Introducción y Problema Reportado
Un cliente ha reportado una situación anómala en la vista de “Cuenta corriente de clientes” tras registrar una factura. La operación aparece visualmente duplicada, generando dos líneas idénticas (una en el Debe y otra en el Haber) que impiden saldar correctamente la cuenta corriente. Al intentar eliminar la entrada supuestamente errónea, ambas líneas se eliminan, lo que confirma que ambas están vinculadas a la misma transacción.
Problema percibido por el usuario: Duplicación de la factura en la Cuenta Corriente de Clientes, que imposibilita la correcta conciliación.
Análisis Técnico y Causa Raíz
El problema no es una duplicación de la factura ni un error en el sistema de registro, sino una configuración incorrecta de las cuentas contables asociadas al producto dentro de la factura.
Causa raíz:
- Asiento Contable Desbalanceado: El producto facturado tiene asignada la misma cuenta contable, tanto para el registro del Debe como para el Haber en el asiento automático que genera la factura.
- Efecto Visual: El sistema interpreta esta configuración y genera una línea para el Debe (el cargo al cliente) y otra línea para el Haber (el “crédito” o ingreso contable) utilizando la misma cuenta.
- Imposibilidad de Eliminar Individualmente: Como las dos líneas visuales (Debe y Haber) pertenecen al mismo asiento contable generado por la única factura, el sistema las trata como un solo registro. Por lo tanto, eliminar una implica eliminar el asiento completo, afectando a las dos líneas.
Solución y Recomendación
La solución pasa por corregir la asignación de cuentas contables al producto facturado, asegurando que se utilicen las cuentas apropiadas para reflejar correctamente la transacción de venta.
1. Corrección en la Configuración del Producto
Se debe revisar la configuración contable del producto en cuestión y verificar si la cuenta que tiene aplicada es la correcta. Por ejemplo, si se utiliza “Deudores por Venta”, debe estar asignada correctamente en el Haber (o en la cuenta de ingreso/venta) por la cuenta contable correcta.
- Cuenta de “Deudores por Venta” (o similar, por ejemplo: Clientes): Debe permanecer como la cuenta que carga al cliente (Debe).
- Cuenta de Ingresos/Venta: La otra línea del asiento (Haber) debe ser la cuenta que representa el ingreso por la venta (ej. Ventas de Bienes y Servicios, Ingresos Ordinarios, etc.), no otra cuenta de deudores.
2. Pasos a Seguir
- Acceder al maestro de Productos.
- Buscar el producto utilizado en la factura.
- Ingresar a la pestaña de “Se vende”.
- Verificar que la cuenta asignada para el Ingreso por Venta o Ventas no sea “Deudores por Venta” y corregirla por la cuenta de Ingresos correspondiente.
- Si no tiene CAE, sugerimos que reguarden la factura y ver si el asiento cambia. Si tiene CAE, deberían hacer una NC “con las configuraciones” mal, y luego la factura correcta.