📖 Guía Completa: Reglas de Autorización

Compras
,
1

¡Bienvenido a la guía de Reglas de Autorización! Este proceso te permite crear flujos de aprobación automáticos para tus documentos. Dependiendo de ciertas condiciones (como el monto del documento o el equipo que lo genera), el sistema sabrá exactamente quién debe aprobarlo, notificará a los responsables y registrará todo el avance.

En este artículo veremos cómo configurarlo desde cero y cómo es el día a día operativo.

:gear: Antes de empezar

Para poder configurar este circuito, asegúrate de cumplir con estos requisitos:

  • Tener acceso a App Builder para configurar los tipos de documentos

  • Importante: Antes de pasar a producción, deberás ejecutar la Actualización del diagrama (te explicamos cómo en el Paso 5).

:hammer_and_wrench: Fase 1: Configuración Paso a Paso

1. Crear los Equipos (Solicitantes y Autorizantes)

Ruta: Diseño del espacio de trabajo → Documentos → Equipos Solicitantes y Autorizantes

Todo flujo necesita saber quién pide y quién aprueba. Aquí crearemos los grupos de usuarios:

  • :bust_in_silhouette: Equipo Solicitante: Son los usuarios que ingresan o generan los documentos.

  • :white_check_mark: Equipo Autorizante: Son los usuarios con el poder de aprobar o rechazar esos documentos.

Nota: Un mismo usuario puede pertenecer a varios equipos. El rol de cada equipo en el flujo dependerá de cómo los conectemos en el siguiente paso.

https://bc.finneg.com/t/bpm-configurar-equipos-solicitantes-y-autorizantes-en-reglas-de-autorizacion/2924

2. Configurar las Reglas de Autorización

Ruta: Diseño del espacio de trabajo → Documentos → Reglas de Autorización

Aquí ocurre la magia. En este maestro definimos el “patrón” de aprobación.

A. El Encabezado de la regla:

  • Nombre: Ponle un identificador claro (ej. “Aprobación Compras Sucursal Norte”).

  • Moneda: Define en qué moneda se medirán los rangos. El sistema convertirá automáticamente el importe del documento a esta moneda (usando la cotización del día) para saber qué regla aplicar.

  • Autorización Escalonada (Check):

    • Si está activo: Los autorizantes aprueban uno por uno en orden secuencial (primero el Orden 1, luego el 2, etc.) antes de pasar al siguiente nivel.

    • Si está inactivo: Los autorizantes del mismo nivel también aprueban en secuencia, pero sin el control estricto de escalas por nivel.

B. Las Líneas de la Regla (Ítems):

Aquí vinculas al Equipo Solicitante con el Equipo Autorizante bajo ciertas condiciones:

  • Tipo de monto: Puede ser “Por importe” (aplica si el total cae en un rango) o “Sin importe” (aplica siempre, sin importar cuánto cueste).

  • Monto Desde / Hasta: Rango de dinero (el ‘Hasta’ siempre debe ser mayor al ‘Desde’ y mayor a cero).

  • Orden: Si hay varios autorizantes para un mismo rango, aquí defines quién va primero (1, 2, 3…).

  • Nivel: Para armar jerarquías complejas. (Ej: Nivel 1 aprueba el Jefe, Nivel 2 aprueba el Gerente).

:police_car_light: Validaciones importantes al guardar:

  1. No puedes tener reglas duplicadas (mismo solicitante + autorizante + rango).

  2. El Orden debe ser correlativo (1, 2, 3) sin saltos. De lo contrario, el sistema te pedirá corregirlo.

  3. Un Nivel no puede mezclar reglas “Por importe” y “Sin importe”. Deben ser del mismo tipo.

  4. No podrás eliminar una regla si actualmente tiene documentos pendientes de aprobación.

3. Dar permisos en el Proceso BPM

Ruta: Diseño del espacio de trabajo → Procesos → Reglas de Autorización → Solapa Equipos

Para que la regla funcione, todos los equipos (solicitantes y autorizantes) que usaste en el paso anterior deben estar agregados en esta solapa con permiso de modificar. Si omites este paso, los usuarios verán errores de permisos al operar.

