¿Para qué sirven los Tags?
Los tags son etiquetas que permiten clasificar y organizar transacciones y maestros en Finnegans GO. Su utilidad principal es:
- Organización y clasificación: Agrupar información relacionada según criterios propios de tu negocio.
- Filtrado avanzado: Usar los tags como filtros en informes y grillas para obtener vistas específicas de los datos.
- Análisis segmentado: Facilitar la toma de decisiones estratégicas al agrupar información por categorías personalizadas.
- Flexibilidad: Crear categorías dinámicamente sin necesidad de configuraciones previas.
¿Cómo se Crean los Tags?
Los tags se crean automáticamente al escribir uno nuevo. No existe un maestro específico para gestionar tags; se generan sobre la marcha según tus necesidades.
Pasos para Crear y Asignar un Tag:
1. Ingresa a una transacción o maestro donde desees agregar un tag (por ejemplo, un comprobante, cliente, proveedor, etc.).
2. Haz clic en el icono de etiqueta (ícono de etiqueta/tag en la barra de herramientas).
3. Completa dos campos:
- Tipo: Categoría o grupo del tag (ej: “Proyectos”, “Clientes”, “Estados”).
- Tag: El nombre específico del tag (ej: “Proyecto A”, “Cliente Premium”, “Pendiente”).
4. Acepta para confirmar. El tag se crea automáticamente y se asigna a la transacción o maestro.
5. Reutiliza el tag: Una vez creado, el tag aparecerá disponible en el selector para usarlo en otras transacciones y maestros sin necesidad de escribirlo nuevamente.
6. Asigna múltiples tags: Puedes asignar más de un tag a la misma transacción o maestro según necesites.
Ciclo de Vida de los Tags: Creación y Desaparición
Creación: Automática al Escribir
Cada vez que escribes un tag nuevo, el sistema lo crea automáticamente. Inmediatamente queda disponible en el selector para ser utilizado en otras transacciones y maestros.
Permanencia: Mientras Exista Uso
Un tag permanece disponible y visible en el selector mientras exista al menos una transacción o maestro que lo utilice. Aunque no lo uses frecuentemente, si hay un solo registro tageado con él, seguirá siendo visible y seleccionable.
Desaparición: Cuando se Desaplica de Todas las Transacciones
Un tag desaparece automáticamente del selector cuando se elimina de todas las transacciones y maestros que lo utilizaban. Para esto:
- Identifica todas las transacciones o maestros que tienen ese tag.
- Desaplica el tag de cada uno (selecciona “Desaplicar” y quita el tag).
- Cuando no queda ningún registro con ese tag, este desaparece automáticamente del sistema y ya no aparecerá en el selector.
Puntos Importantes a Tener en Cuenta
No se Pueden Eliminar Directamente
- No es posible eliminar o desactivar tags existentes directamente desde la interfaz.
- No hay opción de “borrar tag” ni “desactivar tag” en el sistema.
- La única forma de remover un tag es desaplicándolo de todas las transacciones y maestros que lo utilicen.
Eliminar un Valor de Tag Específico
Si necesitas eliminar un valor específico dentro de un tipo de tag (ej: “Proyecto A” dentro del tipo “Proyectos”), debes:
- Eliminar ese valor de tag de todas las operaciones que lo contienen.
- Una vez que ninguna transacción lo utilice, desaparecerá automáticamente del selector.
Considerar el Impacto Antes de Desaplicar
Antes de desaplicar un tag de todas las transacciones, considera:
- Pérdida de información histórica: Si necesitas mantener el historial de cómo se clasificó la información, asegúrate de tener registros o reportes que documenten el uso del tag.
- Impacto en informes: Si tienes informes o análisis que se basan en ese tag, su desaparición afectará la continuidad de esos análisis.
- Reasignación: Si vas a reemplazar un tag por otro, realiza la transición de forma ordenada.
Mejores Prácticas
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Planifica tu estructura de tags: Define tipos y valores de tags que sean coherentes con tu negocio antes de comenzar a usarlos masivamente.
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Usa nombres descriptivos: Elige nombres claros y consistentes para que el equipo entienda rápidamente qué representa cada tag.
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Documenta tu estrategia: Mantén un registro de los tipos de tags que utilizas y su propósito, especialmente si trabajan múltiples usuarios.
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Revisa antes de desaplicar: Antes de desaplicar un tag de forma masiva, verifica cuántas transacciones lo utilizan y qué impacto tendrá su desaparición.
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Usa tags para análisis: Aprovecha los tags como filtros en informes para obtener vistas segmentadas que faciliten la toma de decisiones.
Preguntas Frecuentes
P: ¿Puedo borrar un tag directamente?
R: No. Los tags no se pueden eliminar o desactivar desde la interfaz. Solo desaparecen cuando se desaplican de todas las transacciones.
P: ¿Si no uso un tag, se borra automáticamente?
R: No. Un tag solo desaparece cuando se desaplica completamente de todas las transacciones y maestros que lo contienen.
P: ¿Puedo tener el mismo tag en múltiples transacciones?
R: Sí. Una vez creado, el tag está disponible para usar en cualquier transacción o maestro del sistema.
P: ¿Puedo cambiar el nombre de un tag?
R: No directamente. Si necesitas cambiar un tag, debes crear uno nuevo con el nombre deseado, aplicarlo a las transacciones, y luego desaplicar el tag antiguo.