Este instructivo tiene como objetivo explicar cómo registra Finnegans GO los saldos a favor que se originan en cobranzas y precobranzas, qué cuenta contable corresponde usar, cómo está relacionado el campo Cuenta para anticipo del maestro de Tipos de Documento y cómo se aplica ese saldo para cancelar facturas futuras.
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¿Para qué sirve?
Cuando el importe cobrado a un cliente supera el total de las facturas pendientes, o cuando se registra una cobranza sin factura previa, el sistema necesita imputar la diferencia a una cuenta que represente la obligación de la empresa hacia ese cliente. Ese importe queda disponible en la cuenta corriente del cliente como un anticipo y puede aplicarse a facturas futuras desde el informe de Composición de Saldos.
Antes de empezar
- El tipo de documento de cobranza (Recibo de Cobranzas) debe tener configurada la solapa Cuentas Corrientes con la cuenta que se utilizará para los anticipos de clientes.
- La cuenta de Anticipo de Clientes debe existir en el plan de cuentas y tener activo el check Cuenta Corriente en su maestro, para que aparezca en el informe de Composición de Saldos y pueda aplicarse.
- La cuenta de Deudores por Ventas también debe tener activo el check Cuenta Corriente.
¿Cómo registra el sistema el excedente?
Deudores por Ventas vs. Anticipo de Clientes
Estas dos cuentas tienen roles distintos y no son intercambiables:
| Cuenta | Qué representa | Saldo normal |
|---|---|---|
| Deudores por Ventas | Lo que el cliente debe a la empresa por ventas facturadas | Deudor (en el Debe) |
| Anticipo de Clientes | Lo que la empresa debe al cliente por fondos recibidos sin factura | Acreedor (en el Haber) |
Cuando hay un excedente en una cobranza, imputarlo en el Haber de Deudores por Ventas genera un saldo acreedor en una cuenta de activo, lo que produce una presentación contable incorrecta. La práctica correcta es imputar ese excedente en el Haber de Anticipo de Clientes.
Circuito 1 — Cobranza sin factura previa (anticipo puro)
Se usa cuando el cliente paga por adelantado y aún no existe una factura.
Menú → Gestión Empresarial → Tesorería → Transacciones → Cobranzas → Nuevo
- En el asistente, seleccionar la opción Sin asistente y presionar Siguiente.
- Completar los datos del cliente en la cabecera.
- En la Solapa Cuenta Corriente, agregar una línea con:
- Cuenta: Anticipo de Clientes
- Haber: importe recibido
- Moneda: moneda de la operación
- En la Solapa Banco / Efectivo / Tarjeta (según el medio de cobro), registrar el instrumento con el mismo importe.
- Verificar que el movimiento contable balancee y presionar Guardar.
El asiento generado debita la cuenta del medio de cobro (Caja, Banco, etc.) y acredita Anticipo de Clientes.
Circuito 2 — Cobranza con factura y excedente
Se usa cuando el cliente paga más de lo que debe según las facturas vigentes.
- Iniciar la cobranza con asistente y seleccionar la/s factura/s a cancelar.
- En la Solapa Cuenta Corriente, el sistema trae la/s factura/s seleccionadas. Si el importe cobrado supera el total de esas facturas, agregar una línea adicional con:
- Cuenta: Anticipo de Clientes
- Haber: diferencia (excedente)
- Registrar el medio de cobro por el importe total recibido.
- Guardar.
Circuito 3 — Precobranza con excedente (importación masiva)
Cuando se genera una cobranza desde la grilla de Cobranzas Pendientes de Registrar, el campo Forma de Aplicación del popup del botón Cobrar determina cómo se trata el excedente:
| Forma de Aplicación | Comportamiento del excedente |
|---|---|
| FIFO | El sistema aplica primero los documentos más antiguos. Si queda un remanente luego de cubrir todas las facturas seleccionadas, lo registra automáticamente como anticipo en la cuenta configurada en Cuenta Cta. Corriente del popup. |
| Sin Aplicar | Toda la cobranza se registra como anticipo, sin aplicar ninguna factura. Se usa cuando no se desea vincular el cobro a ningún documento en este momento. |
La Cuenta Cta. Corriente que se indica en ese popup (y que puede preconfigurarse en la vista Configuración para Cobranzas Pendientes) es la cuenta que el sistema utiliza para registrar tanto las facturas aplicadas como el anticipo resultante del excedente.
Campo «Cuenta para anticipo» en el maestro de Tipos de Documento
En la sección Cálculo de recargo o descuento del maestro de Tipos de Documento, el campo Cuenta para anticipo define la cuenta contable en la que se registran los anticipos financieros cuando el tipo de documento tiene configurada una clase de comportamiento de cálculo de recargo o descuento.
Menú → Configuración → Diseño del espacio de trabajo → Documentos: Tipos de documento → [seleccionar el tipo] → Sección Cálculo de recargo o descuento
Los campos de esta sección son:
| Campo | Función |
|---|---|
| Clase Comportamiento de cálculo | Define la lógica de cálculo de recargo o descuento. Si no aplica, se deja vacío. |
| Cuenta para Intereses | Cuenta contable donde se imputan los intereses calculados. |
| Cuenta de deudores | Cuenta de deudores vinculada al cálculo de intereses. |
| Cuenta para anticipo | Cuenta donde se registran los anticipos financieros cuando este cálculo genera un excedente. |
Aplicación posterior del anticipo — Composición de Saldos
Una vez registrado el anticipo, queda visible en el informe de Composición de Saldos con su importe acreedor.
Menú → Gestión Empresarial → Ventas → Informes → Composición de Saldos
Para aplicar el anticipo contra una factura:
- Ejecutar el informe para el cliente en cuestión.
- Tildar la casilla del anticipo y la casilla de la factura que se desea cancelar.
- Hacer clic en Aplicar y confirmar en la ventana emergente.
El sistema reduce el saldo del anticipo en el importe de la factura y cancela (o reduce) el saldo de la factura. El saldo total del cliente no cambia hasta que se consuma la totalidad del anticipo.
Qué hace y qué no hace
- Sí: el sistema permite registrar el excedente de una cobranza en una cuenta de anticipo diferente a Deudores por Ventas, manteniendo la correcta presentación contable.
- Sí: desde Composición de Saldos es posible aplicar un anticipo existente contra facturas nuevas sin generar un nuevo recibo de cobranza.
- Sí: en el flujo de precobranzas masivas (FIFO), el excedente se registra automáticamente como anticipo en la cuenta configurada.
- No: el sistema no aplica automáticamente un anticipo existente al emitir una nueva factura; la aplicación debe hacerse manualmente desde Composición de Saldos o mediante una cobranza con asistente que seleccione el anticipo.
- No: el campo Cuenta para anticipo del tipo de documento no actúa si no hay una Clase Comportamiento de cálculo asignada; en ese caso la cuenta debe cargarse manualmente en cada cobranza.
Ver también: Cobranzas Pendientes de Registrar — Importación de Precobranzas · Cobranza adelantada sin documento · Maestro de Documentos de Operación de Tesorería