4. Configurar el Tipo de Documento

Ruta: Diseño del espacio de trabajo → Tipos de Documento → [Selecciona tu documento]

Aclaración: Este proceso es compatible con Operaciones (compras/ventas), Operaciones de Tesorería y Rendiciones de Fondos.

Busca tu tipo de documento y ajusta estas dos secciones:

  • Sección Seguimiento:

    • Modo: Por Proceso

    • Proceso: Reglas de Autorización

    • Regla de autorización: Selecciona la regla que creaste en el Paso 2.

  • Sección Firmas (Checks):

    • Requiere firma: Actívalo. Es el motor del circuito.

    • Impacta en vinculación: Solo los documentos aprobados podrán vincularse (Ej: Una Orden de Compra no se puede facturar hasta ser aprobada).

    • Impacta en aplicación: Solo los documentos aprobados podrán aplicarse (Ej: Una Factura no se puede pagar hasta ser aprobada).

    • Permite editar transacción firmada: Permite hacer cambios al documento incluso después de aprobado.

5. Actualizar el diagrama del proceso (¡Clave!)

Siempre que hagas cambios en el proceso BPM o sea tu primera configuración, debes ejecutar esto una sola vez por base de datos.

  1. Ve a Diseño del espacio de trabajo → Documentos → Reglas de Autorización.

  2. En la barra superior de acciones, haz clic en “Actualizar Diagrama”.

¿Qué hace este botón por detrás? Actualiza el XML al diagrama más reciente, activa parámetros internos de firmas, limpia errores de referencias obsoletas y evita que casos ya finalizados se reactiven por error.

:rocket: Fase 2: El Circuito Operativo (El día a día)

Una vez configurado, así es como lo verán los usuarios:

1. El Ingreso del Documento

Cuando el usuario genera el documento, verá el campo Equipo Solicitante. Si solo pertenece a un equipo, se completa solo; si pertenece a varios, deberá elegir a nombre de qué equipo lo está cargando.

Al guardar, el sistema lee el importe, cruza los datos con la Regla de Autorización y sabe exactamente a qué Equipo Autorizante avisarle.

2. Notificaciones Automáticas

El sistema enviará un email automático a los miembros del equipo autorizante con un link directo al caso. El texto del correo se adapta inteligentemente a los datos que tenga el documento:

3. La Decisión del Autorizante

Al hacer clic en la notificación, el autorizante entra al documento y tiene 3 opciones:

  • :white_check_mark: Autorizar: Si es el único (o el último), el documento queda “Firmado” (aprobado) y se notifica al solicitante. Si hay más autorizantes en la cadena, el flujo avanza y notifica al siguiente nivel.

  • :cross_mark: Rechazar: El flujo termina definitivamente y el documento queda en estado “Rechazado”. Se notifica al creador.

  • :counterclockwise_arrows_button: Rechazar para modificar: El documento vuelve a estado “Doc. Pendiente Modificar”. Se notifica al equipo solicitante para que corrija los datos y el circuito vuelva a empezar.

:warning: ¿Qué pasa si editan el documento en el medio del proceso?

Si el documento es editado por el solicitante mientras un autorizante lo está revisando, el sistema cancela la solicitud de autorización en curso y reinicia el circuito para evaluar si, con los nuevos datos/importes, se debe aplicar una regla distinta.

:bar_chart: Fase 3: Seguimiento y Control

Para no perder de vista ningún documento, Finnegans cuenta con el Informe de Gestión de Autorizaciones (Menú → Gestión Empresarial → Informes).

Desde este panel, los líderes y administradores pueden:

  • Ver en qué etapa (y en manos de quién) está trabado un documento.

  • Filtrar por fechas, solicitantes, o estados.

  • Usar el botón Accionar directamente desde el informe para agilizar cuellos de botella sin tener que entrar documento por documento.