Tips para participantes del Curso DAI Gestión Contable de la industria Comercializadoras / Manufacturas.
Índice:
- Plan de cuentas
- Centros de costos
- Clientes/proveedores
- Productos
- Sucursales
- Producción
El espacio de trabajo cuenta con un plan de cuentas por defecto. Lo ideal es no hacer grandes modificaciones sobre el mismo, más allá de aquellas que sean necesarias.
Si se quieren agregar los códigos que corresponden a cada cuenta contable respecto del balance de sumas y saldos, lo ideal es hacerlo en el campo “código alternativo” de cada uno de estos registros.
Las cuentas contables que puedan estar involucradas como medios de pago o cobro en Órdenes de Pago y/o Cobranzas, deben tener configurado el TAG que corresponda, que puede ser:
- TAG_OT_Banco: si la cuenta se agrega en la solapa “Banco” de estas transacciones.
- TAG_OT_Efectivo: si la cuenta se agrega en la solapa “Efectivo” de estas transacciones.
Se debe definir la estructura de las cuentas de bienes de cambio/stock (ACTIVO) y aclarar su comportamiento en el sistema.
- Cuentas de Compra como “Mercadería Factura a Recibir”.
- Cuentas de Stock propiamente dichas, ejemplo: Mercadería en stock.
Importante: Cuando se registra una factura de compra de productos stockeables, el sistema contabiliza dicho comprobante en las cuentas “Factura a recibir” (esta se trata de una cuenta puente, regularizadora del ACTIVO).
Posteriormente, cuando se valoriza el stock mediante el proceso de valorización de stock, la Recepción de Compra -documento asociado a la factura, que genera el ingreso del stock al sistema-, el sistema revierte el saldo de esa cuenta, dejándolo en “0”, contra las cuentas “Mercaderías en stock”.
- Se registra la factura de compra, el sistema realiza el siguiente asiento:
- Luego se valoriza la Recepción de Compra, el asiento de valorización hace el siguiente asiento, donde regulariza la cuenta “Factura a Recibir” dejando el saldo en “0”:
Como mencionamos anteriormente, las cuentas “Factura a recibir” son regularizadoras del ACTIVO, es decir, solo deberían tener saldo en tanto y en cuanto no se hayan valorizado las Recepciones de Compra.
Para el caso de Recepciones de compra que se hayan valorizado, es necesario que tengan pendiente la contabilización de sus respectivas facturas de compra.
En definitiva, son cuentas que tienden a “0”, si están todas las facturas de productos contabilizados, y todos esos stocks recibidos y valorizados, deberían quedar con saldo “0”.
Los centros de costo se originan de manera manual, según el criterio más adecuado para cada negocio. Pueden ser: por unidad de negocio, por sucursal, por zona, por línea o familia de productos, etc.
La utilización de estos centros de costo está orientada a darle una mayor especificidad a la estructura de resultados de la empresa.
Estos pueden organizarse en formato de árbol, como los demás maestros disponibles en el sistema, lo cual sirve también al momento de analizar los reportes.
Dentro del maestro de clientes es posible indicar que el mismo es también un proveedor, o viceversa. Sin tener que cargarlos en ambos maestros por separado. Además, hay que configurar la cuenta contable y el concepto de c/u.
Dentro del maestro de clientes, se debe tildar el campo “es proveedor” dentro de la pestaña “General”. Además, hay que configurar la cuenta contable y el concepto de c/u en la solapa “Datos Contables”.
Dentro del maestro de proveedores hay que tildar el check “es cliente” dentro de la pestaña “General”.
Importante: Se puede configurar en el maestro de empresas la cuenta y concepto “por default”, para que de esta forma no se tenga que sumar manualmente en cada cliente o proveedor.
Los productos pueden crearse de manera manual o mediante un archivo de importación. Para gestionar el stock de un producto, hay que tildar la opción “es stockeable” dentro de la solapa “general” del mismo.
Dentro de la solapa “stock”, se configuran determinadas variables relacionadas a la gestión del stock.
La unidad de stock principal es aquella en la que se va a gestionar el stock de este producto al visualizar los informes de inventarios. También se puede asignar una unidad de stock secundaria.
IMPORTANTE: si el producto se vende y/o se compra, también se deben definir unidades de venta y de compra en las solapas que corresponda y su relación respecto de la unidad de stock principal.
En el caso de productos elaborados (vertical de manufactura), se debe agregar en el maestro de productos el tilde de “es elaborado” dentro de la pestaña “Stock”.
Además, se deben configurar las variables relacionadas a la valorización de stock en la solapa “se valoriza”:
Las sucursales son herramientas que nos permiten distinguir distintas unidades de negocio, a la vez que permiten gestionar accesos y permisos de usuarios a las mismas.
Uno de los usos más frecuentes de esta funcionalidad corresponde a la distinción de distintos puntos de venta, ya que los talonarios pueden asociarse a los tipos de documento por cada sucursal.
Para más información, acceder al siguiente enlace.
En las empresas de la vertical de manufactura, se deben revisar los procesos productivos genéricos y la hoja de ruta cíclica que vienen por default en el sistema. Esto permite corroborar cuál se ajusta mejor a la operatoria de cada organización y configurarlos en las fórmulas.
Ejemplo de proceso productivo genérico:
Ejemplo de Hoja de ruta cíclica:
