Tips para participantes del Curso DAI Gestión Contable de la industria servicios.
Índice:
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Plan de cuentas
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Centros de costos
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Clientes/proveedores
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Productos
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Sucursales
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Realización de contratos de abono
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Carga de horas
El espacio de trabajo cuenta con un plan de cuentas por defecto. Lo ideal es no hacer grandes modificaciones sobre el mismo, más allá de aquellas que sean necesarias.
Para los casos en que se necesite hacer un análisis completo de los costos directos e indirectos de los proyectos, es posible aperturar las cuentas de egresos de resultados para un análisis más completo y detallado de los mismos. Por ejemplo, podemos dividir costos en directos e indirectos.
Si se quieren agregar los códigos que corresponden a cada cuenta contable respecto del balance de sumas y saldos, lo ideal es hacerlo en el campo “código alternativo” de cada uno de estos registros.
Las cuentas contables que puedan estar involucradas como medios de pago o cobro en Órdenes de Pago y/o Cobranzas, deben tener configurado el TAG que corresponda, que puede ser:
- TAG_OT_Banco: si la cuenta se agrega en la solapa “Banco” de estas transacciones.
- TAG_OT_Efectivo: si la cuenta se agrega en la solapa “Efectivo” de estas transacciones.
En servicios, los centros de costos pueden ser los proyectos. Estos se generan de forma automática y respetan el proyecto cargado.
También vas a poder cargar los valores de los centros de costos de forma manual en el maestro homónimo si no manejas proyectos, según el criterio más adecuado para cada negocio. Pueden ser: por unidad de negocio, por sucursal, por zona, por línea o familia de productos, etc.
La utilización de estos centros de costo está orientada a darle una mayor especificidad a la estructura de resultados de la empresa.
Estos pueden organizarse en formato de árbol, como los demás maestros disponibles en el sistema, lo cual sirve también al momento de analizar los reportes.
Dentro del maestro de clientes es posible indicar que el mismo es también un proveedor, o viceversa. Sin tener que cargarlos en ambos maestros por separado. Además, hay que configurar la cuenta contable y el concepto de c/u.
Dentro del maestro de clientes, se debe tildar el campo “es proveedor” dentro de la pestaña “General”. Además, hay que configurar la cuenta contable y el concepto de c/u en la solapa “Datos Contables”.
Dentro del maestro de proveedores hay que tildar el check “es cliente” dentro de la pestaña “General”.
Importante: Se puede configurar en el maestro de empresas la cuenta y concepto “por default”, para que de esta forma no se tenga que sumar manualmente en cada cliente o proveedor.
Para poder cargar los proyectos, es necesario tener configurados los productos que se van a utilizar para su pedido de venta (que vamos a asociar al proyecto) y posterior certificación. Los productos van a ser parte de los ítems del proyecto, por eso es importante poder controlarlos y gestionarlos previamente. Estos productos no van a ser stockeables obviamente, ni se van a valorizar.
Si usas proyectos con anticipos financieros, también tienen que cargarse productos por cada la tasa de IVA (“anticipo financiero 10,5%” o “anticipo financiero 21%” por ejemplo)
Veamos un ejemplo:
Solapa “General”:
Solapa “Se vende”:
Solapa “Se compra”:
En una empresa de servicios, no hay necesidad de realizar sucursales para los proyectos/contratos.
Es posible limitar los permisos de acceso a los proyectos solo a los recursos que trabajan en el mismo para que solamente ellos puedan cargar horas en el sistema y accedan al mismo.
Los permisos de acceso se dividen en “Administrador” y “Recurso”
A partir de la realización de contratos, vas a poder realizar un proceso de facturación y envío de facturas masivo que ayuda a mejorar la eficiencia de tu gestión.
Servicios, tiene la funcionalidad de carga de horas para que puedas controlar el avance planificado y real de tus proyectos. Además, posteriormente, puedes realizar el costeo de estas horas.