El siguiente instructivo te permitirá entender como realizar la facturación de contratos de abono de forma simple y sencilla.
Índice
- Alcance
- Modo de Uso
- Agrupamiento por Cliente
- Agrupamiento por Contrato
- Otras consideraciones
Alcance
La generación de facturas de abono, con las cuotas de abono como ítems, cargos extras, aplicados a un contrato que se pagan por única vez.
Modo de uso
Para poder incorporar cargos extras en la generación de facturas de a bono se debe tener en cuenta la siguiente configuración en Configuración → Diseño del espacio de trabajo → Tipo de documento → Proceso de Facturación de Abonos
Para más información sobre Incidencias, consultar el siguiente documento
Existen dos formas de agrupar los contratos en el asistente, por contrato o por cliente, ya que un mismo cliente puede tener más de un contrato y por ende está la opción de generar la factura por los contratos que tenga.
Agrupar por Contrato
Para poder agrupar los contratos por contrato se debe tener en cuenta la siguiente configuración en Configuración → Diseño del espacio de trabajo → Tipo de documento → Proceso de Facturación de Abonos
Como primer genera un contrato de abono ir a Gestión Empresarial → Ventas → Contratos de Abono
Al presionar el botón nuevo, se deberá seleccionar la opción de Contrato de abono para generar un contrato de abono
Para realizar la facturación del contrato ir a Gestión Empresarial → Ventas → facturas de abono
Se deberá indicar la fecha desde y la fecha hasta que se quiere facturar, guardar la operación y luego ir al botón de generar facturas
Al desplegarse el asistente se debe seleccionar el workflows “Facturación de Abonos” y darle al botón de refrescar
seleccionar los contratos de abono que generados. Para este ejemplo, dos de un mismo cliente y uno de otro (todos con sus ítems incorporados). Como vemos, separa cada línea por ítem que tiene el contrato.
Se genera la facturación y aparece de la siguiente manera las distintas facturas generadas por cada contrato
Ahí se observa cada factura, con su número de comprobante y el número interno en el sistema. Indicando a qué Cliente corresponde.
A tener en cuenta: En la parte superior hay tres solapas (marcadas con un cuadro rojo), donde además de la que ya usamos - Generar facturas - está la posibilidad de poder eliminar los documentos creados o anularlos.
Por supuesto que, para poder eliminarlos, primero hay que desvincular los ítems, ya que al venir de un workflow, está vinculado a otro documento.
Si ingresamos en el primer documento:
Como se marca, en la misma factura está la transacción asociada. Que, para este caso, corresponde a ese contrato de Abono. Y, además, se ve el ítem incorporado.
Lo mismo ocurre con los otros documentos que se facturaron (por contrato).
Agrupar por Cliente con Checklist
Para poder agrupar los contratos por Cliente se debe tener en cuenta la siguiente configuración en Configuración → Diseño del espacio de trabajo → Tipo de documento → Proceso de Facturación de Abonos
Esto implica que al momento de facturar el contrato de Abono, lo va a hacer por cliente y no por el contrato en sí.
Si existen un cliente con 3 contratos
Al momento de generar la facturación se seleccionan los ítems a facturar
El resultado es una única factura generada para el cliente
Corroborar que los ítems seleccionados fueron incorporados en la factura.
Por otro lado, en la “Descripción” del ítem, se puede observar el período facturado de Abono. Ya que los mismos pueden ser a largo plazo y su facturación puede ser mensual, por ejemplo.
Otras consideraciones
Cuando se crea un nuevo proceso de facturación de abono, en los parámetros, se pueden seleccionar desde qué fecha hasta que fecha realizar factura.
Quizás queremos facturar más de un mes del contrato.
Como se observa, al seleccionar el workflow, entre esas fecha, me trae el listado de todos los vencimientos del contrato de abono para facturar.
Es decir, al seleccionar entre esas fechas, y como el contrato de abono se devenga (y por ende se factura) mensualmente, me trae todos los devengamientos.
| Meses | Devengamiento |
|---|---|
| Ene | 1er Dev |
| Feb | 2do Dev |
| Mar | 3er Dev |
| Abr | 4to Dev |
| May | 5to Dev |
Me los trae en distintos ítems. Ya que, la periodicidad de facturación para este caso es mensual.
Igualmente, generó una sola factura, ya que estaba por cliente. Sin importar devengamientos del contrato, ni la cantidad de contratos.
Si se ingresa a la factura:
Y se ven todos los ítems separados de acuerdo a su vencimiento y el ítem incorporado luego.
En la descripción del ítem se puede ver a qué período corresponde el devengamiento del contrato de abono.