Herramienta de Gestión de Obra - Alcance

[mtalavera (Mariano Carlos Talavera)]

¿Para qué sirve?

A través de esta funcionalidad, se agrega la posibilidad de gestionar la obra desde un Presupuesto

Antes de empezar

No se requiere de configuraciones antes de utilizar la herramienta.

Modo de uso

Se accede desde Menú → Obra → Gestión de Obra → Transacciones → Gestión de Obra

La grilla que se abre mostrará todas las Gestiones de Obra generados con la herramienta entre las fechas definidas en los parámetros y para la empresa en la que se está logueado, con las siguientes acciones:

• Nuevo: genera una nueva Gestión de Obra
• Imprimir: mostrará en pantalla el listado de Gestiones de Obra para imprimir
• Exportar
  • Exportar a txt
  • Exportar a CSV
  • Exportar a Excel
  • Exportar a Excel 2018
• Eliminar: seleccionando una Gestión de Obra, y clickeando en este botón, se eliminará.
• Buscar: permite buscar un Presupuesto en el listado

Las columnas expuestas son, agrupadas por documento:

• Fecha
• Nombre
• Número comprobante
• Moneda
• Fecha desde
• Fecha hasta
• Descripción
• Activo
• Empresa
• Cliente

Creación de la Gestión de Obra

Hay dos formas de crear una Gestión de Obra:

1. Desde el Presupuestador
2. Haciendo click en el botón Nuevo

Desde el Presupuestador

Dentro de él, arriba a la derecha, se encuentra el botón Comenzar a gestionar obra. Clickeando sobre él, se abrirá un pop up para revisar la información ingresada

Dicho pop up tiene cinco solapas:

• Ítems: muestra los ítems con su producto
• Tarifario de funciones: se ven los recursos, su unidad de medida, su costo unitario, el nombre de su recurso de gestión y la unidad de éste
• Tarifario de máquinas: ídem Tarifario de funciones
• Tarifario de materiales: ídem Tarifario de funciones
• Costos Indirectos: se exhiben los costos indirectos ingresados. Es necesario en este punto completar el campo Concepto con la cuenta contable correspondiente, clickeando sobre cada costo indirecto:

Es importante aclarar que las cuentas contables que aparecerán en el listado, serán aquellas que tengan configurado un tipo de cuenta en el maestro de Cuentas:

Finalmente se clickea en Aceptar. Aparecerá el siguiente mensaje:

Se clickea en Sí y aparecerá un mensaje indicando que la Gestión de Obra se generó sin problemas:

Inmediatamente se abre en una nueva ventana la Gestión de Obra:

Apenas se abra, se clickea en el botón situado a la derecha del nombre de la Gestión de Obra

Se abrirá un pop up para completar datos. Se explica en el siguiente apartado.

Desde el botón Nuevo

Haciendo click en el botón Nuevo, se abrirá una ventana para completar los primeros datos de la Gestión de Obra. La información a completar es la misma que si se clickea el botón del apartado anterior:

Campos iniciales a completar

• Empresa: automáticamente trae la empresa en la que se está logueado
• Nombre: se coloca el nombre de la Gestión de Obra. Si la generación de la misma proviene del Presupuestador, este campo aparece completo pero se puede editar.
• Cliente: se coloca el cliente de la Gestión de Obra. Si la generación de la misma proviene del Presupuestador, este campo aparece completo.
• Sucursal: permite desplegar el maestro de Sucursales para seleccionar una.
• Checkbox “Genera automáticamente”: si está desactivado, puede seleccionarse una sucursal en el campo Sucursal. Si está activado, dicho campo aparecerá grisado porque cuando posteriormente se acepte este pop up/ventana, se creará automáticamente una sucursal con el nombre de la Gestión de Obra.
• Fecha: de la Gestión de Obra.
• Depósito: permite desplegar el maestro de Depósitos para seleccionar uno.
• Checkbox “Genera automáticamente”: si está desactivado, puede seleccionarse un depósito en el campo Depósito. Si está activado, dicho campo aparecerá grisado porque cuando posteriormente se acepte este pop up/ventana, se creará automáticamente un depósito con el nombre de la Gestión de Obra.
• Moneda: se despliega el maestro de Monedas para elegir la moneda de la Gestión de Obra
• Moneda secundaria: se despliega el maestro de Monedas para la segunda moneda en que quiere verse la Gestión de Obra
• Fecha cotización: es la fecha de cotización de las monedas. Si la generación de la misma proviene del Presupuestador, este campo aparece completo pero se puede editar.
• Fecha base: se refiere a la fecha para las actualizaciones de precios. Si la generación de la misma proviene del Presupuestador, este campo aparece completo pero se puede editar.
• Índice de actualización global de costos: se despliega el maestro de Monedas para seleccionar un índice de actualización. Si la generación de la misma proviene del Presupuestador, este campo aparece completo pero se puede editar.

Se hace hincapié en mantener actualizado el maestro de Cotizaciones de monedas con los valores de los índices para oportunamente generar las actualizaciones

• Descripción: campo opcional
• Contrato a generar: se despliega el maestro de Tipos de documento para seleccionar un tipo de contrato de Venta a generar (generalmente, Contrato de Obra o Contrato de Obra IVA Incluido)
• Workflow: se refiere al workflow que contiene el documento de Contrato a generar, del punto anterior
• Coeficiente de paso: se completa con el coeficiente de paso deseado. Si la generación de la misma proviene del Presupuestador, este campo aparece completo pero se puede editar.
• Tipo de actualización: se despliegan tres opciones, explicadas en este link
  • Por incremento de precio
  • Por precio completo
  • Actualización por índice
• Porcentaje de anticipo financiero: se coloca el porcentaje de anticipo financiero, si existe
• Checkbox “Recalcular precios de venta”: activado, este checkbox actualizará el precio de todos los ítems que tengan marcado el checkbox “Actualiza según coeficiente global” desde el Presupuestador.
• Pedido a generar: se despliega el maestro de Tipos de Documento para seleccionar un tipo de “Solicitud de Compra” que usará el sistema en la solapa Gestión de insumos.
• Workflow: se refiere al workflow que contiene el documento de Solicitud de Compra, del punto anterior

Cuando se completen estos campos, se clickea en Aceptar y se abre en otra ventana la Gestión de Obra.

Debajo del título, aparecen las fechas “desde” y “hasta” de los ítems de la obra, indicando el inicio y el fin de la obra, junto con el cliente y la sucursal de la misma. También aparece un botón de Refrescar

Arriba a la derecha, aparece lo siguiente:

• Imprimir tablero
• Presupuesto: aparece el Presupuesto desde el cual se generó la Gestión de Obra. Si la Gestión de Obra fue generada con el botón Nuevo de la grilla dirá “Sin presupuesto”
• Cerrar: cierra la Gestión de Obra y devuelve la grilla principal de Gestión de Obra.

Al costado derecho aparece una botonera:

• : para adjuntar archivos
• : para colocar comentarios
• : para enviar correos
• : para insertar novedades
• : es el historial de fechas donde se verán las diversas acciones ejecutadas (por ejemplo, creación de sucursal y depósito)
• : muestra las cotizaciones que toma la Gestión de Obra

Solapas de la Gestión de Obra

La Gestión de Obra posee diversas solapas que se analizan a continuación.

Estado

Los gráficos de esta solapa son los mismos que posee el Presupuestador: totales e ítems por moneda.

Asimismo contiene cuatro indicadores en forma de progress bar:

• Ventas: se completará a medida que se realicen Certificados de Avance
• Avance S/Presupuesto de Venta: se completará a medida que se realicen Certificados de Venta de Obra
• Gastos reales:
• Avance S/Presupuesto de Costos

Ítems

Esta solapa posee los siguientes botones:

• Nuevo: crea un nuevo ítem. Clickeando sobre él se abre un pop up para completar diversos datos:
  • Orden
  • Rubro
  • Subrubro
  • Nombre
  • Tipo: Costo, Costo y ventas, Ventas, Costo Indirecto
  • Descripción
  • Producto: es el producto que conforma el ítem
  • Cantidad: de unidades del producto del ítem
  • Unidad: unidad de medida del producto del ítem
  • Moneda
  • Costo unitario: del ítem (Costo total/Cantidad)
  • Precio adaptado: es el precio de venta, que se coloca si el tipo de ítem es “Costo y venta” o “Venta”
  • Precio unitario calculado: es el precio de venta dividido por la cantidad de ítem
  • Actualiza según coeficiente global: si este checkbox está activo, puede aplicarse el coeficiente de paso para toda la obra.
  • Coeficiente de paso
  • Fecha de inicio: del ítem
  • Fecha de fin: del ítem
  • Predecesor: se puede seleccionar el ítem inmediatamente anterior al que se está generando, para que la Fecha Desde se actualice automáticamente en base a la Fecha hasta del predecesor
  • Costo total: es la sumatoria de todos los costos de materiales, mano de obra y maquinarias, multiplicado por la cantidad de ítem
  • Importe de venta calculado: es el costo total por el coeficiente de paso

Este botón de Nuevo posee a su vez cuatro solapas:

1. Costos directos: se pueden visualizar y agregar horas de maquinarias, de funciones de mano de obra y materiales, junto a sus unidades, costos, cantidades, costos unitarios/tarifas, y costos por unidad de ítem. Se pueden visualizar los totales de cada uno de estos tipos de recursos. Por ejemplo:

2. Costos indirectos: se pueden visualizar los costos indirectos que provienen del Presupuesto y agregar cuentas contables de Resultado Negativo, y sus importes y monedas.
3. Avance planificado: se verán los períodos con sus avances planificados y reales. Por ejemplo:

4. Precio: se verán el costo unitario, el costo total, el precio de venta, el importe total, el coeficiente de paso, el precio calculado y adaptado, y si actualiza según el coeficiente global. Por ejemplo:

• Eliminar: seleccionando un ítem, se puede eliminar con este botón
• Imprimir: tiene cuatro opciones de impresión
  • Plan de Obra
  • Plan de obra (agrupado por moneda)
  • Presupuesto
  • Presupuesto (agrupado por moneda)
• Copiar ítem de otra gestión de Obra: se abre un pop up para indicar las fechas entre las cuales se mostrarán Gestiones de Obra anteriores (o bien eligiendo una Gestión de Obra sin necesidad de ingresar fechas), y se seleccionan uno o más ítems o rubros y se clickea finalmente en Migrar. Los ítems que mostrará serán aquellos incluidos en Planificaciones de Obra, Planificaciones de Obra IVA Incluido y Planificaciones de Desarrolladora y otras Gestiones de Obra. Por ejemplo:

El botón “Migrar” desplegará dos opciones:

1. Nuevo rubro: en esta opción, los ítems copiados aparecerán debajo de los ítems creados en la Gestión de Obra. Aparecerá un mensaje indicando que se copiaron exitosamente los ítems

2. Dentro de un rubro existente: en otro pop up, se podrá desplegar un listado con los otros rubro de la Gestión de Obra, para elegir uno que integrará el ítem copiado. Por ejemplo, si tengo los ítems “01” y “01.02”, y elijo el “01.02”, el ítem copiado tendrá ese rubro. Finalmente el sistema informará el éxito en la copia.

• Distribuir costos indirectos: seleccionando un ítem de tipo Costo indirecto, se puede distribuir su valor entre los otros ítems de tipo “Costo”
• Deshacer distribución: se deshace la última distribución de costos indirectos, seleccionando el ítem de tipo “Costo indirecto”
• Exportar: exporta el listado de ítems en estos formatos
  • TXT
  • CSV
  • Excel
  • Excel 2018
• Buscar

Y posee una grilla con las siguientes columnas, agrupadas por Rubro:

