (cupón). La conciliación se realiza asegurando que la suma de los gastos registrados coincida con el total del resumen bancario correspondiente a la tarjeta.
2. Configuración previa
Antes de comenzar con el circuito operativo, es necesario crear la cuenta contable ‘Tarjeta VISA a Pagar’, la cual permitirá reflejar las imputaciones entre gastos, resumen y pagos bancarios.
- Ruta de creación: Gestión Empresarial > Contabilidad > Maestros > Cuentas
- Tags requeridos: Generales: TAG_OT_Banco y Generales: TAG_OT_Otros
- Configuración: Activar ‘Cuentas Corrientes’ en Comportamiento
3. Procedimiento operativo
3.1 Pago con Tarjeta de Crédito Registrar el gasto del proveedor indicando la condición de pago ‘Tarjeta de Crédito’.
- Menú: Gestión Empresarial > Compras > Transacciones > Facturas Contado
- En la solapa ‘Otros’, cargar la cuenta ‘Tarjeta Visa a Pagar’.
3.2 Carga de Gastos Bancarios de la Tarjeta Crear un nuevo resumen bancario.
- Menú: Gestión Empresarial > Tesorería > Transacciones > Resumen Bancario
- En la solapa ‘Vencimientos’, cargar la cuenta ‘Tarjeta Visa a Pagar’.
3.3 Pago del Resumen de Tarjeta Generar una Orden de Pago sin asistente.
- Menú: Gestión Empresarial > Tesorería > Transacciones > Órdenes de Pago
- Seleccionar el proveedor (Banco) y el medio de pago.
- En la solapa ‘Otros’, imputar los importes contra la cuenta ‘Tarjeta Visa a Pagar’.
3.4 Conciliación del Resumen de Tarjeta de Crédito Verificar la conciliación consultando el informe de Libro Mayor para la cuenta ‘Tarjeta Visa a Pagar’. El saldo final debe ser cero, reflejando que los gastos y el pago del resumen coinciden.
4. Ejemplo práctico de conciliación
A continuación, se detalla un ejemplo de cómo se visualiza la conciliación del circuito completo:
| Concepto | Monto | Imputación (Mayor) |
|---|---|---|
| Gasto 1 (Paso 1) | $100 | CR: 100 |
| Gasto 2 (Paso 1) | $150 | CR: 150 |
| Gasto Resumen (Paso 2) | $5 | CR: 5 |
| Saldo antes de Pago | $255 | CR: 255 |
| Pago OP (Paso 3) | -$255 | DB: 255 |
| Conciliación Final | Saldo: 0 |
Control: La suma de los gastos registrados debe coincidir con el total a pagar del resumen bancario.
5. Buenas prácticas y recomendaciones
- Validar siempre que la cuenta ‘Tarjeta Visa a Pagar’ se encuentre correctamente configurada.
- Verificar que los montos del resumen coincidan con las facturas cargadas.
- Mantener la documentación respaldatoria disponible para auditoría.
- Realizar la conciliación regularmente desde el Libro Mayor.