Descripción
Este manual técnico provee las instrucciones paso a paso para operar la plantilla automatizada de Google Sheets utilizada en la gestión de respaldos. La herramienta procesa datos críticos de clientes y accesos FTP, interactuando con la Base del Conocimiento mediante Google Apps Script y el servicio de la API de Gmail.
¿Para qué sirve?
Permite registrar de forma estructurada las solicitudes de copia de seguridad de bases de datos de clientes, asociar sus credenciales de transferencia (FTP) y automatizar el envío de notificaciones de confirmación mediante correo electrónico.
Antes de empezar
Verificar que la cuenta de Google Workspace tenga los permisos necesarios para ejecutar scripts en la hoja.
Otorgar permisos de autorización a la API de Gmail la primera vez que se interactúe con el botón de envío.
No alterar el orden de las columnas para evitar errores de referencia en el código de Apps Script.
Modo de uso:
1. Estructura de la Tabla de Datos
El archivo se compone de las siguientes columnas, las cuales deben ser completadas rigurosamente antes de realizar cualquier acción del sistema:
Nota aclaratoria: Todos los campos de las tablas son obligatorios.
2. Proceso de Envío y Disparo de Alertas (Apps Script + API Gmail)
Para procesar la solicitud, siga minuciosamente estos pasos:
Paso 1 (Selección Obligatoria): Antes de presionar cualquier botón, debe seleccionar la fila completa de la solicitud que desea procesar haciendo clic sobre el número de la fila (por ejemplo, el número 2 en el margen izquierdo). El script requiere esta acción para identificar contextualmente de qué cliente extraer los datos.
Paso 2 (Ejecución): Una vez que la fila deseada se encuentre completamente sombreada o seleccionada, haga clic en el botón azul flotante Enviar ubicado en el extremo derecho de la hoja.
Paso 3 (Notificación): El sistema procesará el registro y, a través del servicio de la API de Gmail, enviará un correo electrónico de forma automática con los datos consolidados del FTP y de la base de datos hacia las direcciones especificadas en Email Cliente y Email CC.
Link de la plantilla: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1vKaLz1YP0sYmPu7_FZ3UzMpbGvuAMynlX5Wsau6t78Y/edit?gid=878245520#gid=878245520