• Orden
• Ítem
• Unidad
• Cantidad
• Estado de costos indirectos: A distribuir/Distribuido, según se hayan o no distribuido dicho tipo de costos
• Incidencia en venta (%): es el porcentaje de incidencia de los ítems de venta dentro del importe total de ventas de todos los ítems
• Incidencia en costo (%): es el porcentaje de incidencia de los ítems de costo dentro del costo total de todos los ítems
• Moneda
• Precio unitario de venta
• Importe total de ventas
• Coeficiente de paso
• Costo total
• Costo unitario: Costo total/Cantidad
• Costo unitario directo: costos directos de cada ítem (materiales, mano de obra y maquinarias)
• Costo unitario indirecto: costos indirectos de cada ítem
• Tipo de ítem: Costo, Venta, Costo y venta, Indirecto

Tarifarios

En esta solapa se podrá trabajar con los tarifarios de todos los insumos, funciones de mano de obra y horas de maquinarias.

Los botones que posee son:

• Nuevo: abre un pop up para ingresar un tipo de recurso (material, mano de obra, maquinarias), el recurso (producto, función, maquinaria), su costo unitario, su moneda, su fecha de cotización y una descripción optativa. Por ejemplo:

Aclaración: Si existen varios ítems de Tarifarios que comparten el mismo recurso de gestión (producto, máquina o función) no pueden tener distintos precios. Esto significa que si se modifica el valor en uno de ellos, se actualizarán todos los ítems correspondientes, tanto si se modifica manualmente como si se actualizara por cualquiera de los métodos de actualización.
Si se desea tener distintos precios, deberá utilizarse dos productos distintos.

• Eliminar: seleccionando un recurso y clickeando sobre este botón, se eliminará directamente
• Actualizar: abre un pop up con los siguientes botones
  • Exportar: exporta la información a formatos
    • TXT
    • CSV
    • Excel
    • Excel 2018
  • Asignar método de actualización: seleccionando uno o más ítems, se puede asignar para todos ellos un método de actualización:
    • Costo estándar: tomará el costo estándar
    • Lista de precios: se podrá elegir una lista de precios
    • Índice: se habilita la selección de un índice junto a su fecha base para el cálculo. Se hace hincapié en este punto, respecto a tener siempre actualizado el maestro de Cotizaciones de monedas, para tener los valores de los índices al día.
    • Coeficiente de variación: sirve para aplicar un coeficiente uniforme a los recursos seleccionados
  • Aplicar coeficiente de variación: abre un pop up para indicar dicho coeficiente para actualizar
  • Actualizar: mediante este botón, se indica nuevamente el método, que según cuál sea éste, se habilitará un desplegable con las Listas de Precios, los índices y la fecha a la cual actualizar, o el campo para que el usuario introduzca el coeficiente de variación.
  • La elección de un método se verá en el campo “Método de actualización” de la grilla
  • Historial de actualizaciones: muestra en un pop up el historial de las actualizaciones que se realizaron, con la posibilidad de poder exportarlas a los formatos txt, csv y Excel/Excel 2018
  • Deshacer última actualización: eliminará la última actualización realizada
  • Buscar: busca los recursos en la grilla

• Exportar: exporta la grilla de recursos en estos formatos
  • TXT
  • CSV
  • Excel
  • Excel 2018
• Buscar

Análisis de costos

Agrupados por Rubro e Ítem de obra, la grilla muestra los valores de los costos en forma más desglosada.

Posee las siguientes acciones:

• Generar contabilidad presupuestaria: realiza la contabilidad presupuestaria, que proyecta los resultados y los guarda en la Gestión de Obra. Para la generación de la misma, deben crearse primero los centros de costo.
• Exportar: exporta la grilla de recursos en estos formatos
  • TXT
  • CSV
  • Excel
  • Excel 2018
• Buscar: busca los recursos en la grilla

La grilla muestra los siguientes campos:

• Ítem recurso
• Costo unitario inicial: costo unitario del recurso (de la solapa Ítems)
• Costo por unidad elaborado inicial: costo unitario del recurso * cantidad de recurso (de la solapa Ítems)
• Costo unitario actualizado: es el costo unitario luego de ser actualizado en la solapa Tarifarios
• Costo por unidad elaborado actualizado: es el costo elaborado inicial luego de ser actualizado en la solapa Tarifarios
• Variación porcentual costo unitario: es el porcentaje de diferencia entre el costo unitario y el actualizado

Hasta aquí, un ejemplo: la Arena Cemento se actualizó mediante coeficiente de variación de 1.5

Entonces el costo unitario de $4.800 multiplicado por el coeficiente de variación, arroja $7.200. Mismo criterio para el costo por unidad elaborado (la cantidad del recurso en la solapa Ítem es “20” metros cúbicos).

