Este instructivo explica cómo configurar un método de publicación con tipo de acceso Archivo PDF con IA en Deals, qué hace cada campo disponible y cómo redactar el Prompt para guiar correctamente la extracción.
10 min
¿Para qué sirve?
El acceso Archivo PDF con IA permite ingresar a Deals documentos no estructurados en formato PDF —como facturas, comprobantes o remitos— sin necesidad de plantillas ni columnas fijas. En lugar de un mapeo visual de celdas, se escribe un Prompt en lenguaje natural que instruye al motor de IA sobre cómo leer el PDF y qué datos extraer. El resultado es un JSON estructurado alineado al esquema del documento, listo para ser procesado por la descarga configurada.
Antes de empezar
- Tener creado el documento en el Catálogo de Documentos con su SCHEMA definido (los campos del SCHEMA son los que la IA intentará completar).
- Tener configurada la Descarga asociada al documento.
- Contar con al menos un PDF de ejemplo representativo de los documentos que llegarán por este método.
Modo de uso
Menú → Deals → Publicaciones → Nuevo → Acceso: Archivo PDF con IA
Configuración general del método
| Campo / Check | Descripción |
|---|---|
| Acceso | Seleccionar Archivo PDF con IA. |
| Medio | Fijo en Email. Es el único medio disponible para este tipo de acceso. |
| Transformar con IA (check) | Activado por defecto y no editable. Indica que el documento adjunto será derivado al motor de inteligencia artificial para su lectura y extracción. |
Solapa “Configuración de Email”
La configuración de recepción de correo es idéntica a la del medio Email del acceso Archivo estándar.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Dirección de Email | Dirección fija asignada automáticamente a la empresa al activarse en Deals. No es editable. |
| Asunto (obligatorio) | Texto exacto que debe incluir el asunto del correo para que el método procese el PDF adjunto. Correos con asunto distinto son ignorados. |
| Notificar Errores | Permite seleccionar usuarios para recibir alertas si el adjunto falla los controles previos al monitor. |
| Controlar direcciones de Email (Lista Blanca) | Restringe la recepción a remitentes autorizados. Los correos de remitentes no registrados son rechazados automáticamente. |
Solapa “Configura tu prompt”
Es la solapa central de este tipo de acceso. Reemplaza completamente la lógica de mapeo visual: en lugar de vincular columnas del archivo con campos del esquema, se escribe una instrucción en lenguaje natural que le indica a la IA cómo interpretar el PDF.
Cómo funciona la interacción con el Esquema
El sistema envía al motor de IA dos elementos en simultáneo:
- El archivo PDF recibido por correo.
- El SCHEMA del documento de Deals configurado en el Catálogo de Documentos.
La IA analiza el PDF, identifica los datos relevantes y los asigna automáticamente a los campos del esquema (número de documento, fecha, montos, ítems, etc.) sin intervención manual.
El Prompt
El Prompt es una instrucción de texto libre que refuerza y afina el comportamiento de la extracción. No es necesario describir el esquema completo en el Prompt (la IA ya lo recibe por separado), sino indicar reglas de negocio, restricciones o cálculos específicos que el modelo debe respetar.
Ejemplos de instrucciones útiles:
- Forzar un formato de fechas: “Convertí todas las fechas al formato DD/MM/YYYY”.
- Garantizar campos obligatorios: “El campo número de documento es obligatorio; si no aparece en el PDF, devolvé un error”.
- Evitar inferencias: “No inventes ni inferías valores. Si un dato no está presente en el documento, dejá el campo vacío”.
- Cálculos derivados: “Calculá el importe total como la suma de los subtotales de cada ítem”.
Comportamiento de solapas y campos en la configuración
Solapa Mapeo
La solapa Mapeo no está disponible cuando el tipo de acceso es Archivo PDF con IA. Este método no utiliza mapeos de Excel ni XML para transformar el archivo; la interpretación del contenido la realiza directamente el motor de IA a partir del prompt configurado. Por ese motivo, el check Aplica Mapeo tampoco aparece en este flujo.
Campo de archivo modelo en la solapa “Configura tu prompt”
La solapa Configura tu prompt contiene únicamente el campo Prompt (obligatorio). No hay campo de carga de archivo PDF de muestra o modelo: la configuración del método se completa con el texto del prompt solamente.
Solapa Parámetros y URL genérica de procesamiento
Cuando el check URL genérica de procesamiento está activo, la solapa Parámetros (y Parámetros Públicos) no se muestra en el formulario de configuración del método.
Al seleccionar el acceso Archivo PDF con IA, este check se activa y bloquea automáticamente: el sistema siempre enruta el procesamiento a través de la URL genérica de Deals. Como resultado, la solapa de parámetros no está disponible en ningún escenario de este tipo de acceso.
Mapeos y Sinónimos: aclaración importante
| Elemento | ¿Aplica en este método? |
|---|---|
| Solapa Mapeo | No aplica. El mapeo visual de columnas es exclusivo del acceso Archivo (Excel/CSV). En el flujo PDF con IA, la asignación la realiza el motor de IA guiado por el Prompt y el SCHEMA. |
| Sinónimos | No intervienen durante la publicación. Si están configurados en el documento, se aplican únicamente en la etapa posterior de descarga, una vez que el JSON ya fue generado. |
Solapa “Parámetros”
Permite definir variables de entrada adicionales para el método, con el mismo comportamiento que en los demás tipos de acceso.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Código | Identificador interno del parámetro. |
| Tipo de dato | Tipo del valor esperado: Texto, Password o Fecha. |
| Valor por defecto | Valor que toma el parámetro si no se envía uno explícito. |
| Visibilidad | Controla si el parámetro es visible en la interfaz de usuario. |
| Nombre amigable | Etiqueta que se muestra al usuario en la interfaz. |
| Descripción | Texto explicativo del propósito del parámetro. |
Al publicar por API, el campo extraPrompt del body permite enviar instrucciones adicionales que se concatenan al Prompt base configurado en este método. Ver PDF con IA por API.
Qué hace y qué no hace
- Sí: extrae datos de PDFs no estructurados (facturas, comprobantes, remitos) y los convierte en JSON alineado al SCHEMA del documento, sin plantillas ni mapeo de columnas.
- Sí: el Prompt permite refinar el comportamiento de la extracción con reglas de negocio, formatos y restricciones en lenguaje natural.
- Sí: los sinónimos configurados en el documento aplican en la descarga posterior, no en esta fase.
- No: este tipo de acceso no soporta archivos Excel ni CSV; para esos formatos usar el acceso Archivo con Mapeo Dinámico (ver [Deals — Mapeo Dinámico]).
- No verificado: límite máximo de tamaño del archivo PDF y obligatoriedad del archivo modelo no están detallados en la fuente disponible; verificar con el equipo de producto.