Proceso de Reglas de Autorización
Estas funcionalidades tienen por objetivo definir de manera práctica y sencilla, reglas de autorización para los documentos de Compras. En este documento se detallan las configuraciones necesarias para su uso.
4 min
¿Para qué sirve?
El proceso de reglas de autorización permite al usuario definir, a través de configuraciones funcionales, flujos de autorización para los documentos de compras.
Estas configuraciones funcionales incluyen tres nuevos maestros:
- Equipos Solicitantes
- Equipos Autorizantes
- Reglas de Autorización
Equipos Solicitantes:
Este maestro se utilizará para definir los solicitantes de los documentos de compra
Equipos Autorizantes
Este maestro se utilizará para definir los aprobadores de los documentos de compra.
Reglas de Autorización
Este maestro se utilizará para definir, por rango de importes, cuales serán los autorizantes asignados a los grupos solicitantes.
Alcance y limitaciones
- El proceso de Reglas de Autorización solamente se podrá asignar a los Tipos de documento cuyas categorías sean “Pedidos de Compra” u “Órdenes de Compra”.
- Una vez aprobados totalmente los documentos ya no se puede desfirmar. No contempla el caso de uso en que uno lo apruebe por error y quiera volver para atrás.
Se considerará que:
- Si un equipo rechaza la autorización el circuito no continúa, es decir, finaliza el caso, pero el documento de compras continúa Activo. Para este punto es importante configurar el workflow de la siguiente manera:
- Si un documento es editado por cualquier usuario por más que ya esté autorizado pero no aprobado, debe volver a comenzar el circuito de autorización.
Configuraciones previas
Actualizar proceso
Lo primero que debe hacerse es actualizar el nuevo proceso estándar. Para esto, se deberá seguir el siguiente instructivo.
Diagrama del proceso actualizado
Equipos Solicitantes y Autorizantes
Se incorporan los Maestros de “Equipos Solicitantes” y “Equipos Autorizantes”. En estos equipos se asignan los usuarios que ingresarán y aprobarán los documentos de compra, de acuerdo a lo definido posteriormente en el maestro de Reglas de Autorización.
Asignación de equipos a Proceso de Reglas de Autorización
Todos los equipos solicitantes y autorizantes que son asignados a las reglas de autorización, deben ser asignados al proceso BPM “Reglas de Autorización”
Reglas de Autorización
Se incorpora el Maestro de Reglas de Autorización para definir el patrón que van a tener las aprobaciones de los documentos de compra.
En esta pantalla se definirá, para un equipo solicitante, por rango de importe, cuál será su equipo autorizante.
Asignación de Proceso “Reglas de Autorización” a Tipos de documento de Compras
Para que las reglas de autorización definidas se apliquen en los documentos de compras, se debe asignar a los tipos de documentos el proceso “Reglas de Autorización”, y la Regla de Autorización que se desea aplicar en ese Tipo de documento.
Para tener en cuenta:
La empresa puede tomar diferentes alternativas respecto a la definición de las Reglas de Autorización.
Puede definir una Regla por Flujo de Compras (por ejemplo “Servicios”, “Administración”, “RRHH”, etc), y definir un tipo de documento para cada flujo, y asignarle la regla específica de dicho flujo.
O puede definir un regla para toda la organización que incluya las definiciones por rango de todos los flujos. Eso permitiría definir solo un tipo de documento para cada documento de compra, y asignarle la Regla de la Organización.
Modo de uso
Autorización de Documento de Compra
Cuando el usuario ingresa un documento de compra, se le disponibilizará el atributo “Equipo Solicitante”. El usuario podrá tener definido un equipo “default”, pero podrá seleccionar otro valor en el caso de que tenga asignado más de un equipo solicitante.
IMPORTANTE:
Si el usuario que ingresa la solicitud de compra, NO tiene un equipo solicitante asignado, la aplicación le desplegará el mensaje “El usuario no pertenece a un equipo solicitante”, y no podrá acceder a ingresar la solicitud.
Al momento de guardar la solicitud de compra la aplicación remitirá, en base a la definición de la Regla, un notificación de pedido de autorización, al usuario autorizante.
El usuario autorizante podrá acceder al caso desde la notificación y podrá “Autorizar”, “Rechazar para modificar”, o “Rechazar”, el documento de compra.
Importante: Si una regla de autorización por importe se compone de varias escalas de precios, el documento solicitado debe ser autorizado por el equipo autorizante de la línea en la que se encuentra el monto del mismo y los autorizantes de las líneas anteriores en caso de corresponder, siguiendo un orden ascendente. Es decir, desde el autorizante de la escala más baja hasta el de la más alta de acuerdo al importe del documento ingresado.
Consideraciones
- Si el documento es “Rechazado para modificar” el caso vuelve al equipo solicitante, para que este realice las modificaciones desde la el documento o desde el caso y luego avance la actividad de del mismo para que vuelva a comenzar el ciclo de autorizaciones.
- En el caso de que un Equipo solicitante cree una transacción por un importe menor a lo configurado en la regla, el documento va a quedar en la actividad de autorizado.
- Será obligatorio el campo “Equipo Solcitante” cuando el documento tiene configurado la regla de autorización.
- En el caso de que un Equipo solicitante cree una transacción por un importe mayor a lo configurado en la regla → la actividad vuelve al solicitante y pasa a “Pendiente de Modificar”.
- En la transacción se deberá visualizar el atributo “Equipo Solicitante”, desplegando los valores de “Equipo Solicitante” que están configurados en la Regla de Autorización, y que tenga el usuario solicitante asignado, pudiendo seleccionar cualquiera de ellos.
- El campo “Equipo Solicitante” es obligatorio, por lo cual no se puede generar una Orden/Solicitud de Compra sin equipo solicitante cuando el tipo de Documento tiene Regla de Autorización configurada.
- Solo pueden modificar una Orden/Solicitud de Compra los equipos solicitantes incluidos en la Regla de Autorización configurada en el tipo de Documento.
- El caso sólo se finalizará cuando el documento no tenga pendiente de vincular.
Informe de Autorizaciones Pendientes
A través de este informe los autorizantes podrán consultar y accionar sobre los documentos que tengan asignados para autorización.
Informe de Consulta de Autorizaciones
A traves de este informe los usuarios podrán consultar los documentos de compras incluidos en el proceso de autorización.
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