Por ello $7.200 por 20 metros cúbicos da como resultado $144.000. Y la variación porcentual, 20%:

• Índice (nombre): en caso de que el método de actualización sea “por índice” se verá el índice en este campo
• Índice inicial (valor): en caso de que el método de actualización sea “por índice” se verá el valor del índice de la fecha base en este campo
• Último índice (valor): se visualizará el valor del índice a la fecha en que se está actualizando
• Última fecha de actualización
• Tipo de recurso: Materiales/Mano de obra/Máquinas
• Costo total inicial moneda principal: Costo por unidad elaborado inicial * cantidad de ítem
• Costo total inicial moneda secundaria: es el Costo total inicial expresado en moneda secundaria, a la cotización del día de la fecha
• Costo total actualizado moneda principal: Costo total inicial (en moneda principal) actualizado por el método de actualización elegido anteriormente
• Costo total actualizado moneda secundaria: es el Costo total actualizado expresado en moneda secundaria, a la cotización del día de la fecha
• Método de actualización: Costo estándar/Lista de precios/Índice/Coeficiente de variación
• Lista de precio: en caso de que el método de actualización sea “por lista de precios” se verá el valor del índice de la fecha base en este campo

Contratos

La utilidad principal de esta solapa es la generación de los Contratos de Venta de la obra y visualizarlos.

Se visualizan cinco botones accionarios:

• Generar contrato: abre un pop up con los ítems de tipo “Costo y venta” y “Ventas” para generar los Contratos de Venta, siempre y cuando estén generados los Centros de costo.

Se selecciona uno o más ítems y se clickea en el botón Generar. Se abre en otro pop up la transacción de Contrato de Venta de Obra, donde por default traerá la cantidad total de los ítems, pudiendo modificarse esta cantidad en la transacción, al igual que otros datos del Contrato.

• Eliminar: seleccionado uno o más Contratos, se puede eliminarlos, siempre y cuando no tengan generado un Certificado de Avance.
• Exportar: exporta los Contratos de la grilla
• Tags: permite aplicar y desaplicar tags a los Contratos de la grilla
• Buscar: busca Contratos en la grilla

Certificados

En esta solapa se podrán generar y ver los Certificados de Avance de Obra.

Se visualizan seis botones accionarios:

• Nuevo: permitirá crear un nuevo Certificado de Avance de Obra, para lo cual mostrará primero el workflow con asistente y clickeando en el ícono de refrescar traerá los Contratos creados para seleccionar uno y continuar:

• Eliminar: se pueden eliminar Certificados de Avance si previamente se los desvinculó al Contrato
• Actualizar por índice: seleccionando uno o más Certificados, se pueden actualizar por índice a una fecha determinada
• Exportar: exporta los Certificados a formatos
  • TXT
  • CSV
  • Excel
  • Excel 2018
• Tags: permite aplicar y desaplicar tags a los Certificados de la grilla
• Buscar: busca Certificados en la grilla

Centros de Costo

Desde esta solapa se podrán crear automáticamente los Centros de costo de la obra. Hay tres tipos de creación de Centros de costo, cada uno con su botón accionario, dependiendo de la necesidad de información más o menos pormenorizada a la hora de la toma de decisiones:

• Distribuir en obra: generará un solo Centro de costos, con el nombre de la obra
• Distribuir por rubro: generará tantos Centros de costos como rubros haya en la obra
• Distribuir por ítem: generará tantos Centros de costos como ítems haya en la obra, sin importar la cantidad de rubros

Los otros botones accionarios son:

• Deshacer generación de centros de costo: revertirá la creación de centros de costo
• Eliminar centros de costo: si el centro de costo no fue utilizado en una transacción (ejemplos: asiento contable, Facturas, etc), se podrá eliminar. Aparecerá un pop up para confirmar dicha eliminación porque la misma es irreversible. En cambio, si está siendo utilizado, el pop up que aparezca indicará que no se puede eliminar y mostrará además la transacción asociada.
  Mismo comportamiento tendrá si se eligen dos o más centros de costo.
• Exportar: exporta la información a los formatos
  • TXT
  • CSV
  • Excel
  • Excel 2018
• Buscar: busca Centros de Costo en la grilla

En el siguiente ejemplo, se muestra una distribución por ítem:

Los Centros de costo aparecen privatizados para la obra y para la empresa que contiene la obra.

Gestión de insumos

En esta solapa se verán los materiales ingresados en los ítems de la obra, agrupados por rubro y con la cantidad necesaria para cada uno de ellos. Tiene un botón accionario llamado Generar pedido de compra, con cuatro funcionalidades:**

• Generar pedido por ítem: creará una Solicitud de Compra por la cantidad del recurso (dentro de un ítem) multiplicado por la cantidad de ese ítem, con la fecha de hoy. Si se seleccionan todos los recursos de un rubro, generará una Solicitud de Compra por cada ítem. No podrá crearse otra Solicitud de Compra luego de haber generado ésta con este método. Puede sin embargo eliminarse dicho documento generado.

• Generar pedido por rubro: se genera una Solicitud de Compra por la cantidad del recurso multiplicado por la cantidad de ítem, con la fecha de hoy. Si se seleccionan todos los recursos de un rubro, generará una sola Solicitud de Compra por todos los recursos de los ítems que componen el rubro.
• Generar pedido por ítem según fecha de necesidad: creará una Solicitud de Compra por la cantidad del recurso (dentro de un ítem) multiplicado por la cantidad de ese ítem, con la fecha de hoy, pero le aplicará el porcentaje de avance planificado para ese ítem. Colocará además como fecha de próximo paso, el primer día del mes en que corresponde la Solicitud de Compra.

Por ejemplo:

• Generar pedido por rubro según fecha de necesidad: idéntico comportamiento al “Generar pedido por rubro” pero le aplicará el porcentaje de avance planificado para ese ítem. Colocará además como fecha de próximo paso, el primer día del mes en que corresponde la Solicitud de Compra.

En estas dos últimas opciones de generación de Solicitudes de Compra, puede aparecer el siguiente mensaje:

Esto se debe a la fecha en que se quiere generar la Solicitud de Compra, que es posterior a la fecha que posee el ítem. Para utilizar la fecha de hoy, se clickea en Aceptar. Si se quiere una Solicitud de Compra con fecha anterior, hay que modificar manualmente la fecha de inicio del ítem y luego generar la Solicitud.

Análisis de Obra

Esta solapa muestra más resumidamente la información y en forma más directa.

Tiene dos botones accionarios para exportar a txt, csv, Excel y Excel 2018, junto al botón de Buscar

La grilla, agrupada por Rubro, muestra los siguientes campos:

• Nombre: del ítem
• Moneda: del ítem
• Cant.presupuestada: del ítem
• Cant.certificada: del ítem, proviene de los Certificados de Avance
• Cant.avance: del ítem, proviene de los Partes de Avance de obra
• Costo total presupuestado: Costo por unidad elaborado inicial * cantidad de ítem + Costos Indirectos
• Costo total actualizado: (totales de Materiales + Mano de Obra + Maquinarias actualizados) * cantidad de ítem
• Imp.certificado: es la sumatoria de los Certificados de Avance de Obra
• Fecha inicio: del ítem
• Fecha fin: del ítem
• Predecesor: si existe un ítem predecesor, se verá en este campo

Gantt

Muestra el diagrama de Gantt para los diversos ítems de la obra

Tareas

Esta solapa permite generar tareas a realizar referidas a la obra para distintos usuarios, así como eliminarlas y finalizarlas

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